So erstellen Sie einen Projektmanagementplan, der tatsächlich funktioniert

Ihr Projektmanagementplan ist die Karte, die Sie von Anfang bis Ende durch Ihr Projekt führt. Hier erfahren Sie, wie Sie eine großartige Version erstellen, die Sie auf dem Laufenden hält (auch wenn die Dinge merkwürdig werden).

Du hast deine geschliffen projektmanagementfähigkeiten. Sie haben sich über die verschiedenen Themen informiert PM-Methoden. Vielleicht hast du sogar eine bekommen projektmanagement-Zertifizierung irgendwo auf dem Weg.

Und jetzt, da Sie erfolgreich eine Projektcharta verfasst und Ihre wichtigsten Stakeholder identifiziert haben, können Sie alles in einen vollständigen Projektmanagementplan umwandeln, der Ihnen die Socken Ihres Projekts umhauen wird.

Hier zahlt sich Ihre gesamte Forschung und Vorbereitung in Form eines endgültigen Projektplandokuments aus, mit dem Sie Ihr Projekt von Anfang bis Ende leiten.

Aber wofür wird ein Projektmanagementplan verwendet? Warum ist es so wichtig? Und was sind die Kernkomponenten des Projektmanagementplans, die Sie einbeziehen müssen, damit es erfolgreich ist?

Hier erfahren Sie, wie Sie einen Projektplan erstellen, der tatsächlich funktioniert.

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Wofür wird ein Projektmanagementplan verwendet?

In Ihrem Projektplandokument gehen Sie tief in die Vor- und Nachteile Ihres Projekts ein.

Während die Projektcharta die übergeordnete Vision für Ihr Projekt ist, teilen Sie diese Vision in Ihrem Projektmanagementplan in die tatsächliche tägliche Ausführung Ihres Projekts auf und decken alles ab, was Sie tun müssen, um Ihre Projektziele zu erreichen.

In einem detaillierten Projektplan wird alles von Zeitplänen über Budget bis hin zu Ressourcen und Ergebnissen dargestellt. Auf diese Weise erhalten Sie einen Entwurf, was (und wann) getan werden muss, anhand dessen Sie Ihr Projekt leiten und bewerten können.

Die Bedeutung der Projektmanagementplanung

Hinter jedem großartigen Projekt steckt eine Menge Vorbereitung.

Als Projektmanager haben Sie zu jedem Zeitpunkt eine Menge Dinge zu erledigen. Ihr Projektplan hilft Ihnen dabei, das Rätselraten zu lösen, indem er Ihnen genau zeigt, worauf Sie sich bei jedem Schritt konzentrieren müssen. wohin Ihre Ressourcen und Ihre Aufmerksamkeit gehen sollten; und worauf Sie achten müssen, um sicherzustellen, dass die Dinge nicht überfällig oder über das Budget hinausgehen.

Die Arbeit, die Sie im Vorfeld bei der Erstellung eines Projektplans leisten, steht Ihnen während des gesamten Lebenszyklus des Projekts zur Verfügung. So können Sie Ihre Bemühungen zu 100% auf die Erzielung von Ergebnissen richten, ohne sich darum zu bemühen, herauszufinden, was Sie als Nächstes tun sollten.

Hier sind 5 Vorteile, die die Bedeutung der Projektmanagementplanung hervorheben.

Es gibt Ihrem Projekt eine Basis, mit der Sie arbeiten können

Ausgehend von der genehmigten Projektcharta werden in Ihrem Projektplan der vereinbarte Umfang, der Zeitplan und das Budget für Ihr Projekt detaillierter dargestellt.

Sobald Sie diese Basislinien vom Projektsponsor festgelegt, definiert und genehmigt haben, können Sie die tatsächliche Ausführung Ihres Projekts am geplanten Fortschritt messen.

