Cosa fa un project manager?

Com'è essere un project manager giorno per giorno? Scopri di più sul ruolo di un PM e dai un'occhiata ad alcuni dei suoi doveri e responsabilità quotidiane.

Se la gestione del progetto è così importante (e spoiler alert: lo è), è ovvio che lo siano anche i project manager.

Crediamo fermamente nel potere di un grande project manager. Ma sappiamo anche che i project manager hanno molte forme.

Possono essere project manager tradizionali: il tipo di persone che sono formati PMP e qualificati PRINCE2 e che hanno "project manager" nel loro titolo ufficiale.

Oppure possono essere del "manager non di progetto” varietà: le persone che si sono trovate nel tempo ad assumere i doveri e le responsabilità abituali di project manager come parte del loro ruolo e sono responsabili della supervisione e della consegna dei progetti nel corso del loro lavoro.

Ma qualunque sia il tipo di project manager su cui fa affidamento la tua azienda, sono fondamentali per portare a termine un lavoro significativo. Questo perché tradizionali o meno, i project manager sono le persone che si assicurano che i tuoi progetti siano completati nei tempi, nel budget e nell'ambito.

Quindi come fanno a farlo accadere? E cosa fa effettivamente un project manager?

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Cos'è un project manager e cosa fa?

Il Webster's Dictionary definisce "project manager" come ... (sto scherzando).

Potrebbe sembrare una domanda di base, ma in verità può essere difficile definire il ruolo di un project manager. A volte, può sembrare che la vera domanda non sia "Cosa fa un project manager?" - è più come "cosa non fa un PM?"

Questo perché sono coinvolti in così tante parti del progetto dall'inizio alla fine. Le loro responsabilità includono cose concrete e tangibili come la pianificazione e il budget, oltre a cose meno quantificabili (ma non meno importanti) come fornire leadership e supporto morale.

Allo stesso modo, poiché l'esperienza e le competenze diventano importanti per la gestione di un progetto di successo quanto le qualifiche, può essere difficile definire chi è e non è un project manager.

Hai una qualifica di project management e alcuni biglietti da visita che dicono "project manager"? Probabilmente sei un project manager.

Gestisci molti progetti su base regolare e sai come destreggiarsi abilmente tra le risorse per assicurarti che siano completati nel modo più efficiente possibile? Probabilmente sei anche un project manager.

Quindi, con tutto questo in mente, cos'è esattamente un project manager? Per noi è semplice:

Un project manager è qualcuno che è responsabile della gestione di un lavoro dall'idea alla consegna.

Quindi, quando diciamo "project manager", questo è ciò che intendiamo: non è limitato alle qualifiche o al background, ma si applica invece a chiunque e a tutti coloro che si trovano a gestire progetti regolarmente. In breve: se fai tutte le cose che fa un project manager, sei un project manager. Ha senso, vero?

Potrebbe sembrare ampio, ma come abbiamo già accennato, la descrizione del lavoro del project manager comprende una vasta gamma di responsabilità e doveri. (Maggiori informazioni su quelli a breve.)

Inoltre, crediamo che più le persone riconoscono di essere effettivamente impegnate nella gestione dei progetti (anche se "suppone" non lo siano), più possono adottare tattiche, tecniche e strumenti di gestione del progetto, quindi può iniziare a gestire meglio i propri progetti.

(Vuoi imparare come mettere in pratica la gestione del progetto quadro generale per il tuo prossimo progetto, indipendentemente dal titolo professionale o dalle dimensioni del team? Dai un'occhiata alla nostra cartella di lavoro.)

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Doveri e responsabilità del project manager

La gestione dei progetti gioca un ruolo centrale in molti settori diversi. Ma mentre le metodologie e l'output possono variare, il ruolo di project manager stesso rimane piuttosto coerente.

Questo perché, che tu sia un project manager di costruzione o un project manager nello sviluppo di software, in definitiva hai le stesse responsabilità: pianificare, supervisionare e consegnare un progetto.

Indipendentemente dal risultato finale di quel progetto, che si tratti di un nuovo edificio o di una nuova funzionalità, desideri comunque che il progetto venga completato con successo e nel modo più efficiente, dall'inizio alla fine.

Abbiamo suddiviso le responsabilità dei project manager in ogni fase del processo di gestione del progetto per ottenere una comprensione più completa di ciò che fanno i project manager e perché è importante.

Pianificazione del progetto (in accordo con gli obiettivi aziendali)

Fin dall'inizio, il project manager è responsabile della definizione dell'ambito del progetto e dell'allineamento con gli stakeholder per definire le aspettative.

Questa è la parte in cui il project manager assicura che il progetto sia collegato a un obiettivo strategico più grande, definisce come sarà il "successo" e ottiene il consenso di tutte le parti interessate.

Oltre a tutti questi elementi strategici, è anche qui che entra in gioco la pianificazione "a dadi". Il project manager delineerà il piano per il progetto in base all'ambito e ai risultati concordati, compreso il budget del progetto, i requisiti di risorse e la tempistica.

Tutta questa pianificazione all'inizio del progetto è cruciale per garantire che funzioni senza intoppi e che tutti i partecipanti al progetto sappiano come dovrebbe essere "funzionare senza problemi".

Risorse per il progetto (e budget di tali risorse in modo efficace)

Una volta che il project manager ha messo in atto il piano, deve prendere provvedimenti per realizzarlo. Per questo, hai bisogno di tempo, denaro e potere delle persone. Noto anche come: risorse.

