Come creare un piano di gestione del progetto che funzioni effettivamente

Il tuo piano di gestione del progetto è la mappa che ti guiderà attraverso il progetto dall'inizio alla fine. Ecco come crearne uno fantastico che ti tenga in pista (anche quando le cose si fanno strane).

Hai affinato il tuo capacità di gestione del progetto. Hai letto i vari Metodologie PM. Forse hai anche ottenuto un certificazione di gestione del progetto da qualche parte lungo la strada.

E ora che hai scritto con successo una carta del progetto e identificato i tuoi stakeholder chiave, sei pronto a trasformare tutto in un piano di gestione del progetto in piena regola che lascerà a bocca aperta il tuo progetto.

È qui che tutta la tua ricerca e preparazione ripaga sotto forma di un documento definitivo del piano di progetto che utilizzerai per guidare il tuo progetto dall'inizio alla fine.

Ma a cosa serve un piano di gestione del progetto? Perché è così importante? E quali sono i componenti principali del piano di gestione del progetto che devi includere affinché abbia successo?

Ecco come creare un piano di progetto che funzioni davvero.

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A cosa serve un piano di gestione del progetto?

Il documento del piano di progetto è il punto in cui approfondisci i dettagli, gli svantaggi e gli svantaggi del tuo progetto.

Considerando che la carta del progetto è la visione di alto livello per il tuo progetto, il tuo piano di gestione del progetto è dove scomponi questa visione nell'effettiva esecuzione quotidiana del tuo progetto, coprendo tutto ciò che devi fare per raggiungere i tuoi obiettivi di progetto.

Un piano di progetto dettagliato traccerà tutto, dalle tempistiche al budget, dalle risorse ai risultati finali e altro ancora, fornendoti un modello di ciò che deve essere fatto (e quando) che puoi utilizzare per guidare e valutare il tuo progetto.

L'importanza della pianificazione della gestione del progetto

Dietro ogni grande progetto c'è un'enorme preparazione.

In qualità di project manager, avrai tantissime cose di cui tenere traccia in ogni fase. Il tuo piano di progetto ti aiuta a eliminare le congetture mostrandoti esattamente ciò di cui hai bisogno per concentrarti su ogni fase del percorso; dove dovrebbero andare le tue risorse e la tua attenzione; e ciò di cui hai bisogno per assicurarti che le cose non diventino in ritardo o oltre il budget.

Il lavoro che svolgi in anticipo nella creazione di un piano di progetto ti rimarrà per tutto il ciclo di vita del progetto, consentendoti di dirigere i tuoi sforzi al 100% sulla fornitura di risultati, senza cercare di capire cosa dovresti fare dopo.

Ecco 5 vantaggi che evidenziano l'importanza della pianificazione della gestione del progetto.

Fornisce al tuo progetto una base su cui lavorare

Partendo dalla carta del progetto approvata, il tuo piano di progetto traccerà l'ambito, la tempistica e il budget concordati per il tuo progetto in modo più dettagliato.

Una volta che hai deciso, definito e approvato queste linee di base dallo sponsor del progetto, sarai in grado di misurare l'effettiva esecuzione del tuo progetto rispetto al progresso previsto.

Questo è molto utile perché significa che, indipendentemente dalla fase del progetto in cui ti trovi, puoi valutare rapidamente se stai realizzando il modo in cui hai pianificato e cosa devi fare per correggere il corso se non lo sei.

Crea l'allineamento del progetto (e rimuove la confusione)

Nessun allarme e nessuna sorpresa: con il tuo progetto strutturato in un piano di progetto dettagliato, tutti sanno cosa aspettarsi e quando.

Mentre la carta del progetto porta te, i tuoi stakeholder e il team di progetto in un allineamento generale, il tuo piano di progetto dettagliato garantirà che non ci sia spazio per errori o incertezze mappando le date di scadenza e i risultati esatti, in modo che tutti possano prepararsi di conseguenza.

Delinea completamente lo scopo del progetto

Questo allineamento ha anche un altro vantaggio correlato: evitare scope creep.

