Perché la gestione del progetto è importante?

Scopri l'importanza della gestione dei progetti e come può aiutare il tuo team a risparmiare tempo e denaro, migliorare la comunicazione interna, prendere decisioni aziendali migliori e altro ancora.

Il modo in cui lavoriamo sta cambiando.

Indipendentemente dal ruolo o dal settore in cui ti trovi, probabilmente l'hai notato anche tu.

Secondo la società di consulenza Bain & Company, entro il 2027 la maggior parte del lavoro sarà basato su progetti.

E di conseguenza, il Rapporti del Project Management Institute che la domanda di project manager è cresciuta più rapidamente della domanda di lavoratori qualificati in altre professioni.

Questa enfasi sull'importanza dei project manager riflette la crescente comprensione dell'impatto che una buona gestione del progetto può avere su un'azienda.

Questo perché una buona gestione del progetto è molto più che semplice compiti e tempi e budget. Non fraintenderci, anche quella roba è importante, ma crediamo che possa essere molto di più.

Le aziende stanno iniziando a rendersi conto che una buona gestione del progetto è importante per risultati più forti e dipendenti più felici. Queste non sono solo coincidenze o effetti collaterali: sono funzioni di gestione del progetto eseguite correttamente.

Allora perché la gestione del progetto è così importante? Analizziamolo.

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I vantaggi di una buona gestione del progetto

L'importanza della gestione del progetto nelle organizzazioni non può essere sopravvalutata.

Quando è fatto bene, aiuta ogni parte dell'azienda a funzionare in modo più fluido. Permette al tuo team di concentrarsi sul lavoro che conta, libero dalle distrazioni causate da attività che vanno fuori strada o da budget fuori controllo. Consente loro di fornire risultati che incidono effettivamente sui profitti dell'azienda. E consente ai tuoi dipendenti di vedere in che modo il loro lavoro contribuisce agli obiettivi strategici dell'azienda.

Di seguito sono riportati solo alcuni dei vantaggi di una buona gestione del progetto:

Risparmia tempo e denaro

Con la giusta pianificazione, puoi assicurarti che il tuo lavoro venga consegnato in tempo e nel rispetto del budget. Utilizzando metodi di gestione del progetto, puoi mappare il percorso del tuo progetto dall'inizio e sapere in anticipo dove cadranno le scadenze e la spesa prevista, in modo da allocare in modo più efficiente le tue risorse, aiutandoti a evitare ritardi e spese eccessive del progetto.

Migliora le comunicazioni interne

Lavorare insieme può essere difficile. Con processi di gestione dei progetti più efficienti, puoi ridurre la complessità della collaborazione, aumentare la trasparenza e garantire la responsabilità, anche quando si lavora tra team o dipartimenti.

Prendi decisioni aziendali migliori

Con registrazioni più chiare di come sta procedendo il tuo progetto, ottieni una comprensione più profonda di dove vengono spese le tue risorse, di cosa hai bisogno per dare la priorità e quando, e se sei a rischio di andare fuori strada. Una buona gestione dei progetti significa che puoi prevedere i problemi prima che diventino problemi, prevenire i colli di bottiglia e prendere decisioni più intelligenti e basate sui dati.

Ripeti i tuoi successi

La gestione dei progetti ti aiuta a scalare prestazioni elevate e a sviluppare le best practice del tuo team. Utilizzando i dati e gli insegnamenti tratti da progetti precedenti, sei in grado di individuare i punti in cui il tuo team sta eccellendo e dove c'è spazio per miglioramenti. E da misurando i tuoi KPI puoi creare e monitorare benchmark personalizzati per capire come il tuo team sta eseguendo progetto su progetto.

Migliore pianificazione del progetto = progetti migliori

Questi sono i vantaggi a livello organizzativo e solo alcuni dei modi in cui la gestione dei progetti può aiutare a migliorare l'intera azienda.

Ma per quanto riguarda i tuoi progetti individuali? Non rallenterà le cose, aggiungerà burocrazia inutile o non ti terrà bloccato in un piano senza spazio per l'innovazione?

Non preoccuparti: la gestione del progetto non ti farebbe mai questo.

In effetti, è l'esatto contrario. Mentre si può essere tentati di immergersi nel lavoro e sperare per il meglio, è una falsa economia.

Senza un'adeguata gestione e pianificazione del progetto, è più probabile che tu finisca per perdere tempo a lungo termine. In effetti, un sondaggio lo ha rilevato 80% delle persone dedica almeno la metà del tempo alla rilavorazione. Questa è un'enorme quantità di ore preziose perse e potrebbe essere evitata con un po 'di accortezza in più.