Dies ist sehr hilfreich, da Sie unabhängig davon, in welcher Phase Ihres Projekts Sie sich befinden, schnell beurteilen können, ob Sie die von Ihnen geplante Leistung erbringen - und was Sie tun müssen, um den Kurs zu korrigieren, wenn Sie dies nicht tun.

Es schafft Projektausrichtung (und beseitigt Verwirrung)

Keine Alarme und keine Überraschungen: Mit Ihrem Projekt in einem detaillierten Projektplan weiß jeder, was zu erwarten ist und wann.

Während Ihre Projektcharta Sie, Ihre Stakeholder und das Projektteam in eine allgemeine Übereinstimmung bringt, stellt Ihr detaillierter Projektplan sicher, dass kein Raum für Fehler oder Unsicherheiten besteht, indem die genauen Fälligkeitstermine und Ergebnisse festgelegt werden, sodass sich jeder entsprechend vorbereiten kann.

Es beschreibt den Umfang des Projekts vollständig

Diese Ausrichtung hat noch einen weiteren damit verbundenen Vorteil: das Vermeiden scope Creep.

Wenn die Erwartungen Ihrer Stakeholder und alle vereinbarten Ergebnisse im Projektplandokument klar dargelegt sind, ist es einfacher zu erkennen, wenn die Dinge außerhalb des Rahmens liegen.

Ebenso wichtig ist, dass es auch einfacher ist, sie anzusprechen. Dies liegt daran, dass Sie über ein schriftliches Dokument oder ein Projektplanungsblatt verfügen, auf das Sie in Diskussionen zurückgreifen können, sodass jeder daran erinnert werden kann, was er ursprünglich vereinbart hat, und dass keine Unklarheit darüber besteht, was in den Projektbereich (oder aus diesem heraus) fällt.

Dies ermöglicht ein besseres Projektmanagement

Sobald Sie beginnen, die Projektarbeit in überschaubare Teile wie Ergebnisse, Meilensteine und Aufgaben aufzuteilen, wird es viel einfacher zu erkennen, welche Art von Ressourcen Sie tatsächlich benötigen, um dies zu erledigen.

Auch wenn Sie bereits begonnen haben, dies in Ihrer Projektcharta auf sehr hohem Niveau zu skizzieren, erhalten Sie in Ihrem Projektplan einen detaillierten Überblick darüber, wie Sie die verfügbaren Ressourcen nutzen möchten.

(Pro-Tipp: Für einen wirklich großartigen Projektplan sollten Sie auch einen gewissen Spielraum berücksichtigen, wenn sich die Dinge unvermeidlich ändern und Sie dies tun müssen optimieren Sie Ihre Ressourcen neu on the fly.)

Es schafft Vertrauen in Ihr Projekt

Ein detaillierter Projektplan hilft Ihrem Projektsponsor, Ihren Stakeholdern und Ihrem Projektteam (und seien wir ehrlich, vielleicht Sie selbst, wenn Sie einen besonders schlechten Tag haben) zu versichern, wohin Sie gehen und warum.

Ihr Projektplandokument schafft Vertrauen in Ihre Führung als Projektmanager, da jeder sehen kann, wie die gesamte Arbeit zusammenkommt, um die Ziele des Projekts und damit auch der Organisation voranzutreiben.

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5 Dinge, die Sie wissen müssen, bevor Sie einen Projektplan schreiben

Klingt gut? Bereit, zur Sache zu kommen? Bevor Sie einen Projektplan erstellen, sind hier die 5 Dinge aufgeführt, die Sie benötigen, um sicherzustellen, dass Sie identifiziert wurden.

1. Identifizieren Sie die Baselines für Ihr Projekt

Bevor Sie mit dem Schreiben eines Projektplans beginnen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über die Grundlagen verfügen. Beginnen Sie mit der Ermittlung der Basislinien für den Umfang, den Zeitplan und die Kosten des Projekts, da der Rest Ihrer Projektplanung diese Einschränkungen berücksichtigen muss.