Quando le aspettative dei tuoi stakeholder e tutti i risultati concordati sono chiaramente delineati nel documento del piano di progetto, è più facile individuare quando le cose sono fuori portata.

E, cosa altrettanto importante, rende anche più facile affrontarli. Questo perché hai un documento scritto o un foglio di pianificazione del progetto a cui puoi fare riferimento durante le discussioni, in modo che tutti possano ricordare ciò che avevano originariamente concordato e non ci sono ambiguità su ciò che è dentro (o fuori) nell'ambito del progetto.

Consente una migliore gestione dei progetti con risorse

Una volta che inizi a suddividere il lavoro del progetto in parti gestibili come risultati finali, traguardi e attività, diventa molto più facile vedere di che tipo di risorse avrai effettivamente bisogno per portarlo a termine.

Ancora una volta, anche se potresti aver iniziato a delineare questo nella tua carta del progetto ad un livello molto alto, il tuo piano di progetto è dove diventi davvero granulare su come intendi utilizzare le risorse a tua disposizione.

(Suggerimento per professionisti: per un piano di progetto davvero eccezionale, vorrai anche considerare un po 'di spazio di manovra per quando le cose inevitabilmente cambiano e devi ri-ottimizza le tue risorse al volo.)

Rafforza la fiducia nel tuo progetto

Avere un piano di progetto dettagliato aiuta a rassicurare il tuo sponsor del progetto, i tuoi stakeholder e il tuo team di progetto (e siamo onesti, forse te stesso se stai attraversando una giornata particolarmente brutta) su dove stai andando e perché.

Il documento del piano di progetto crea fiducia nella tua leadership come project manager, perché consente a tutti di vedere come tutto il lavoro si riunisce per far avanzare gli obiettivi del progetto e, per estensione, dell'organizzazione.

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5 cose che devi sapere prima di scrivere un piano di progetto

Suona bene? Pronto per mettersi al lavoro? Prima di immergerti nella scrittura di un piano di progetto, ecco le 5 cose di cui hai bisogno per assicurarti di averlo identificato.

1. Identifica le linee di base per il tuo progetto

Prima di iniziare a scrivere un piano di progetto, devi assicurarti di avere le basi. Inizia identificando le linee di base per l'ambito, la pianificazione e il costo del progetto, poiché il resto della pianificazione del progetto dovrà adattarsi a questi vincoli.

Come accennato in precedenza, queste linee di base dovrebbero già essere delineate grossolanamente nella carta del progetto, ma qui è dove inizi davvero a mapparle e creare stime accurate. E più dettagliato è, meglio è, perché questi sono ciò che utilizzerai per il confronto per misurare il rendimento del tuo progetto.

2. Identifica le dipendenze del tuo progetto

O in altre parole, chiediti: cosa deve accadere prima che possa accadere quest'altra cosa? Identificare le dipendenze del progetto all'inizio del progetto significa che puoi pianificare le tue tempistiche in modo più efficiente, individuare potenziali blocchi e assicurarti di evitare ritardi inutili.

3. Identificare gli stakeholder del progetto

Avrai già svolto le basi per questo nella tua analisi degli stakeholder, ma mentre arricchisci il tuo piano di gestione del progetto e pensi alle fasi del tuo progetto in modo più dettagliato, probabilmente inizierai a trovare più stakeholder del progetto in ogni fase.

Ora è anche un buon momento per approfondire quali stakeholder devono essere informati e coinvolti in quali fasi, per un piano di gestione degli stakeholder più completo che puoi utilizzare in ogni fase del tuo progetto.

4. Identificare le pietre miliari del progetto

Quali sono gli indicatori chiave del progresso del tuo progetto? Può essere un deliverable concreto, la fine di una fase in un processo stage-gate - qualunque pietra miliare abbia senso per te, suddividere il tuo progetto in parti gestibili, ciascuna con un obiettivo definito, aiuta a mantenere il team motivato, ti permette di celebra ogni risultato e indica come stanno andando i progressi complessivi. Ulteriori informazioni sull'utilizzo delle pietre miliari qui.