Con un piano solido all'inizio, puoi:

  • Ottieni l'allineamento delle parti interessate sin dall'inizio, aiutandoti a ottenere il consenso, ridurre al minimo i respingimenti burocratici e definire l'ambito del progetto. In effetti, dedicare un po 'di tempo in più a ottenere questo allineamento all'inizio del progetto può farti risparmiare tonnellate di crepacuore lungo la linea, perché rimuove l'ambiguità e offre a tutti una chiara descrizione di ciò che ci si aspetta.

  • Assicurati che tutti siano sulla stessa pagina e che ognuno di loro sa esattamente cosa deve fare e quando - quindi non più "ma pensavo che qualcun altro se la stesse cavando".

  • Segnala i rischi in anticipo, così conosci i segnali di pericolo a cui prestare attenzione. Questi varieranno da progetto a progetto, ma potrebbero includere cose come: una scadenza importante che avrà un effetto a catena sulle altre se viene persa; una spesa eccessiva che significa che devi prendere soldi da qualche altra parte. Una volta che sai per cosa devi stare in allerta, sei in grado di cogliere meglio quando stai andando fuori strada e hai corretto la rotta in quel momento, invece di quando è troppo tardi.

  • Assicurati che ogni progetto abbia un obiettivo strategico. Ciao ciao lavoro. Quando disponi di un solido piano di gestione del progetto, puoi assicurarti che ogni progetto contribuisca ai tuoi obiettivi strategici generali.

  • Aspettare l'inaspettato. La pianificazione non significa che non ci sia spazio per il cambiamento. La migliore pianificazione ha un piccolo spazio di manovra integrato sin dall'inizio, in modo che tu possa adattarti e rimanere. (Ne parleremo più avanti.)

Ma questi sono solo alcuni esempi dell'importanza della pianificazione del progetto. In fondo, una migliore pianificazione del progetto può rivoluzionare il lavoro prodotto dal tuo team e i risultati che ottiene. Ciò significa stakeholder più felici, team più soddisfatti e, se lavori in un settore rivolto ai clienti, clienti più soddisfatti (e recensioni più entusiastiche).

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L'importanza di project manager efficaci

Man mano che sempre più del nostro lavoro quotidiano si basa su progetti, ne consegue che sempre più persone si trovano nel business della gestione dei progetti, anche se non sono project manager tradizionali.

E con l'importanza della gestione dei progetti in continua crescita, le competenze del project manager non sono mai state più cruciali.

I project manager sono gli eroi non celebrati. Sono le persone che si assicurano che tutta la tua pianificazione vada effettivamente, beh, secondo i piani. Sono loro che possono riportare le cose in carreggiata quando accade l'imprevisto. Le persone che possono riunire più team, dipartimenti e stakeholder per garantire il successo del tuo progetto.

Al giorno d'oggi, ci sono molti modi per diventare un project manager efficace. Le persone possono seguire il percorso tradizionale con una qualifica di project management come PMP o PRINCE2, oppure possono scegliere di creare il proprio curriculum per project manager acquisendo esperienza pratica nella gestione dei progetti.

Che tu abbia project manager tradizionali per ricoprire il ruolo di PM o membri del team che intervengono per ogni progetto, una cosa è chiara: project manager efficaci fanno la differenza.

I project manager hanno spesso la reputazione di "le persone che allevano i gatti". Ma sono molto di più (e se a loro piace un po 'di pastorizia, sono affari loro).

I project manager sono le persone che ottengono il consenso per il progetto, che comunicano i cambiamenti, che capiscono come ottenere il miglior lavoro da tutti e che guidano il progetto dall'inizio alla fine, anche quando viene spinto fuori strada. Sono quelli che non solo pianificano e organizzano il lavoro stesso, ma possono spiegare l'importanza della pianificazione dei progetti, in modo che tutti i membri del team sappiano perché è importante quello che stanno facendo.

La persona giusta trasforma la tua strategia di gestione del progetto da buona a eccezionale. Trasformano il piano del tuo progetto in azione. E forse la cosa più importante, portano tutti con sé nel viaggio, insieme.

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Perché scegliere una carriera nel project management?

Ora che capisci l'importanza del project management, così come di alcune funzioni di project management, ti starai chiedendo: per me è una carriera nel project management?

La crescente importanza della gestione dei progetti nelle organizzazioni significa che è un'ottima scelta per le persone che vogliono assumere un ruolo fondamentale nell'aiutare le aziende a raggiungere i loro obiettivi e vedere ritorni reali sulla loro strategia. In qualità di project manager, puoi avere un impatto reale nell'aiutare le organizzazioni a raggiungere i loro obiettivi e creare un ambiente di lavoro in cui i team possano prosperare.

Perché scegliere una carriera nel project management? Dovresti considerarlo se:

Ami gestire i progetti. Ehm, sì, questo è probabilmente un gioco da ragazzi. Ma se eccelli nel lavorare con più parti interessate in molti team diversi, puoi allocare scadenze e risorse come se fossero pezzi di Tetris e hai un vero talento per vedere il quadro generale, potrebbe essere il momento di renderlo ufficiale.

