Cos'è uno stakeholder del progetto?

Chi sono gli stakeholder del tuo progetto e come puoi lavorare con loro per garantire risultati migliori per il tuo progetto? Ecco perché gli stakeholder del progetto sono così importanti.

Nessun project manager è un'isola.

Un progetto è un file sforzo collaborativo. Anche se sei responsabile della gestione, affinché il progetto abbia successo, devi comunque fare affidamento, lavorare con e riferire ad altre persone.

In questa guida, abbiamo parlato molto delle varie persone coinvolte nel portare un progetto dall'idea alla realizzazione: il tuo team, altri dipartimenti all'interno dell'organizzazione, leadership, clienti e altro ancora.

Queste persone sono tue stakeholder del progetto. Ma cosa significa esattamente? In che modo i tuoi stakeholder influenzano il tuo progetto? E cosa puoi fare per renderli felici?

Qual è la definizione di stakeholder del progetto?

Secondo il Istituto di gestione del progetto, gli stakeholder del progetto sono definiti come:

“Individui e organizzazioni che sono attivamente coinvolti nel progetto, o i cui interessi possono essere influenzati positivamente o negativamente a seguito dell'esecuzione del progetto o del completamento con successo del progetto. "

In altre parole, gli stakeholder del tuo progetto sono le persone o i gruppi che hanno qualcosa da guadagnare (o perdere) dal risultato del tuo progetto.

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Va bene, ma davvero: cos'è uno stakeholder nella gestione del progetto?

Quindi, secondo la definizione di stakeholder del progetto sopra, uno stakeholder è chiunque abbia un interesse o un investimento nel tuo progetto. Ma che aspetto ha in pratica?

I tuoi stakeholder sono un gruppo vario, con interessi diversi. (Se stai giocando in modalità Difficile, potrebbero anche avere interessi completamente contrastanti che devi bilanciare - divertente!)

Non solo, ma l'elenco degli stakeholder può cambiare durante il percorso del progetto: l'influenza di un determinato stakeholder potrebbe diventare più o meno importante a seconda della fase del progetto, ad esempio.

Il tuo lavoro come project manager è mantenere tutte le parti interessate informate, coinvolte e a bordo durante la progressione del progetto. La felicità degli stakeholder è uno dei metriche chiave di un progetto di successo, quindi assicurarti di ottenere il giusto buy-in e di spuntare le caselle giuste - al momento giusto - è fondamentale.

In definitiva, la gestione di queste complesse relazioni con gli stakeholder è uno dei competenze chiave di un project manager. Ma con così tanti interessi, prospettive e personalità diverse con cui destreggiarsi, non è un'impresa facile.

Ecco cosa devi sapere sui tuoi stakeholder: chi sono, cosa fanno, perché sono importanti e come lavorare con loro.

Chi sono gli stakeholder di un progetto?

Ora che conosci la risposta alla domanda "cosa sono gli stakeholder del progetto", la domanda successiva naturale è "chi sono gli stakeholder di un progetto".

Come abbiamo già visto nella definizione di stakeholder del progetto sopra, uno stakeholder è chiunque abbia un interesse o un investimento nel tuo progetto. Ma quando inizi effettivamente a mapparlo, potresti essere sorpreso da quanto può essere lungo l'elenco.

Questo perché l'investimento nel tuo progetto può assumere diverse forme. Può essere il denaro dell'azienda, la sponsorizzazione di un dirigente o le risorse di un manager. Può anche essere applicato all'utente finale o al cliente, poiché le loro esigenze sono una considerazione fondamentale quando si tratta di guidare il progetto.

Diamo uno sguardo più da vicino ad alcuni dei diversi tipi di parti interessate in un progetto.

Tipi di stakeholder nella gestione del progetto

Esistono due tipi principali di stakeholder nella gestione del progetto, interni ed esterni.

Stakeholder interni

Questi stakeholder vengono dall'interno della casa !!! Gli stakeholder interni sono persone o gruppi entro l'attività, come membri del team, manager, dirigenti e così via.

Stakeholder esterni

Gli stakeholder esterni sono - come probabilmente puoi intuire - persone o gruppi al di fuori il business. Ciò include clienti, utenti, fornitori e investitori.

Come puoi vedere, le parti interessate non lavorano sempre per il project manager. Inutile dire che questo può aggiungere un ulteriore livello di complessità, poiché è necessario essere in grado di comunicare con persone a tutti i diversi livelli dell'azienda e con vari gradi di coinvolgimento, influenza e interesse.