5. Identifica chi è responsabile di cosa

Una volta che inizi a ottenere una visione d'insieme del lavoro necessario e delle risorse che hai per completarlo, puoi iniziare a decidere chi dovrebbe fare cosa. Dare un proprietario a ogni oggetto è essenziale per fare le cose. Non più "oh, avrei dovuto farlo?" - una volta identificato chi è responsabile di cosa, puoi garantire responsabilità e trasparenza.

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Come fare un piano di progetto

1. Inizia con un modello di piano di progetto di alto livello

Che aspetto ha un piano di progetto nella tua organizzazione? Quando crei un piano di progetto, inizia attingendo a qualsiasi materiale esistente che puoi utilizzare per guidarti, come esempi di piani di progetto o modelli di piani di progetto.

Sia che la tua organizzazione ti fornisca un modello di piano di progetto di alto livello, un modulo di pianificazione del progetto, esempi di piano di progetto o un calendario di pianificazione del progetto, sfrutta tutte le risorse del processo organizzativo che puoi.

Non hai un modello di piano di progetto disponibile? Creane uno tuo, e usalo per tutti i progetti futuri per risparmiare tempo e replicare i tuoi successi.

2. Quindi adattalo al tipo di progetto

Un modello di piano di progetto o un progetto di esempio è un ottimo modo per iniziare con la pianificazione, ma non dimenticare di scegliere il tipo di piano di progetto giusto per il tuo progetto specifico.

Il piano di progetto dovrebbe essere adattato al tipo di progetto, al tipo di team e alle esigenze particolari. Ad esempio, un piano di progetto IT per l'implementazione di nuove apparecchiature probabilmente avrà un aspetto diverso da un campione progetto agile piano, entrambi probabilmente avranno un aspetto diverso dalla pianificazione del progetto strategico più generale.

Usa tutti i file caratteristiche a tua disposizione, da elenchi di attività per Diagrammi di Gantt, per assicurarti che il tuo piano di progetto funzioni per te.

3. Ottieni input da clienti, stakeholder del progetto e membri del team

Scrivere il piano del progetto nel vuoto renderà più difficile ottenere il buy-in quando è importante.

Coinvolgere i tuoi stakeholder quando crei un piano di progetto li aiuta a sentirsi più rappresentati nel processo e crea il tono per un ambiente di lavoro collaborativo che ti accompagnerà durante tutto il progetto.

Quindi, che si tratti di una riunione di pianificazione, di una sessione di brainstorming o di colloqui individuali, assicurati di ricevere input dagli attori chiave del progetto quando sviluppi un piano di progetto.

E come bonus aggiuntivo? Questa è anche una grande opportunità per te come project manager per continuare a far crescere le relazioni che hai iniziato a costruire nelle fasi della carta del progetto e dell'analisi degli stakeholder.

4. Incorpora qualsiasi altra pianificazione di gestione del progetto che hai fatto

Il tuo piano di gestione del progetto dovrebbe essere informato da tutta la pianificazione del progetto che hai fatto finora: non solo i risultati dei passaggi di pianificazione del progetto 1-5 sopra, ma tutte le ricerche che hai fatto prima di raggiungere questa fase.

Secondo il Project Management Institute's Corpo di conoscenza della gestione del progetto Guida e standard, alcuni altri piani da includere come parte del piano di gestione del progetto sono:

  • Piano di gestione dell'ambito

  • Piano di gestione dei requisiti

  • Piano di gestione della pianificazione

  • Piano di gestione dei costi

  • Piano di gestione della qualità

  • Piano di gestione delle risorse

  • Piano di gestione delle comunicazioni

  • Piano di gestione del rischio

  • Piano di gestione degli acquisti

  • Piano di coinvolgimento degli stakeholder

Sebbene il PMBOK consiglia di avere questi 10 piani come standard, potresti scoprire che progetti diversi richiedono approcci diversi.

Tuttavia, anche se non disponi di un documento completo per ciascuno di essi, è bene coprire ciascuna di queste basi in una fase della pianificazione del PM in modo da essere preparato.

