Le 6 capacità di gestione del progetto che devi avere

Essere un vero e proprio grande project manager non significa solo formazione e qualifiche. Queste sono le 6 abilità di cui hai bisogno per portare i tuoi progetti oltre la linea e cosa puoi fare per svilupparli.

Cosa significa essere un file ottimo project manager?

Non si tratta di qualifiche o titoli di studio (ma anche quelli sono buoni, ovviamente).

Non si tratta nemmeno di offrire semplicemente il classico compiti e responsabilità di un project manager (anche se ovviamente questa è una parte piuttosto importante).

Quelle cose sono importanti. Ma essere un ottimo project manager non è solo questione di compiti, tempistiche e abilità tecniche.

In effetti, alcune delle abilità più importanti del project manager - quelle che aiuteranno il tuo team di progetto a sentirsi valorizzato, motivato e fidato - sono le soft skills.

Le competenze trasversali della gestione dei progetti sono ciò che ti consente di ottenere il meglio dalle persone, creare relazioni armoniose tra i reparti e mantenere le cose senza intoppi durante tutto il processo.

Sono le abilità su cui fai affidamento quando le cose iniziano a farsi spaventose, quando il progetto inizia sottilmente cambia direzione, o quando ne hai bisogno dare un feedback duro al tuo team.

Anche se il termine "competenze trasversali" le fa sembrare soffici (o morbide o mollicce), l'impatto che hanno sulle prestazioni del tuo team è solido e l'80% dei professionisti della gestione dei progetti è d'accordo. Secondo il Project Management Institute's 2018 Rapporto Pulse of the Profession, quattro intervistati su cinque ritengono che le competenze trasversali siano più importanti oggi di quanto lo fossero solo cinque anni fa.

Ecco la nostra carrellata delle 6 più importanti capacità di gestione dei progetti e come svilupparle nei punti di forza della gestione dei progetti.

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Abilità di gestione del progetto n. 1: comunicazione

In qualità di project manager, devi lavorare con molte persone diverse: membri del team, altri dipartimenti, leadership, clienti ... La maggior parte dei progetti ha una lunga lista di stakeholder che devi mantenere allineati, aggiornati e, idealmente, contento.

Quando hai così tante persone da gestire, la comunicazione è fondamentale. Affinché il lavoro proceda, devi assicurarti che tutti siano sulla stessa pagina, che lavorino per gli stessi obiettivi e che tutti siano tenuti al corrente di eventuali modifiche o problemi. Ma è più facile a dirsi che a farsi, soprattutto quando il tuo compito è mantenere i contatti con persone a tutti i livelli, il che significa che devi essere in grado di adattare costantemente il tuo stile di comunicazione e i tuoi contenuti al pubblico giusto.

E nessuna pressione, ma per un project manager una cattiva comunicazione può far deragliare tutto. Il rapporto Pulse of the Profession 2018 del PMI ha rilevato che si trattava di un fattore primario nel 29% dei progetti falliti.

Quindi, considerando che si tratta di un'abilità su cui fare affidamento più volte al giorno, ogni singolo giorno, in molti formati diversi (faccia a faccia, e-mail, messaggistica istantanea, videoconferenza - l'elenco potrebbe continuare), sembra abbastanza sicuro dirlo l'importanza delle capacità delle persone per il successo della gestione del progetto non può essere ignorata.

Come sviluppare questa capacità di gestione del progetto:

Ascolta (e fai domande). Che tu sia in una riunione con il cliente o un dipendente one-to-one, semplicemente ascoltare è una delle cose più potenti che puoi fare. Fallo bene - e fai le domande giuste - e sarai in grado di cogliere ciò che non viene detto oltre a ciò che è. E con una migliore comprensione delle situazioni a portata di mano e di come si sente il team riguardo al lavoro che sta facendo, sei in una posizione migliore per risolvere i problemi quando se ne presenta la necessità.

