Témoignages de clients / Special Olympics World Games Abu Dhabi 2019

Comment Teamwork a propulsé les Special Olympics World Games Abu Dhabi 2019

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Interviewé
Clayton D’Costa, Director of planning and Integration
Shekhar Tamasker, Section Head of Scheduling and Reporting
Nom de l'entreprise
Special Olympics World Games Abu Dhabi 2019
Industrie
sport
nombre d'employés
300+
Siège
Abu Dhabi, Emirats Arabes Unis

Clayton D'Costa, directeur de la planification et de l'intégration, et Shekhar Tamasker, chef de section de la planification et des rapports, tous deux membres du comité d'organisation local des Jeux mondiaux Special Olympics Abu Dhabi 2019, nous expliquent comment la flexibilité et l'évolutivité du travail d'équipe les ont aidés à gérer des années de planification et réunissez plusieurs départements différents pour organiser un méga-événement exceptionnel à grande échelle.

Préparation majeure

Offrir une expérience événementielle incroyable nécessite une planification considérable. Pour un événement à l'échelle des Special Olympics World Games Abu Dhabi 2019, non seulement les organisateurs doivent commencer les préparatifs des années à l'avance, mais ils doivent également réunir des centaines, voire des milliers de personnes de différentes équipes et industries. synchroniser.

Cela signifie que leur logiciel de gestion de projet devait répondre à un ensemble de critères délicats. «De mon point de vue en tant que directeur de la planification, nous avions besoin d’un produit qui serait au centre du comité d’organisation local (COL)», nous a dit Clayton D’Costa. «Mais il fallait aussi attirer une variété de personnes de différentes fonctions, départements et origines. Nous avions un COL sans précédent en termes de diversité - 47 nationalités différentes au sein d'une équipe de 305, 12 personnes de détermination, 54% de femmes et avec plus d'un quart du personnel émirati.

Pour quiconque n'est pas familier avec le monde des grands événements, un comité d'organisation est une chose particulière, dans la mesure où vous pouvez pratiquement avoir la plupart des professions que vous pouvez imaginer représentées dans le bâtiment.

“Si vous pensez à l'organisation d'un événement majeur, vous devez penser à la construction, à la superposition, aux services médicaux, aux transports, aux communications, au marketing… et ce ne sont là que quelques-unes des quelque 40 fonctions que nous avons », a expliqué Clayton.

Avec tout cela à l'esprit, ils avaient besoin de quelque chose qui avait la gestion de projet à son cœur, mais qui était toujours facile et intuitif à utiliser pour quelqu'un qui n'est pas issu d'une formation en gestion de projet pour se familiariser avec et utiliser confortablement chaque jour.

“Il y a une énorme courbe d'apprentissage avec les logiciels de gestion de projet traditionnels », a déclaré Clayton. «Lorsque vous vous y connectez, cela vous décourage, avant même d’avoir fait quoi que ce soit. De manière générale, ce ne sont pas les produits les plus attrayants à utiliser au quotidien - et ils ne sont souvent pas quelque chose que plus de 300 personnes peuvent utiliser dès le départ. "

La recherche était en cours pour trouver quelque chose de mieux.

Fonctionnalité transversale

Clayton et Shekhar Tamasker, chef de section de la planification et des rapports, ont commencé à rechercher et à tester un certain nombre d'outils de gestion de projet différents. Ils ont rapidement constaté que Teamwork était le plus simple à utiliser, tout en offrant les fonctionnalités robustes dont ils avaient besoin.

“Nous avons été inspirés par notre directeur général pour penser différemment. Ainsi, après un examen approfondi des options du marché en fonction des besoins de nos utilisateurs, nous avons choisi Teamwork. Avec Teamwork, nous avons un produit qui peut faire à peu près tout ce que nous voulions et plus », a déclaré Shekhar.

Le déployer sur un éventail aussi diversifié d'utilisateurs et d'équipes aurait pu bloquer un calendrier déjà serré, mais heureusement, ils ont constaté que les équipes étaient capables de se mettre en route avec un minimum de tracas. «Nos responsables de la prestation de programmes ont offert une formation personnalisée, et il s’est avéré que le produit étant tel qu’il est, nous n’avions pas besoin de grand-chose d’autre», a déclaré Clayton.

Au sein d'un seul outil, chaque équipe a la liberté de travailler de la manière qui lui convient. «Nous n'avons jamais vraiment poussé un point de vue sur la façon dont les gens utilisent le travail d'équipe», a déclaré Clayton. Au lieu de cela, il existe un certain nombre de responsables de l'exécution des programmes, chacun étant responsable de ses propres équipes et objectifs pertinents pour des parties spécifiques de l'entreprise.