Esempi di stakeholder in un progetto

Le parti interessate in ogni particolare progetto varieranno a seconda del tipo di progetto e del settore, ma ecco alcuni esempi dei tipi di parti interessate nella gestione del progetto che potresti dover considerare:

  • Responsabile del progetto

  • Membri del team

  • Manager

  • Responsabili delle risorse

  • Dirigenti

  • Alta dirigenza

  • Proprietari dell'azienda

  • Investitori

  • Sponsor

  • Finanzieri (le persone, non i torte)

  • Fornitori

  • Fornitori

  • Consulenti

  • I clienti

  • Utenti finali

Quindi come fai a sapere su quali parti interessate devi concentrarti per il tuo particolare progetto? Per questo, è necessario fare un'analisi degli stakeholder.

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Come fare un'analisi degli stakeholder

Non appena la carta del progetto è completa e il file l'ambito del progetto è definito, puoi usarlo per iniziare a mappare i tuoi stakeholder. Ecco come avviare un processo di analisi delle parti interessate di base.

1. Identifica i tuoi stakeholder

Primo passo, è necessario identificare chi sono effettivamente i tuoi stakeholder. Per fare ciò, attingi alla carta del tuo progetto e qualsiasi altro piani di progetto e documentazione per compilare un elenco completo degli stakeholder del progetto, sia interni che esterni.

Tieni presente che alcune parti interessate non entreranno in gioco fino a una fase successiva del ciclo di vita del progetto, ma se puoi anticipare chi saranno in anticipo, puoi iniziare a ottenere il loro consenso, costruire la relazione dall'inizio e aiutarli a sentirsi coinvolti fin dall'inizio.

2. Dai la priorità ai tuoi stakeholder

Dopo aver identificato tutti i tuoi stakeholder, puoi iniziare a dare loro la priorità.

Dare priorità ai tuoi stakeholder è importante perché ti aiuta a capire dove investire le tue risorse. In altre parole, ti aiuta - in qualità di project manager - a identificare chi sono i decisori chiave in un dato momento, in modo da poter assicurarti di parlare con le persone giuste, al momento giusto.

Esistono alcuni metodi per definire la priorità degli stakeholder, ma un modo semplice è tracciarli utilizzando una griglia di potere / interesse (o potere / influenza o impatto / influenza).

La griglia di potere / interesse ti aiuta a identificare i tuoi stakeholder chiave rispondendo a due domande chiave che ti aiutano a raggrupparli in una delle quattro categorie:

  • Che livello di potere hanno ?: Quanto è importante che siano soddisfatti dei progressi e dei risultati del progetto? Quanto sono fondamentali per il successo del progetto? Quanto sono influenti per il progetto, per gli altri stakeholder, per il team e così via? (Ricorda: l'influenza di uno stakeholder può essere positiva o negativa!)

  • Che livello di interesse hanno ?: Questo progetto è molto importante per loro o sono solo tangenzialmente collegati ad esso? È qualcosa di cui sono direttamente responsabili? Ne fanno affidamento per altri lavori o risultati? Sono contrari al progetto o preoccupati in qualche modo?

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Come possiamo vedere dalla matrice (altamente tecnologicamente avanzata) sopra, gli stakeholder che rientrano nel quadrante in alto a destra (potenti + interessati) sono quelli a cui dovresti prestare maggiore attenzione, perché sono quelli che possono avere il impatto maggiore sul tuo progetto, nel bene e nel male.

3. Comprendi i tuoi stakeholder

Ora che sai chi sono gli attori chiave ea quali dare la priorità, devi comprendere appieno le loro aspettative per il progetto.

Per le parti interessate chiave, ciò potrebbe comportare l'incontro per una breve intervista o conversazione faccia a faccia in cui si discute di cose come:

  • Qual è la loro definizione di successo del progetto

  • Eventuali dubbi o riserve che hanno sul progetto o sui suoi risultati

  • Quali sono le loro aspettative per il progetto

  • Quale impatto avrebbe su di loro un risultato positivo o negativo del progetto

  • Se sono previsti conflitti di interesse con altri stakeholder di cui è necessario essere consapevoli

Queste conversazioni non solo ti aiuteranno a comprendere il coinvolgimento e le prospettive di ogni stakeholder nel progetto, ma ti aiuteranno anche a costruire un quadro più ampio della tua rete di stakeholder e di come ogni stakeholder si relaziona.

