Nous savons que lorsque les équipes se réunissent, elles peuvent réaliser des choses brillantes. Mais afin de tirer le meilleur parti de votre personnel - et de votre outil de gestion de projet — vous devez vous assurer qu'ils sont correctement configurés.

Avec la fonctionnalité Teams de Teamwork, il est encore plus facile de collaborer avec les bonnes personnes. Teams vous permet de regrouper les utilisateurs afin de pouvoir communiquer rapidement avec tous les membres concernés de l'équipe, d'attribuer le travail à des équipes entières et d'obtenir une meilleure compréhension des ressources sur des projets spécifiques, tout en rationalisant vos processus et en réduisant le bruit.

Prêt à commencer? Voici notre guide complet pour travailler avec Teams.

Avant de commencer

Afin de tirer le meilleur parti de Teamwork, nous vous recommandons d'investir un peu de temps au début pour configurer correctement vos utilisateurs.

Configurer correctement vos utilisateurs - et les regrouper de la bonne manière - au début est vraiment important, car cela simplifie et accélère tant d'autres choses dans Teamwork: vous pourrez tirer parti des fonctionnalités plus efficacement, voir des gains immédiats en efficacité dans tous vos flux de travail et gérez les utilisateurs rapidement et facilement.

Et les avantages ne s'arrêtent pas là. La gestion des utilisateurs a un impact important sur des domaines tels que la gestion des parties prenantes et la communication, qui sont vitaux pour le bon déroulement de tout projet ou travail. Pour les agences, cela est particulièrement crucial, vous permettant de garder vos clients informés sans les submerger de notifications inutiles.

Alors, comment préparez-vous vos équipes (et vos équipes) à réussir? Voici notre plan complet de bonnes pratiques pour définir la structure de votre équipe:

  1. Pensez à la structure de votre équipe hors ligne

  2. Écris le

  3. Reproduisez-le dans Teamwork

Oui! C'est ça.

Vous pouvez dessiner sur n'importe quel documentation existante vous devez déjà, comme les organigrammes, tracer la structure de votre équipe, puis ajouter tous les scénarios dont vous avez besoin pour les sous-équipes et les autres équipes de projet.

Une fois la partie la plus difficile terminée, vous pouvez procéder à leur configuration en tant qu'équipes virtuelles dans Teamwork afin qu'elles imitent vos flux de travail réels.

Section 1: Configurer vos équipes

Créer une équipe

Pour créer une équipe, accédez à la section Personnes de votre site et vous verrez une zone appelée Équipes.

De là, sélectionnez simplement le bouton vert qui dit «Ajouter une équipe» qui vous donnera une fenêtre contextuelle afin que vous puissiez constituer votre équipe rapidement et facilement.

Détails: Commençons par les bases. Dans l'onglet Détails, commencez par ajouter le nom et le @handle de votre équipe (par exemple, «Équipe marketing» et @marketing). Vous pouvez également personnaliser les icônes de couleur et de logo pour les distinguer facilement (et leur donner un peu plus de flair).

Membres: Dans l'onglet Membres, vous pouvez facilement sélectionner les personnes que vous souhaitez inclure dans cette équipe à partir d'une liste de personnes. Vous pouvez également ajouter des collaborateurs à Teams ou inviter un nouvel utilisateur directement à partir du menu contextuel.

Projets: Utilisez cet onglet pour choisir les projets par défaut pour tous les membres de cette équipe. Cela signifie que dès que vous ajoutez une nouvelle personne à votre équipe, elle aura immédiatement accès à tous les bons projets. Par exemple, pour votre équipe marketing ci-dessus, vous pouvez définir le marketing de contenu, le site Web et le référencement comme projets par défaut.

Avancée: L'onglet Avancé contient quelques paramètres supplémentaires, tels que Description, Société et Équipe parente. De là, vous pouvez associer une équipe à une entreprise. (Vous pouvez sélectionner dans la liste des entreprises existantes ou en ajouter une nouvelle.) Cela vous offre un «conteneur» supplémentaire dans lequel vous pouvez opérer et vous empêche d'ajouter à une équipe toute personne qui ne fait pas partie de cette entreprise, ce qui vous aide à conserver les choses plus propre et plus sûr. C'est particulièrement utile lorsque vous travaillez avec de nombreux clients et que vous voulez vous assurer que tout reste organisé et confidentiel.

Vous pouvez également choisir de faire de votre équipe une sous-équipe en l'ajoutant à une équipe parent.

Barre latérale: que sont les sous-équipes et les équipes parentales?

Dans le cadre de la fonctionnalité Équipes, vous avez également la possibilité d'avoir des sous-équipes au sein d'une équipe. Dans la liste des équipes dans la zone Personnes, vous pouvez voir rapidement le nombre de sous-équipes de chaque équipe parent et développer pour voir une répartition plus détaillée.