“En organisant le premier méga événement de l'histoire des EAU, nous avons dû penser de manière innovante », a ajouté Fatmah Alkaabi, responsable de la prestation de programmes détachée d'Etihad Airways. «Le travail d'équipe est très différent de certains des autres produits, car il a d'immenses capacités, mais l'interface utilisateur est également sous-estimée. En outre, les rapports de Teamwork fournissent une solution en libre-service pour interroger nos données et nous garantissent de ne pas avoir à nous fier à des feuilles de calcul encombrantes et à l’analyse des tableaux croisés dynamiques associée. »

Notre façon de mettre en œuvre le travail d'équipe était d'éduquer tout le monde sur les nombreuses façons de faire les choses et de leur laisser le soin d'y accéder ou de le manipuler comme bon leur semblait, en fonction de leurs propres besoins. Par exemple, les équipes peuvent basculer entre la vue Liste, la vue Tableau ou les diagrammes de Gantt en fonction de leurs propres données et préférences.

Collaboration à grande échelle

L'utilisation du travail d'équipe a permis de garantir que le personnel de base et des milliers d'autres personnes impliquées dans les Jeux travaillent tous ensemble vers le même objectif. Avec des événements de cette ampleur, il n'y a pas de place pour des retards - et une communication synchronisée est vitale.

“Nous avons dû livrer ce projet dans un laps de temps très court », nous a dit Clayton. «Un comité d'organisation olympique a essentiellement cinq à sept ans. Nous avons organisé cet événement majeur à l'échelle olympique - 200 nations, plus de 7 000 athlètes, participant à 24 sports sur 10 sites - en moins de deux ans. Le travail d'équipe était au centre de cela en termes de planification. C'était notre système central. »

En plus de les aider à atteindre ces objectifs stratégiques à long terme, Clayton a également proposé une nouvelle façon de l'utiliser sur le terrain pour des résolutions immédiates à plus court terme.

Au moment des Jeux, nous avons également utilisé le travail d'équipe comme système de gestion des problèmes opérationnels. Par exemple, si nous avions une pénurie de restauration pour les volontaires, notre responsable de la restauration pourrait immédiatement - sur le terrain, au milieu de la salle - ajouter une tâche dans Teamwork, et nous serions informés dans notre centre d'opérations principal que nous avions un problème avec la restauration. Cela a été facilité par le fait que les membres de l'équipe et les bénévoles pouvaient utiliser l'application mobile au lieu de devoir être liés à un ordinateur de bureau, ce qui leur permettait de travailler de n'importe où. «Au moment des Jeux, nous opérons à partir de plusieurs sites. Mais même si les gens étaient dispersés, ils pourraient tous accéder au travail d'équipe sur place s'ils en avaient besoin.

En fin de compte, Clayton nous a dit, le travail d'équipe a fonctionné parce qu'il les a non seulement aidés à faciliter la collaboration et l'intégration, mais aussi parce qu'il les a aidés à rester fidèles à leurs valeurs.

“Je pense que nous avons enfreint la norme », ont-ils déclaré. «Nous avons toujours dit que nous étions un comité d’organisation EP²IC: c’est-à-dire que nous voulons offrir Excellence, Pionnier et Passion, Innovation et Collaboration. Fondamentalement, je pense que notre succès avec Teamwork est dû au fait qu'il reste fidèle aux principes fondamentaux de la gestion de projet, mais nous permet toujours de faire les choses de manière simple.

“C’est une marmite de poisson vraiment différente des grands projets «traditionnels» », a expliqué Clayton. «Par exemple, nous n’avons pas de chemin critique en soi. Sur le plan de la planification opérationnelle, nous étions adaptables - nous ne pouvions pas livrer quelque chose, mais nous livrerions tout de même les Jeux. La flexibilité du travail d'équipe nous a vraiment aidés à garder un œil sur la situation dans son ensemble tout en gérant les facettes multifonctionnelles complexes. "

Clayton et Shekhar estiment qu'en tant qu'organisation, ils n'ont utilisé qu'environ la moitié des fonctionnalités de Teamwork. «Pour moi, c’est une bonne chose», a déclaré Shekhar. «Si nous avions besoin de plus de fonctionnalités pour nos opérations de clôture, il est bon de savoir qu’elles étaient là. Cela signifie que nous pouvons toujours essayer de nouvelles approches et de nouvelles façons de voir les choses, sans avoir à investir dans un système différent ou à transférer toutes nos données.

Mais en fin de compte? Avoir de la flexibilité autour du processus a été indispensable, mais en fin de compte, tout dépend des résultats. «Ce sont les résultats qui comptent. Et avoir une solution vraiment performante et élégante à portée de main est ce qui nous aide à les proposer.

Ce qui nous a rassurés tout au long de la planification pré-Jeux et des opérations pendant les Jeux, c’est le service client fiable et rapide de Teamwork. Le système fonctionnait comme promis, mais chaque fois qu'un problème se posait, Teamwork répondait et le résolvait rapidement. - Shekhar Tamasker, chef de section de la planification et des rapports

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