Cos'è una carta del progetto e perché ne ho bisogno?

Hai davvero bisogno di una carta del progetto? Scopri a cosa serve una carta del progetto, perché è importante e come scriverne una che le persone vogliono effettivamente leggere.

Cos'è una carta del progetto nella gestione dei progetti?

Una carta del progetto è un breve documento che definisce i dettagli fondamentali dello scopo e degli obiettivi del progetto. È stato creato in linea con il business case per il progetto come descritto dallo sponsor del progetto (cioè la persona responsabile dell'esistenza del progetto in primo luogo) ed è una parte cruciale del processo di avvio all'inizio del progetto.

In definitiva, la carta del progetto documenta gli obiettivi, gli obiettivi e il business case per il lavoro.

Una volta creata, la carta del progetto funge da una sorta di contratto tra lo sponsor del progetto e il responsabile del progetto, fornendo una panoramica di alto livello delle aspettative e autorizzando il responsabile del progetto a mobilitare le risorse per ottenere i giusti risultati.

Whoa, sembra eccessivamente complesso? Non preoccuparti, ti abbiamo preso.

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Una definizione della carta del progetto davvero semplice

Una carta del progetto è un documento formale che delinea l'obiettivo commerciale del tuo progetto e, una volta approvato, avvia il progetto.

Qual è lo scopo di una carta del progetto nella gestione dei progetti?

Come accennato in precedenza, la carta del progetto svolge tre funzioni principali:

1. Definisce gli obiettivi, gli obiettivi e lo scopo di base del lavoro (che alla fine confluiranno nel piano del progetto).

2. Crea una comprensione condivisa degli obiettivi, degli obiettivi e dei requisiti di risorse del progetto, prima di iniziare a esaminarli ulteriormente e in modo più approfondito.

3. Ti consente di presentare tutto quanto sopra agli stakeholder del progetto al fine di ottenere il buy-in, gli investimenti e l'autorizzazione per andare avanti.

Ma non viene utilizzato solo nella fase di avvio: la carta del progetto è qualcosa a cui puoi tornare durante il ciclo di vita del tuo progetto per assicurarti che il tuo lavoro sia in linea con gli obiettivi e gli obiettivi chiave che ti sei prefissato di raggiungere in accordo con lo sponsor del progetto e / o stakeholder chiave.

Perché è importante una carta del progetto?

Oltre a svolgere queste funzioni principali, ci sono alcuni altri vantaggi nell'avere una carta del progetto.

Rende chiaro lo scopo del progetto?

Poiché una carta del progetto espone esplicitamente il business case per il progetto, significa che tutti sanno come il progetto contribuisce agli obiettivi strategici del quadro generale dell'azienda. Assicura che il tuo progetto non stia solo spuntando caselle arbitrarie, ma stia effettivamente facendo qualcosa che avrà un impatto sugli obiettivi generali dell'azienda.

Ti aiuta a identificare i tuoi stakeholder

La carta del progetto gioca un ruolo davvero importante nella formulazione del piano di gestione del progetto in generale, ma una delle aree in cui è particolarmente utile è nell'aiutarvi a identificare tempestivamente gli stakeholder chiave del progetto.

Non appena il tuo project charter è stato completato, puoi iniziare a fare il tuo analisi degli stakeholder, il che significa che puoi iniziare a coinvolgere le principali parti interessate in tandem con la creazione del tuo piano di progetto.

Conferisce autorità al project manager

Va bene, va bene, "conferire" qualsiasi cosa può iniziare a suonare un po 'medievale. Ma sia che tu lo conferisca, lasci in eredità, lo doti o lo concedi, la tua carta del progetto conferisce ufficialmente al tuo project manager l'autorità sul progetto. Ciò significa che hanno il potere di pianificare e controllare il progetto e stabilisce il loro ruolo per il resto del team di progetto e delle parti interessate.

È la tua stella polare

Ok, abbiamo già accennato a questo, ma vale la pena ripeterlo. Sebbene il tuo piano di progetto sia ottimo per vedere se sei in linea con attività e tempi, a volte tutti quei dettagli minuti possono essere più di una distrazione.

La tua carta del progetto, d'altra parte, è l'essenza assoluta del tuo progetto. Quindi, se non sei mai sicuro che qualcosa ti stia guidando nella giusta direzione o ti stia portando fuori strada, la carta del tuo progetto aiuta te e il tuo team a tagliare il rumore e rivalutare se il lavoro che stai facendo è in linea con i tuoi obiettivi finali.

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Cosa è incluso in una carta del progetto?

Quindi cosa c'è effettivamente nella carta del progetto?

La carta del tuo progetto è una panoramica di alto livello, ma può comunque coprire molte aree. Ecco alcuni elementi della carta del progetto che dovresti considerare di includere nel documento della carta del progetto:

Lo scopo del tuo progetto. Perché stai facendo? Quali sono gli scopi e gli obiettivi? Prova a riassumere in una concisa dichiarazione di obiettivo. E rendilo specifico! Confronta i seguenti:

  • Una cattiva dichiarazione di obiettivo:

    “Vogliamo che questo progetto aumenti le entrate ".

  • Una dichiarazione di obiettivo migliore:

    “Questo progetto mira a fornire un nuovo prodotto al mercato X nel tempo Y per aumentare le nostre entrate dello Z% entro 2 anni ".

Assicurati di essere chiaro su cosa stai facendo e perché, perché la giusta dichiarazione dell'obiettivo può dare il tono a tutto il resto. (Nessuna pressione!)