Wie oben erwähnt, sollten diese Basislinien bereits in Ihrer Projektcharta grob umrissen sein - aber hier beginnen Sie wirklich, sie abzubilden und genaue Schätzungen zu erstellen. Und je detaillierter, desto besser, denn diese werden Sie zum Vergleich verwenden, um die Leistung Ihres Projekts zu messen.

2. Identifizieren Sie Ihre Projektabhängigkeiten

Oder mit anderen Worten, fragen Sie sich: Was muss passieren, bevor dieses andere Ding passieren kann? Wenn Sie Ihre Projektabhängigkeiten zu Beginn Ihres Projekts identifizieren, können Sie Ihre Zeitpläne effizienter planen, potenzielle Blocker erkennen und unnötige Verzögerungen vermeiden.

3. Identifizieren Sie die Projektbeteiligten

Sie haben bereits in Ihrer Stakeholder-Analyse die Grundlagen dafür geschaffen. Wenn Sie jedoch Ihren Projektmanagementplan ausarbeiten und die Phasen Ihres Projekts genauer durchdenken, werden Sie wahrscheinlich in jeder Phase mehr Projekt-Stakeholder finden.

Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, um genauer zu untersuchen, welche Stakeholder in welchen Phasen informiert und einbezogen werden müssen, um einen umfassenderen Stakeholder-Management-Plan zu erhalten, den Sie in jeder Phase Ihres Projekts verwenden können.

4. Identifizieren Sie Projektmeilensteine

Was sind die wichtigsten Kennzeichen für den Fortschritt Ihres Projekts? Es kann ein konkretes Ergebnis sein, das Ende einer Phase in einem Stage-Gate-Prozess - was auch immer Meilensteine für Sie sinnvoll sind, die Aufteilung Ihres Projekts in überschaubare Teile, von denen jeder ein definiertes Ziel hat, hilft, das Team motiviert zu halten, und ermöglicht es Ihnen Feiern Sie jeden Erfolg und geben Sie an, wie der allgemeine Fortschritt voranschreitet. Weitere Informationen zur Verwendung von Meilensteinen finden Sie hier.

5. Identifizieren Sie, wer für was verantwortlich ist

Sobald Sie sich ein umfassendes Bild von der erforderlichen Arbeit und den Ressourcen gemacht haben, die Sie für deren Fertigstellung benötigen, können Sie entscheiden, wer was tun soll. Es ist wichtig, jedem Gegenstand einen Besitzer zu geben, um die Dinge zu erledigen. Nicht mehr "Oh, sollte ich das tun?" - Sobald Sie herausgefunden haben, wer für was verantwortlich ist, können Sie Verantwortlichkeit und Transparenz sicherstellen.

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Wie erstelle ich einen Projektplan?

1. Beginnen Sie mit einer allgemeinen Projektplanvorlage

Wie sieht ein Projektplan in Ihrer Organisation aus? Zeichnen Sie beim Erstellen eines Projektplans zunächst auf vorhandene Materialien, die Sie als Leitfaden verwenden können, z. B. Projektplanbeispiele oder Projektplanvorlagen.

Unabhängig davon, ob Ihre Organisation Ihnen eine allgemeine Projektplanvorlage, ein Projektplanungsformular, Projektplanbeispiele oder einen Projektplanungskalender zur Verfügung stellt, können Sie alle organisatorischen Prozessressourcen nutzen, die Sie können.

Sie haben keine Projektplanvorlage? Mach dein eigenes, und verwenden Sie es für alle zukünftigen Projekte, um Zeit zu sparen und Ihre Erfolge zu wiederholen.

2. Passen Sie es dann an Ihren Projekttyp an

Eine Projektplanvorlage oder ein Beispielprojekt ist eine gute Möglichkeit, um mit Ihrer Planung zu beginnen. Vergessen Sie jedoch nicht, den richtigen Projektplantyp für Ihr spezifisches Projekt auszuwählen.