Non esitare a fornire feedback. Anche quando è fondamentale, il feedback è essenziale per la crescita e tutti lo vogliono. Nella mente della maggior parte delle persone, il feedback è collegato allo sviluppo della carriera. E uno studio ha rilevato che il 94% delle persone crede che il feedback correttivo (cioè "negativo") migliori le proprie prestazioni, a condizione che sia presentato bene. Ciò significa che il tuo feedback dovrebbe essere specifico e basato sull'azione, con un percorso chiaro su cosa fare meglio la prossima volta.

Centralizza le tue comunicazioni. Con così tanti modi diversi di comunicare, può essere facile avere la sensazione di incrociare costantemente i fili o perdere la visibilità di informazioni importanti. L'utilizzo di uno strumento di gestione dei progetti può essere d'aiuto offrendoti un punto centrale per tutte le discussioni e gli aggiornamenti importanti, sia a livello di attività che a livello di progetto. Ciò significa che ogni istanza di comunicazione ha più scopo, contesto e tracciabilità, oltre a consentirti di inviare meno e-mail e concentrarti su ciò che conta: sul lavoro.

Correlati: leggi la nostra guida alle migliori pratiche su come comunicare in modo chiaro, conciso e attento in Teamwork

Abilità di gestione del progetto n. 2: organizzazione

Odiamo essere un cliché, ma non è possibile aggirarlo: l'organizzazione è una delle competenze più importanti necessarie per essere un project manager.

Ma sebbene possa essere l'abilità di gestione del progetto più tipica in questo elenco, la buona notizia è che è anche una delle più tangibili e quindi una delle abilità più facili da praticare e sviluppare.

Organizzazione è un termine ampio che copre molte competenze secondarie associate, dalle cose del quadro generale come la pianificazione del progetto in dettaglio, alle cose quotidiane come la gestione personale del tempo che ti consentono di svolgere il tuo lavoro quotidiano e di essere coinvolto il posto giusto al momento giusto.

E come project manager, non sei solo responsabile di mantenerti organizzato e di gestire il tuo lavoro, anche tutti gli altri fanno affidamento su di te. Quindi è facile capire perché l'organizzazione è uno dei punti di forza più importanti di un project manager.

Come sviluppare questa capacità di gestione del progetto:

Mantieni aggiornato il tuo calendario. Avere un calendario condiviso aiuta l'intero team a tenere traccia dei compiti e delle tappe importanti in modo da non perdere mai di vista quando le cose sono dovute. Non solo, ma rende anche più facile sapere quando le persone sono disponibili in modo da poter pianificare le riunioni con meno problemi. E quando si tratta di cose come le ferie annuali, ti aiuta anche a individuare qualsiasi potenziale problemi di risorse prima che diventino problemi. Prova a creare un file calendario filtrato per il tuo team di progetto (o sottogruppi all'interno del tuo team di progetto) per renderlo ancora più semplice.

Non aver paura di impostare il tuo stato DND. Quello è Non disturbare. Parte dell'essere organizzati significa concentrarsi su una cosa alla volta, il che significa anche dare a ogni singolo compito la tua piena attenzione, piuttosto che cercare di diffondere la tua attenzione su più cose contemporaneamente (e non riuscire in nessuna di esse). Quindi, quando sei in riunione o se hai bisogno di un po 'di tempo per concentrarti in profondità, disattiva le notifiche e lascia un po' di spazio per pensare.

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Abilità di gestione del progetto n. 3: adattabilità

Quindi conosci quel piano bello, dettagliato e ben congegnato che hai realizzato con tutte le tue capacità organizzative affilate? Sì, quasi sicuramente cambierà.

Sai cosa dicono dei migliori piani di topi e project manager: spesso vanno male.

Ciò può essere dovuto a ragioni al di fuori del tuo controllo, come le richieste del cliente o delle parti interessate, o perché nel corso del progetto ti sei reso conto di dover cambiare direzione per ottenere il miglior risultato.

I migliori project manager non hanno paura di andare fuori pista, perché una delle chiavi per una gestione di progetto di successo è l'adattabilità. Per i project leader, è una delle capacità di project management più importanti, che ti consente di rispondere in modo flessibile ai cambiamenti del momento, senza sacrificare l'intero piano del tuo progetto e dover ricominciare tutto da capo.