Par exemple, vous pouvez avoir «Équipe marketing» comme équipe de parents, avec des sous-équipes de:

  • Conception

  • PR

  • Site Internet

  • Marketing de contenu

  • Produit marketing

  • Génération de la demande

Les sous-équipes sont un excellent moyen de tout garder rationalisé et organisé, permettant des communications et des discussions plus granulaires.

Par exemple, vous pouvez choisir d'envoyer un message à tout le monde dans l'équipe (@marketing) pour quelque chose qui est pertinent pour tout le monde (comme la planification trimestrielle), ou simplement la sous-équipe (@contentmarketing) s'il s'agit de quelque chose de plus spécialisé (comme la planification de votre calendrier éditorial) ).

Cela signifie que vous n'encombrez pas les notifications des gens avec des éléments qui ne sont pas vraiment pertinents pour eux, vous pouvez donc réduire le bruit et toujours obtenir les commentaires des bonnes personnes.

NB: Toute personne ajoutée à une sous-équipe fait automatiquement partie de l'équipe parent.

Confidentialité dynamique

La confidentialité dynamique fonctionne pour les équipes, ce qui signifie que lorsque vous ajoutez de nouveaux membres à votre équipe, ils hériteront automatiquement de la confidentialité de toutes les tâches assignées à cette équipe, vous faisant gagner du temps et garantissant que les membres de l'équipe disposent des niveaux d'accès dont ils ont besoin.

Section 2: Mettre à jour votre structure existante

Vous êtes déjà un utilisateur Teamwork existant et vous vous demandez comment Teams va affecter votre flux de travail? N'ayez crainte, il est sur le point de tout faire donc beaucoup mieux. Nous savons que nos utilisateurs attendaient une solution de type Teams et ont exploité certaines des autres fonctionnalités de Teamwork comme solutions de contournement. Heureusement, il est très facile de passer à Teams. Voici ce que vous devez savoir:

1. Conversion d'entreprises existantes en équipes

Pour convertir une société existante en équipe, accédez simplement à Personnes> Sociétés. À partir de là, sélectionnez la société que vous souhaitez convertir en équipes. Dans la vue Liste des contacts, en cochant les cases à côté du nom de chaque personne, sélectionnez-en tout ou partie, ce qui vous permettra d’ajouter en bloc tous les membres de cette société à une équipe existante ou nouvelle. Vous pouvez ensuite supprimer cette société si vous ne souhaitez plus l'utiliser.

undefined

2. Conversion de rôles en équipes

Nous supprimons les rôles pour faire de la place aux équipes, ce qui sert le même objectif mais avec une plus grande profondeur de fonctionnalités. Pour faciliter au maximum cette transition, dès que vous ouvrez un projet qui a des rôles existants, ils seront désormais automatiquement convertis en équipes au niveau du projet.

Section 3: Travail quotidien avec les équipes

Ajout d'équipes à des projets

Maintenant que vous avez configuré vos équipes et vos sous-équipes au niveau du site, plongeons-nous dans l'utilisation de la fonctionnalité Teams chaque jour au niveau d'un projet. Pour accéder à la zone Équipes d'un projet, accédez à Gens puis sélectionnez Les équipes dans le menu en haut.

Il est important de noter que si même un membre d’une équipe est membre du projet, le @handle de l’équipe apparaîtra dans cette section. Si vous @ l'équipe au sein du projet, seuls les membres de l'équipe qui sont déjà sur le projet seront informés. Il est important de noter que dans la zone Équipes, l'équipe elle-même sera répertoriée en fonction des membres de cette équipe faisant partie du projet.

Par exemple, dans le cadre du projet de marketing de contenu, Anna, la responsable du marketing de contenu, sera le seul membre de l'équipe marketing de ce projet, mais l'équipe marketing sera représentée ici, répertoriant Anna dans la vue comme le seul membre. Vous n'avez donc pas besoin d'ajouter des équipes entières à des projets, vous pouvez toujours ajouter des personnes individuelles aux projets, mais leur équipe sera représentée ici et vous pourrez facilement voir en un coup d'œil quels membres de l'équipe sont sur le projet.

Cela signifie également que vous n’avez pas besoin d’ajouter des équipes entières à des projets. Vous pouvez toujours ajouter uniquement des personnes individuelles aux projets, mais leur équipe sera représentée dans la zone Équipes, ce qui vous permet de voir facilement en un coup d'œil quels membres de l'équipe sont sur le projet.

Créer des équipes au niveau du projet

Dans la zone Équipes, vous verrez également l'option "Créer une équipe de projet". Les équipes spécifiques à un projet vous permettent de regrouper des personnes spécifiques dans le contexte d'un projet particulier, sans avoir à les configurer en tant qu'équipes au niveau du site.

Ceci est particulièrement utile pour les projets à court terme, les regroupements interfonctionnels et les méthodes de travail agiles. L'utilisation d'équipes au niveau du projet vous permet de devenir vraiment spécifique dans le travail avec des équipes informelles dans tous les projets.