Ihr Projektplan sollte auf Ihren speziellen Projekttyp, Teamtyp und Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sein. Beispielsweise sieht ein IT-Projektplan für die Einführung neuer Geräte wahrscheinlich anders aus als ein Beispiel agiles Projekt plan, die beide wahrscheinlich anders aussehen werden als eine übergreifende strategische Projektplanung.

Verwenden Sie alle eigenschaften zu Ihrer Verfügung, von aufgabenlisten zu Gantt-Diagramme, um sicherzustellen, dass Ihr Projektplan für Sie funktioniert.

3. Holen Sie sich Input von Kunden, Projektbeteiligten und Teammitgliedern

Wenn Sie Ihren Projektplan im luftleeren Raum schreiben, wird es schwieriger, sich zu beteiligen, wenn es darauf ankommt.

Die Einbeziehung Ihrer Stakeholder bei der Erstellung eines Projektplans hilft ihnen, sich im Prozess stärker vertreten zu fühlen, und gibt den Ton für eine kollaborative Arbeitsumgebung an, die Ihnen während des gesamten Projekts zur Verfügung steht.

Egal, ob es sich um ein Planungsmeeting, eine Brainstorming-Sitzung oder Einzelinterviews handelt, stellen Sie sicher, dass Sie bei der Entwicklung eines Projektplans Informationen von den Hauptakteuren des Projekts erhalten.

Und als zusätzlichen Bonus? Dies ist auch eine großartige Gelegenheit für Sie als Projektmanager, die Beziehungen, die Sie in der Phase der Projektcharta und der Analyse der Stakeholder aufgebaut haben, weiter auszubauen.

4. Integrieren Sie alle anderen von Ihnen durchgeführten Projektmanagementplanungen

Ihr Projektmanagementplan sollte von allen anderen Projektplanungen, die Sie bisher durchgeführt haben, informiert werden: nicht nur von den Ergebnissen der obigen Projektplanungsschritte 1 bis 5, sondern von allen Forschungsarbeiten, die Sie vor Erreichen dieser Phase durchgeführt haben.

Nach Angaben des Project Management Institute Projektmanagement Wissensbestand Leitfaden und Standards, einige andere Pläne, die in Ihren Projektmanagementplan aufgenommen werden sollen, sind:

  • Scope-Management-Plan

  • Anforderungsmanagementplan

  • Planen Sie den Managementplan

  • Kostenmanagementplan

  • Qualitätsmanagementplan

  • Ressourcenmanagementplan

  • Kommunikationsmanagementplan

  • Risikomanagementplan

  • Beschaffungsmanagementplan

  • Stakeholder-Engagement-Plan

Während die PMBOK empfiehlt, diese 10 Pläne als Standard zu haben, stellen Sie möglicherweise fest, dass unterschiedliche Projekte unterschiedliche Ansätze erfordern.

Selbst wenn Sie nicht für jedes Dokument ein umfassendes Dokument haben, ist es gut, jede dieser Grundlagen zu einem bestimmten Zeitpunkt Ihrer PM-Planung abzudecken, damit Sie vorbereitet sind.

Möglicherweise möchten Sie auch einige oder alle der folgenden Elemente einschließen:

  • Änderungsmanagementplan

  • Konfigurationsverwaltungsplan

  • Basislinie für die Leistungsmessung

  • Projektlebenszyklus

  • Entwicklungsansatz (z. B. prädiktiv, iterativ, agil, hybrid)

  • Management Bewertungen

Wenn Sie diese Dokumente bereits haben, verwenden Sie sie als Leitfaden für Ihre Planung. Sie können sie auch in einen Anhang Ihres Projektmanagementplans aufnehmen, damit sie immer zur Hand sind.