E se non puoi farlo? Secondo lo stesso sondaggio PMI citato sopra, un cambiamento negli obiettivi del progetto è responsabile del 37% dei fallimenti del progetto, mentre un cambiamento nelle priorità dell'organizzazione arriva come il motivo numero 1 per cui i progetti falliscono, con il 39% dei voti.

Ora, non stiamo dicendo che essere adattabili farà magicamente sparire tutto questo, ma significa che sei meglio equipaggiato per gestirlo, ridurre al minimo le ricadute e riportare il progetto sulla buona strada per il risultato desiderato.

Come sviluppare questa capacità di gestione del progetto:

Sii un po 'più agile. Non importa quale metodologia di gestione del progetto ti piace usare, capire le basi dell'agile è una buona capacità di gestione del progetto da avere nel tuo toolkit. Anche se non vuoi diventare completamente agile, ci sono molte pratiche agili che puoi iniziare a incorporare, come standup quotidiani, sprint iterativi o feedback più continuo. O forse lasciati ispirare dai valori e dai principi fondamentali e vedi se ce ne sono che puoi rubare adattare per la tua squadra.

Abilità di gestione del progetto n. 4: empatia

Come disse una volta una persona saggia, "l'importanza delle capacità delle persone per il successo della gestione dei progetti non può essere ignorata". (Quella persona ero io, pochi paragrafi fa.)

Ma forse la più importante di tutte le abilità delle persone? Empatia.

L'empatia è la capacità di capire come potrebbero sentirsi gli altri intorno a te e vedere le cose dalla loro prospettiva.

In qualità di project manager, l'empatia ti consente di interagire con tutte le persone con cui lavori in modo più compassionevole e produttivo.

A sua volta, questo ti aiuta a essere un leader più perspicace e a creare un ambiente di lavoro più motivazionale e gratificante per il tuo team. Poiché sei in una posizione migliore per capire cosa guida ogni individuo, sei anche meglio equipaggiato per aiutarli a sviluppare le loro capacità e raggiungere i loro obiettivi.

L'empatia è anche una parte importante delle competenze del project manager quando si tratta di risoluzione dei conflitti. Soprattutto se usato insieme a quelle eccellenti capacità di comunicazione su cui hai lavorato, l'empatia ti renderà un mediatore migliore e può aiutare i membri del tuo team a sentirsi più rispettati e apprezzati.

Come sviluppare questa capacità di gestione del progetto:

Fai il check-in con il tuo team. Cerca di entrare in contatto con le persone che lavorano al tuo progetto. Questo ricollega alle abilità di cui abbiamo parlato con la comunicazione, come fare domande e ascoltare le risposte, ma va oltre: mentre fai tutto questo, devi fare uno sforzo consapevole per vedere le cose dal punto di vista dell'altra persona di vista. Sviluppare questa connessione personale con i singoli membri del team ti aiuterà a capire come vedono le cose, familiarizzare con i loro stili di comunicazione individuali e altro ancora.

Leggi più narrativa. Gli studi hanno trovato che la lettura di narrativa letteraria ci espone a personaggi e scenari complicati che altrimenti non potremmo sperimentare nelle nostre vite. E quando iniziamo a identificarci con i personaggi e ci lasciamo coinvolgere emotivamente, iniziamo a considerare i loro punti di vista, obiettivi e desideri, non solo i nostri.

Abilità del project manager n. 5: imperturbabilità (ovvero la capacità di rimanere calmi sotto pressione)

I grandi project manager sono come ali spezzate: imperturbabili. Non possono essere sbattuti.

O per dirla in un altro modo: sono in grado di rimanere freschi sotto pressione.

Questo è importante perché come project manager, ti troverai in molte situazioni di alta pressione.

Scadenze che si avvicinano, conversazioni difficili con i clienti, cose che non vanno pianificate: i project manager non devono solo sopravvivere al caos, devono essere in grado di prosperare.