Secondo Rapporto Pulse of the Profession di PMI (2018), “dipendenza dalle risorse "è stata elencata come una delle cause principali del fallimento del progetto nel 26% dei progetti falliti, con" risorse limitate o tassate "(21%) e" previsioni inadeguate delle risorse "(18%) seguite da vicino.

Quindi c'è molto da fare sulla gestione delle risorse. Ed è particolarmente complicato perché le risorse saranno sempre limitate: come PM, non avrai mai tutto ciò che vorresti.

Con questo in mente, la responsabilità del project manager è di allocare le risorse limitate di cui dispone nel modo più intelligente ed efficiente possibile.

Usare un strumento di gestione del progetto è particolarmente utile per questo, perché consente ai project manager di avere piena visibilità sui carichi di lavoro di tutti, monitorare tutte le risorse disponibili (e vedere cosa è ancora disponibile per l'uso) e identificare rapidamente dove corrono il rischio di superare la capacità di prevenire il burnout prima che accada.

Gestire il progetto (anche quando le cose vanno male)

Non importa quanto sapientemente pianificato e ben gestito sia il tuo progetto, la vita, uh, trova un modo.

Vale a dire: le cose probabilmente si discosteranno dal tuo adorabile piano di progetto in una fase o nell'altra.

Ma i grandi project manager sanno aspettarsi l'inaspettato. Hanno svolto la due diligence sotto forma di valutazione del rischio, quindi sanno cosa cercare; stanno monitorando le tempistiche e le risorse in modo da poter individuare potenziali colli di bottiglia prima che diventino problemi; e sono abbastanza equilibrati da rispondere in modo flessibile ai cambiamenti nel momento e quando ne hanno bisogno.

Sono loro che mantengono la nave nella giusta direzione, anche se devi prendere una rotta alternativa o riparare una vela per arrivarci.

Motivare il team di progetto (e ottenere il meglio da ogni persona)

Quando pensi alle responsabilità del project manager, probabilmente pensi ai tre classici. Quelli su cui siamo tornati più e più volte: tempistiche, budget e risorse.

Quelli sono, ovviamente, super importanti. Ma a un grande project manager non è solo organizzato e adattabile: è anche emotivamente intelligente.

L'intelligenza emotiva è ciò che consente ai migliori PM di capire cosa motiva ogni membro del team, consente loro di affrontare i conflitti e li aiuta a mantenere tutti i membri del team di progetto felici e apprezzati.

E da allora i dipendenti più felici sono il 13% più produttivi, è uno degli aspetti più importanti della descrizione del lavoro di gestione del progetto.

Consegna del progetto (nei tempi e nel budget)

Una delle responsabilità più evidenti del project manager? Realmente consegnando il progetto.

Sembra semplice, ma come abbiamo visto sopra, la corretta consegna del progetto dipende da molte altre parti in movimento lavorare insieme, magnificamente.

Quindi è responsabilità del project manager assicurarsi che tutto quanto sopra - la pianificazione, le risorse, la gestione, la motivazione - si traduca effettivamente nel deliverable previsto, al momento giusto e nel giusto budget.

Reporting sul progetto (e analisi di come migliorare per la prossima volta)

I bravi project manager sanno che il progetto non è finito solo perché hai fatto la cosa.

Per massimizzare le tue possibilità di successo, devi considerare il tempo per a post-mortem del progetto corretto incontro.

Mettendo da parte un tempo dedicato al team per esaminare e riferire sul progetto mentre è ancora fresco nella mente di tutti, puoi assicurarti che tutti gli apprendimenti possano essere documentato e utilizzato per ottimizzare i processi per la prossima volta, in modo da poter continuamente migliorare e ridimensionare le migliori pratiche di gestione dei progetti.

E come sa ogni project manager, il giusto strumento di gestione del progetto è una risorsa inestimabile per questi incontri post mortem. Poiché il software di gestione del progetto è stato l'unico luogo centrale per tutte le informazioni relative al progetto durante il ciclo di vita del progetto, il project manager può creare rapidamente rapporti sui dati esistenti per ottenere le informazioni di cui hanno bisogno.

Armato di questa conoscenza, il PM può vedere come il progetto si è confrontato con altri progetti precedenti, riconoscere dove eccelleva il team e identificare dove c'è ancora spazio per miglioramenti in futuro, il che li aiuta a prendere decisioni basate sui dati che aiutano a spingere l'attività in avanti.

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Cosa fa quotidianamente un project manager?

Quindi conosciamo la descrizione del lavoro di base del project manager ("gestiscono i progetti") e alcune delle responsabilità del project manager. Ma che aspetto ha in realtà tutto l'IRL?

È un lavoro frenetico e non esistono due giorni uguali. A seconda della fase in cui si trova ciascun progetto, i compiti e le responsabilità quotidiane di un project manager potrebbero includere quanto segue:

  • Incontra la leadership per decidere l'ambito di un progetto imminente

  • Proponi al team finanziario di aumentare il budget

  • Delinea una carta del progetto

  • Crea un rapporto di valutazione del rischio

  • Rivolgiti al team di progetto per un rapporto quotidiano sui progressi compiuti

  • Aggiorna il calendario per riflettere i cambiamenti della sequenza temporale

  • Riassegna i compiti in tutto il team per assicurarsi che nessuno sia sovraccarico

  • Fai il check-in con un membro del team che sta lottando con il proprio carico di lavoro

  • Moderare una riunione di progetto post mortem e raccogliere feedback

Quindi ora che non ti stai più chiedendo "cosa fa un project manager?" e hai un'idea più chiara di ciò che un PM fa quotidianamente, potresti pensare "ehi, è qualcosa che mi piacerebbe!" Quindi, se vuoi fare quello che fa un PM, ecco cosa devi sapere.

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