Vuoi fare davvero la differenza per il business. I project manager sono in prima linea nel business, contribuendo a trasformare cose intangibili come obiettivi e valori in risultati concreti che effettivamente muovono l'ago. Che tu sia nel settore edile o nello sviluppo di software, i project manager hanno una grande opportunità per lasciare il segno nel business e migliorare il modo in cui il lavoro viene svolto.

Vuoi fare davvero la differenza per le squadre. Non è solo la linea di fondo che ottiene una spinta. I project manager sono sempre alla ricerca di nuove tecnologie e processi che possano aiutare i team a lavorare insieme in modo più efficace, efficiente e produttivo. E con il 63% dei lavoratori negli Stati Uniti che si sente attualmente pronto a lasciare il lavoro a causa dello stress, creare un ambiente di lavoro più fluido ed efficiente è un grosso problema.

Come definire il valore della gestione del progetto

Immaginare questo. Sei a una festa di fantasia e, come al solito, il discorso si sposta sulla gestione del progetto. (Sai, normale conversazione di gruppo.)

“Perché la gestione del progetto è così importante? " chiede qualcuno mentre chiacchierate con le tartine.

Sei preparato. Hai letto questo articolo; sai la tua roba. Elenchi alcuni esempi dell'importanza della gestione del progetto in punti, discuti i vantaggi e menzioni il valore che apporta alle organizzazioni.

“Sembra tutto fantastico ", potrebbero rispondere," ma come lo provi? "

Registra lo scratch.

Il problema della gestione del progetto è che quando è fatto bene, spesso può sembrare invisibile. E a volte, definire il valore della gestione dei progetti in numeri semplici può essere complicato: maggiore felicità, flussi di lavoro più fluidi e maggiore efficienza sono tutti ottimi, ma come li rifletti in% e $?

Ma prima di perdere la calma e capovolgere una tabella di vol-au-vent, ecco solo alcuni dei modi in cui puoi definire il valore della gestione del progetto e misurarne l'importanza per la tua organizzazione.

Usa uno strumento di gestione del progetto. Quando il tuo team tiene traccia del proprio lavoro in uno strumento di gestione dei progetti, hai tutti i dati di cui hai bisogno per vedere cosa funziona, dove puoi migliorare e come si confrontano i tuoi progetti con i tuoi benchmark. Ottieni statistiche importanti come la percentuale di progetti consegnati in tempo, il numero di attività scadute o quanta parte della capacità del tuo team è stata spesa per ogni progetto. Quindi utilizza queste statistiche per prendere decisioni basate sui dati e ottimizzare costantemente il modo in cui vengono realizzati i tuoi progetti.

Calcola quanto tempo e denaro ti fa risparmiare la gestione del progetto. Software di gestione del progetto ti aiuta a calcolare meglio quanto tempo e quanto denaro ti costerà effettivamente ogni progetto; consente di ridurre il tempo perso per riunioni inutili e contrattempi di comunicazione; e mantiene i tuoi dipendenti più coinvolti e responsabili, riducendo l'abbandono e i costi di acquisizione di nuove assunzioni.

Inizia a quantificare il non quantificabile. Felicità dei dipendenti? Allineamento con i valori aziendali? Non sono esattamente i classici KPI di gestione dei progetti, ma sono funzioni altrettanto importanti della gestione dei progetti. Allora ... perché non iniziare a misurarli come tutto il resto? Utilizza sondaggi e feedback del team per creare nuovi benchmark e monitorare i tuoi progressi.

L'importanza della gestione del progetto

L'importanza della gestione del progetto nella costruzione, l'importanza dei progetti in fase di sviluppo, l'importanza dei project manager quando sei in un affari rivolti ai clienti… limitiamoci a ridurre le nostre perdite e diciamo che la gestione dei progetti è davvero importante, indipendentemente dal ruolo o dal settore in cui ti trovi.

Sia che la tua azienda si affidi a project manager tradizionali (cioè persone con "Project Manager" sul loro profilo LinkedIn o biglietti da visita) o membri qualificati del team che adottano gli importanti doveri e responsabilità del project manager, una buona gestione del progetto - e project manager efficaci - possono essere trasformativi.

Cerchi un TL; DR? Ecco un riepilogo del motivo per cui la gestione del progetto è importante in punti:

  • Risparmia tempo e denaro

  • Migliora le comunicazioni interne

  • Ti consente di prendere decisioni aziendali basate sui dati

  • Ti consente di scalare (e ripetere) i tuoi successi

  • Promuove un maggiore allineamento tra team, stakeholder e clienti

  • Facilita una migliore gestione del rischio

  • Ti aiuta a ottimizzare i tuoi flussi di lavoro per processi più fluidi e dipendenti più felici

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