Potresti anche includere alcuni o tutti i seguenti:

  • Cambia piano di gestione

  • Piano di gestione della configurazione

  • Baseline di misurazione delle prestazioni

  • Ciclo di vita del progetto

  • Approccio allo sviluppo (ad es. Predittivo, iterativo, agile, ibrido)

  • Revisioni della direzione

Se hai già questi documenti, usali per guidare la tua pianificazione. Puoi anche includerli in un'appendice al tuo piano di gestione del progetto in modo che siano sempre a portata di mano.

5. Metti il tuo piano di gestione del progetto da qualche parte centrale

Proprio come la carta del progetto, il piano di gestione del progetto dovrebbe risiedere in un luogo centrale in cui tutti - le parti interessate, il team di progetto, la direzione, i clienti - possano accedervi.

Spazi di lavoro di squadra è ottimo per archiviare tutti i tuoi importanti documenti di pianificazione del progetto in un modo che li renda intuitivi e piacevoli da leggere. Contrassegna le SOP oi processi essenziali come Lettura obbligatoria per garantire che le informazioni essenziali vengano effettivamente lette.

E se qualcuno ha una domanda a cui non riesce a trovare la risposta? I lettori possono lasciare commenti sui singoli spazi per chiedere chiarimenti o lasciare un aggiornamento.

Usa uno strumento di gestione del progetto per trasformare il tuo piano di gestione del progetto in un piano d'azione

Dopo aver documentato il tuo piano di gestione del progetto, realizzalo con uno strumento di gestione del progetto che ti aiuterà a rimanere in pista, a mantenere la responsabilità del tuo team e a promuovere la trasparenza.

Ecco 3 modi in cui puoi utilizzare Teamwork per potenziare il tuo piano di gestione del progetto.

Aggiungi la tua documentazione di supporto a Teamwork Spaces

Utilizza l'integrazione Teamwork e Teamwork Spaces per collegare un progetto in Teamwork con uno spazio in Teamwork Spaces, in modo che i tuoi documenti di progetto importanti siano sempre a portata di clic.

Alcuni documenti che potresti voler aggiungere oltre alla carta del progetto e al piano di gestione del progetto includono:

  • Documenti di scoping

  • Valutazioni dei rischi

  • Cambia i piani di gestione

  • SOP per importanti processi di progetto

  • Elenco degli stakeholder e dei loro ruoli

  • Schema dei processi di approvazione

  • Piano di gestione delle comunicazioni

  • Qualsiasi altra documentazione di best practice o informazioni di supporto, se necessario

Puoi persino incorporare elenchi di attività nelle tue pagine e contrassegnare le attività come complete direttamente da Teamwork Spaces, in modo da poter continuare a lavorare senza nemmeno dover cambiare scheda.

Inizia ad aggiungere le tue pietre miliari

Suddividi il tuo lavoro in Milestone ed elenchi di attività che ti aiuteranno a raggiungerli. Con Teamwork, puoi assegnare un proprietario a ciascuna pietra miliare, mappare le date di scadenza della pietra miliare e vederle rappresentate nel calendario del progetto e persino ottenere un Cronologia delle modifiche per le pietre miliari in modo da poter tenere traccia delle modifiche.

Visualizza le dipendenze delle tue attività con un diagramma di Gantt

Le visualizzazioni in stile diagramma di Gantt sono un modo utile per ottenere una rappresentazione visiva delle attività e delle loro dipendenze, consentendo una migliore pianificazione e assegnazione delle risorse. In Teamwork, puoi trascinare e rilasciare per riorganizzare rapidamente la pianificazione del tuo progetto, senza gettare tutto fuori ordine o allontanarti dal piano.

Ricorda: il software dovrebbe supportare il tuo modo di lavorare, non dettarlo. Quindi, indipendentemente dalla metodologia o dal tipo di team, crea un piano di progetto che funzioni per te e il tuo team e trova uno strumento che ti aiuti a metterlo in azione.

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