5. Platzieren Sie Ihren Projektmanagementplan an einem zentralen Ort

Genau wie Ihre Projektcharta sollte Ihr Projektmanagementplan an einem zentralen Ort angesiedelt sein, an dem jeder - Stakeholder, Projektteam, Management, Kunden - darauf zugreifen kann.

Teamwork-Räume eignet sich hervorragend, um alle wichtigen Projektplanungsdokumente so zu speichern, dass sie intuitiv und angenehm zu lesen sind. Markieren Sie wichtige SOPs oder Prozesse als Erforderliches Lesen, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen tatsächlich gelesen werden.

Und wenn jemand eine Frage hat, auf die er keine Antwort finden kann? Leser können Kommentare zu einzelnen Bereichen hinterlassen, um um Klarstellung zu bitten, oder ein Update hinterlassen.

Verwenden Sie ein Projektmanagement-Tool, um Ihren Projektmanagementplan in einen Aktionsplan umzuwandeln

Wenn Sie Ihren Projektmanagementplan dokumentiert haben, können Sie ihn mit einem Projektmanagement-Tool zum Leben erwecken, mit dem Sie den Überblick behalten, Ihr Team zur Rechenschaft ziehen und Transparenz fördern können.

Hier sind 3 Möglichkeiten, wie Sie Teamwork verwenden können, um Ihren Projektmanagementplan zu optimieren.

Fügen Sie Ihre unterstützende Dokumentation zu Teamwork Spaces hinzu

Verwenden Sie die Integration von Teamwork und Teamwork Spaces, um ein Projekt in Teamwork mit einem Bereich in Teamwork Spaces zu verknüpfen, sodass Ihre wichtigen Projektdokumente immer nur einen Klick entfernt sind.

Einige Dokumente, die Sie möglicherweise zusätzlich zu Ihrer Projektcharta und Ihrem Projektmanagementplan hinzufügen möchten, umfassen:

  • Scoping von Dokumenten

  • Risikobewertungen

  • Änderungsmanagementpläne

  • SOPs für wichtige Projektprozesse

  • Liste der Stakeholder und ihrer Rollen

  • Überblick über Genehmigungsprozesse

  • Kommunikationsmanagementplan

  • Alle anderen Best-Practice-Dokumentationen oder unterstützenden Informationen nach Bedarf

Sie können sogar Aufgabenlisten in Ihre Seiten einbetten und Aufgaben direkt in Teamwork Spaces als erledigt markieren, sodass Sie den Arbeitsfluss fortsetzen können, ohne die Registerkarten wechseln zu müssen.

Fügen Sie Ihre Meilensteine hinzu

Teilen Sie Ihre Arbeit in Meilensteine und Aufgabenlisten auf, die Ihnen dabei helfen, diese zu erreichen. Mit Teamwork können Sie jedem Meilenstein einen Eigentümer zuweisen, Ihre Meilenstein-Fälligkeitstermine zuordnen und sie im Projektkalender anzeigen lassen und sogar einen vollständigen erhalten Verlauf für Meilensteine ändern so können Sie alle Änderungen verfolgen.

Visualisieren Sie Ihre Aufgabenabhängigkeiten mit einem Gantt-Diagramm

Ansichten im Gantt-Diagrammstil sind eine nützliche Möglichkeit, eine visuelle Darstellung Ihrer Aufgaben und ihrer Abhängigkeiten zu erhalten, um eine bessere Planung und Ressourcenausstattung zu ermöglichen. In Teamwork können Sie per Drag & Drop Ihren Projektplan schnell ändern, ohne alles außer Betrieb zu setzen oder vom Plan abzuweichen.

Denken Sie daran: Software sollte Ihre Arbeitsweise unterstützen und nicht diktieren. Erstellen Sie also unabhängig von Methodik oder Teamtyp einen Projektplan, der für Sie und Ihr Team funktioniert - und finden Sie ein Tool, mit dem Sie ihn in die Tat umsetzen können.

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