Che aspetto ha il successo. Cosa speri di ottenere con questo progetto? Questo è un buon momento per iniziare a pensare kPI misurabili così puoi creare un piano di progetto che soddisfi concretamente i tuoi criteri di successo.

I protagonisti. Potresti non conoscere ancora tutte le persone coinvolte, ma dovresti sapere abbastanza per iniziare: sponsor del progetto, project manager e qualsiasi altro stakeholder chiave. Questo è un buon momento per elencarli, così come i loro ruoli specifici all'interno del progetto.

Rischi che hai identificato. Ancora una volta, ne scoprirai di più man mano che arricchisci il tuo piano di progetto, ma questo è un buon posto per riconoscere eventuali rischi di alto livello che conosci già dall'inizio.

Risultati chiave. Che cosa devi effettivamente fornire come parte di questo progetto?

Panoramica di alto livello delle risorse (budget e potere delle persone). Se sono già presenti risorse pre-approvate assegnate a questo progetto, annotale nella carta del progetto in modo da sapere con cosa stai lavorando.

Una pianificazione riepilogativa di primo livello. Puoi approfondire l'essenziale in seguito, ma è utile delineare un arco temporale di base per il tuo progetto, oltre a tracciare qualsiasi tappe fondamentali lungo il percorso. (Questo può essere in astratto per la carta del progetto, ad es. Mese 1, Mese 2 e può diventare più specifico quando si tratta del piano del progetto.)

Ricorda, l'obiettivo qui non è approfondire nessuno dei precedenti; puoi farlo nel piano del progetto. Invece, il tuo obiettivo è coprire un terreno sufficiente per allineare tutti i principali stakeholder e portare tutti sulla stessa pagina sullo scopo, l'ambito e l'ampiezza del progetto, in modo che possano intraprendere il progetto con sicurezza.

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Come scrivi una carta del progetto?

Ora per la stesura effettiva della carta del progetto. Indipendentemente dagli elementi che decidi di includere o escludere dall'elenco precedente, ecco alcuni suggerimenti generali da tenere a mente mentre lo scrivi

Acquisisci familiarità con il modo in cui lo fa la tua organizzazione

Sfrutta al massimo le risorse dei processi organizzativi esistenti che hai a disposizione. Ci sono esempi precedenti di project charter a cui puoi attingere? Il tuo dipartimento ha un modello di carta del progetto?

Esempi e modelli possono davvero aiutarti a farti un'idea di come vengono fatte le cose e di cosa è importante per la tua organizzazione, in modo da poter seguire l'esempio e iniziare con il piede giusto.

Scrivilo in un linguaggio semplice e di facile comprensione

Quando stai scrivendo la carta del tuo progetto e spiegando l'importanza del tuo progetto, può essere allettante usare parole fantasiose e una terminologia complicata per far sembrare le cose più impressionanti. Ma in realtà, più semplice è la lingua, meglio è, soprattutto quando si tratta della carta del progetto.

Spazzola via la lanugine. Elimina le affermazioni selvagge che in realtà non significano nulla o si applicano al tuo progetto. ("Questo progetto aumenterà la sinergia e ci consentirà di sfruttarla per il massimo impatto" ... scusate, cosa?) Ditelo così, senza gergo, in modo che chiunque possa leggere la carta del progetto, capire lo scopo del progetto e sapere perché questioni. Ciò ha l'ulteriore vantaggio di rimuovere l'ambiguità e non lasciare spazio all'interpretazione, il che è particolarmente importante nella gestione del progetto, dove una comunicazione buona e chiara è fondamentale.

Se non puoi farlo? Continua a lavorare e ridurre le cose finché puoi. È più difficile di quanto sembri, ma ti costringe a distillare ciò che stai effettivamente cercando di fare fino alla sua essenza più pura - e più potente.

Mantieni il tuo piano di progetto vicino e la carta del tuo progetto più vicina

Ok, forse non più vicino. Ma affinché la tua carta del progetto funzioni davvero, non può essere semplicemente messa in un cassetto metaforico. È necessario mantenerlo in un punto centrale dove tu, i tuoi sponsor e il tuo team di progetto potete consultarlo quando necessario.

Ecco dove piace un'area di lavoro per la collaborazione sui contenuti Spazi di lavoro di squadra torna utile. Ti consente di conservare i tuoi documenti importanti, come la carta del progetto, in uno spazio di lavoro condiviso e centralizzato, in modo che tutti sappiano dove trovare le informazioni di cui hanno bisogno.

Puoi anche usare caratteristiche e formattazione come pannelli informativi, gallerie di immagini e chip di stato per rendere la documentazione più coinvolgente e contrassegnare quelli critici come Lettura richiesta così puoi essere certo che i tuoi stakeholder non perdano mai un aggiornamento importante.

E per la tua carta del progetto, l'integrazione tra Teamwork Spaces e Teamwork è particolarmente utile, permettendoti di collegare la documentazione del tuo progetto principale in Teamwork Spaces con il tuo piano di progetto quotidiano in Teamwork.

(Scopri di più sull'utilizzo di Teamwork Spaces per la fase di ideazione e iniziazione nel nostro ebook!)

Una buona carta del progetto può preparare il terreno per l'intero progetto, quindi prenditi il tempo per farlo bene.

E una volta che l'hai fatto? È ora di trasformarlo in un piano di gestione del progetto che significa affari.

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