Soprattutto in un ambiente di agenzia, dove le cose sono veloci e in costante cambiamento, i project manager devono essere in grado di mantenere un livello di testa e fare chiamate di buon giudizio sotto pressione.

Ma che tu sia rivolto o meno al cliente, se vuoi essere un ottimo project manager, devi essere in grado di pensare in piedi, trovare soluzioni creative e mantenere il team positivo, non in preda al panico.

Come sviluppare questa capacità di gestione del progetto:

Sappi cosa ti sbatte. Se vuoi essere imperturbabile, devi iniziare comprendendo quali sono i fattori scatenanti dello stress. Forse non sei turbato dalle scadenze, ma trovi difficile dire di no alle persone in questo momento. Comprendere i tuoi punti di pressione personali ti aiuterà ad essere più consapevole di loro in futuro, in modo da poter pianificare in anticipo e prendere decisioni migliori.

Impara dalle tue esperienze. Sei solo umano, quindi non importa quanto calmo e raccolto cerchi di essere, probabilmente di tanto in tanto ti sentirai un po 'esausto. Usalo a tuo vantaggio e fai un resoconto di quello che è successo dopo il fatto. (Come un incontro post mortem, ma per il tuo cervello.) Una volta che sei fuori dalla situazione, dedica un punto a riflettere su come hai risposto registrando le tue risposte a quanto segue:

  • Qual era la situazione?

  • Perchè è successo?

  • Come hai reagito? Perché hai reagito in quel modo?

  • Cosa pensi che avresti potuto fare di meglio?

  • Cosa faresti di diverso la prossima volta?

Tieni traccia di ciò che ti fa innervosire e prova a vedere se riesci a tracciare schemi nel tempo.

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Abilità # 6 del project manager: Leadership

C'è qualcosa di più vago e meno quantificabile che sentirsi dire "essere un buon leader"?

Il fatto è che una grande leadership apparirà diversa a persone diverse. Cosa significa essere un buon leader può variare a seconda del settore, del team e dei singoli membri del team.

E non è solo un tratto individuale. Per essere un buon leader, è necessario incorporare molte delle altre capacità di gestione del progetto in questo elenco. Devi essere in grado di comunicare chiaramente l'obiettivo del progetto, relazionarti al tuo team con empatia e guidare il progetto attraverso zone rocciose, ma hai anche bisogno di quel je ne sais quoi in più, quella scintilla di qualcosa che può accendere l'ispirazione nel resto del Il gruppo.

Quello è comando. Ed è un fattore chiave nella matrice delle capacità di gestione del progetto.

È anche qualcosa che cresce man mano che sviluppi la tua esperienza di gestione dei progetti. Quindi, quando diciamo che la leadership è una delle capacità chiave di project management, non intendiamo dire che devi essere in un modo particolare.

Invece, crediamo che essere un buon leader significhi essere in grado di capire cosa è necessario per motivare e guidare il tuo team, a modo tuo, utilizzando le tue capacità e competenze uniche di project manager.

Come sviluppare questa capacità di gestione del progetto:

Impara dagli altri leader. Chi ti ispira e perché? Cerca di imparare il più possibile dai leader che ammiri, sia che questo significhi andare a prendere un caffè con un collega o un mentore o leggere un leader famoso che vuoi emulare. Non sai da dove iniziare? Ecco 10 modi in cui i leader possono aiutare i loro team a fare meglio.

Come sviluppare capacità di gestione del progetto

Il modo migliore per apprendere queste capacità di gestione del progetto è praticarle ogni giorno.

Come con la maggior parte delle cose, una volta che conosci le aree che desideri migliorare, puoi cercare opportunità per svilupparle.

Offriti volontario per una presentazione per mettere alla prova le tue capacità di comunicazione; inizia a monitorare il tuo lavoro in un file strumento di gestione del progetto per assicurarti di essere sempre organizzato e in cima alle cose; e cerca modi per coinvolgere e ispirare ogni membro del team.

Inizia ad affinare le tue competenze trasversali e scoprirai presto che diventano i tuoi punti di forza nella gestione dei progetti.

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