L'utilisation d'équipes au niveau du projet vous permet d'être vraiment granulaire et spécifique pour certaines tâches. Par exemple, vous pouvez créer une «équipe ebook de gestion de projet» au sein de votre projet marketing, afin de pouvoir communiquer rapidement uniquement avec les personnes qui travaillent sur cet ebook dans les messages et les commentaires (sans avoir à vous rappeler qui marquer à chaque fois).

Les équipes au niveau des projets sont également très utiles pour les personnes qui travaillent sur des projets à grande échelle. Par exemple, si vous êtes une agence travaillant sur le développement de logiciels personnalisés pour un client, vous pouvez affecter certains membres de votre équipe à ce projet en fonction des ressources et de la disponibilité. Cela signifie que la prochaine fois que vous effectuez un travail similaire, vous n'avez pas à modifier votre équipe définie au niveau du site, mais vous pouvez à la place créer des équipes spécifiques à un projet au fur et à mesure que vous en avez besoin.

undefined

Équipes + tâches

Lors de l'attribution d'une tâche, vous avez la possibilité d'attribuer une tâche à toute une équipe, ou vous pouvez l'attribuer à un membre de l'équipe concerné en parcourant leur équipe et en les sélectionnant à partir de là.

Attribuer une tâche à une équipe est utile lorsque peu importe qui dans l'équipe effectue réellement le travail, ce qui permet à l'équipe de décider entre elle en fonction de son Charges de travail ou l'ajouter à leur arriéré. Par exemple, vous pouvez attribuer la tâche «concevoir une nouvelle interface utilisateur» à l'équipe de conception dans son ensemble pour la mettre sur leur radar, et ils peuvent l'attribuer plus spécifiquement à partir de là.

Il est important de noter qu'attribuer quelque chose à une équipe agit comme une affectation dynamique. Autrement dit, si vous ajoutez plus de membres à cette équipe à une date ultérieure, ils se verront également attribuer toutes les tâches ouvertes affectées à cette équipe. Pour continuer l'exemple ci-dessus, si vous embauchez ensuite un nouveau concepteur dans l'équipe de conception, il verra également la tâche «concevoir une nouvelle interface utilisateur» que vous aviez précédemment ajoutée pour toute l'équipe.

Cela vous fait gagner beaucoup de temps lors de l’affectation de nouvelles ressources à des projets, car vous n’avez pas à faire le suivi et à examiner le travail que vous devez transférer - tout est déjà là.

undefined

Équipes + Commentaires + Messages

Vous pouvez désormais mentionner des équipes complètes dans les commentaires et les notifier dans des messages en utilisant le descripteur d'équipe (@marketing). Cela signifie que vous n'avez pas besoin de taper manuellement (et de vous souvenir!) De chaque personne que vous devez ajouter, ce qui vous fait gagner du temps (et une gêne potentielle). Ceci est particulièrement utile lorsque vous travaillez avec de grandes équipes de grandes organisations, des équipes éloignées ou dispersées ou des débutants qui n’ont pas encore appris les noms de tout le monde.

undefined

Équipes + filtrage

Partout où vous pouvez filtrer les tâches, vous pouvez également filtrer votre vue en fonction des tâches attribuées à une équipe particulière. Cette vue affichera toutes les tâches assignées aux personnes individuelles au sein de cette équipe ainsi que toutes les tâches qui ont été affectées dynamiquement à toute l'équipe. Cela porte la visibilité personnalisée pour les gestionnaires à un tout autre niveau, vous donnant des informations beaucoup plus approfondies sur les tâches ouvertes et en retard de votre équipe.

undefined

Équipes + modèles

Dans les modèles, vous pouvez attribuer une tâche à une équipe. Lorsque vous utilisez le modèle, vous pouvez ensuite choisir les équipes que vous souhaitez ajouter au projet, et les tâches affectées à leur équipe seront automatiquement attribuées à cette équipe.

Équipes + charge de travail

Dans la vue Charge de travail, vous pouvez filtrer par équipes, ce qui vous permet de voir la capacité uniquement des personnes de cette équipe. C'est vraiment utile pour les gestionnaires qui cherchent à comprendre comment attribuer un nouveau travail, où les ressources peuvent être réaffectées entre l'équipe et s'ils disposent de la bande passante pour entreprendre plus de projets.

Il est également très puissant pour les agences qui mettent en place des équipes travaillant sur divers projets clients, afin qu’elles puissent voir l’évolution du travail. C’est un autre endroit où la fonctionnalité des équipes au niveau du projet brille vraiment, vous permettant d’explorer des livrables client spécifiques pour vous assurer qu’ils sont sur la bonne voie.

Comme toujours, si vous avez des questions, vous pouvez nous contacter par email support@teamwork.com et nous serons heureux de vous aider. Vous pouvez également consulter notre liste de documents d'aide Teams dédiés ici. En savoir plus sur les plans qui incluent la fonctionnalité Teams ici.