E a livello personale, l'incontro con gli stakeholder chiave all'inizio del progetto ti aiuta a sentire alcune preferenze interpersonali di base (come lo stile di comunicazione), oltre a iniziare a costruire le tue relazioni con ogni stakeholder.

Mentre lo fai, è anche utile tenere gli occhi aperti per eventuali segnali politici, culturali o ambientali, se puoi. Capire cose come il clima politico dell'organizzazione, il modo in cui i tuoi principali stakeholder interagiscono tra loro e qualsiasi potenziale conflitto di interessi può aiutarti a fornirti un contesto essenziale quando si tratta di gestire il tuo progetto o anticipare determinate decisioni - e è un superpotere del project manager che dovresti iniziare a coltivare il prima possibile.

Come gestire gli stakeholder del progetto

Identificare i tuoi stakeholder e le loro esigenze è solo un pezzo del puzzle della gestione degli stakeholder. Ma non finisce qui. Per un progetto di successo, i requisiti, gli obiettivi e la felicità dei principali stakeholder dovrebbero essere una preoccupazione costante durante tutto il progetto.

Ora, ciò non significa che lo stakeholder abbia sempre ragione - e il tuo lavoro come project manager a volte comporterà respingere i tuoi stakeholder e riequilibrare le loro aspettative con la carta del progetto e il piano di progetto su cui tutti avevate concordato all'inizio.

La parte difficile sta nel bilanciare le esigenze, i requisiti e gli obiettivi di tutti in modo da poter mantenere felici i tuoi stakeholder, fornendo allo stesso tempo il progetto che ti sei prefissato di realizzare.

Ecco alcuni modi in cui puoi stabilire alcune migliori pratiche per la gestione degli stakeholder e sviluppare migliori relazioni con gli stakeholder in ogni fase del tuo progetto.

Documenta i ruoli e le esigenze di ogni stakeholder

Tutto quel lavoro che hai fatto per identificare i tuoi stakeholder e le loro esigenze individuali in relazione al tuo progetto? Mettilo a frutto compilandolo in un documento condiviso e accessibile per assicurarti di avere un registro del ruolo e delle responsabilità di tutti e tenerti tutti sulla stessa pagina.

La creazione di un registro delle parti interessate per il tuo progetto ti aiuta a tenere traccia di un lungo elenco di persone e priorità. Con un documento definitivo puoi aggiornare, modificare e consultare mentre il tuo progetto procede, puoi assicurarti di guidare sempre il progetto nella giusta direzione e di tenere informate le persone giuste al momento giusto.

E a proposito di ciò ...

Comunica con i tuoi stakeholder

In qualità di project manager, mantenere i tuoi stakeholder informati, inclusi e ispirati per tutto il ciclo di vita del tuo progetto è uno dei tuoi lavori più importanti.

Come accennato in precedenza, i tuoi stakeholder "prioritari" cambieranno probabilmente a seconda della fase del tuo progetto in cui ti trovi. Questa è una buona cosa, permettendoti di dirigere la tua energia dove è necessaria ed evitare di sovraccaricare le persone con informazioni irrilevanti.

Questo è importante, perché mentre vuoi dare visibilità ai tuoi stakeholder, la comunicazione eccessiva può essere frustrante quanto la comunicazione insufficiente.

Utilizzando uno strumento di gestione del progetto con molte diverse opzioni di comunicazione significa che puoi adattare le tue notifiche alle esigenze specifiche di ogni stakeholder, pur mantenendo un cronologia completa degli audit di ogni azione e decisione (il che è particolarmente utile quando si tratta di segnalare il tempo).

Dare agli stakeholder del progetto visibilità su ciò che conta per loro

Aiuta ogni stakeholder a tagliare il rumore e ottenere intuizioni immediate sulle metriche che sono più importanti per loro creando dashboard personalizzate. Costruisci dashboard personalizzati con pannelli per tenere traccia di cose come le attività, stati del progetto, attività del team, traguardi, rischi e altro ancora, in modo che i tuoi stakeholder possano vedere rapidamente come stanno procedendo alcune parti del progetto e ottenere una panoramica immediata delle informazioni a cui tengono a colpo d'occhio.

Le parti interessate non dovrebbero essere un ripensamento. Invece, inseriscili nel tuo progetto dall'inizio, comunicando regolarmente, tenendoli aggiornati e coinvolti e assicurandoti che si sentano apprezzati e ascoltati.

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