Come gestire più progetti contemporaneamente

Sarebbe bello pensare che se sai come gestire più attività contemporaneamente, sai anche come gestire più progetti contemporaneamente.

Gestione di più progetti

Sarebbe bello pensare che se sapessi come farlo gestire più attività contemporaneamente, sapresti anche come gestire più progetti contemporaneamente.

La realtà è che bilanciare più progetti è un animale leggermente diverso. Mentre le attività in un progetto sono solitamente gestite e svolte dalle stesse persone all'interno di un processo di gestione del progetto ermetico, più progetti simultanei sono spesso tenuti in gran parte separati, con le proprie configurazioni di team e project manager.

In questa guida, parliamo dei fattori che aggiungono complessità alla gestione di più progetti e di come accogliere questi complicatori nella gestione del progetto.

Qual è il modo più efficiente per gestire più progetti contemporaneamente?

A nostro avviso, la strategia più efficace per gestire più progetti contemporaneamente è riunire tutti i progetti del tuo team in un unico sistema.

Usiamo specificamente la parola sistema, perché è importante che i diversi progetti e fattori situazionali al suo interno possano comunicare e adattarsi l'uno all'altro. Il sistema dovrebbe essere in grado di rispondere a livello di progetto a eventi quali:

  • Modifica della disponibilità dei membri del team

  • Modifica della disponibilità delle risorse

  • Modifica delle dipendenze tra i progetti

Molte organizzazioni utilizzano software di gestione dei progetti per aiutarle a gestire più progetti. (Dovremmo sapere: la gestione del lavoro è ciò che facciamo.)

Alcuni project manager preferiscono ancora gestire più progetti alla vecchia maniera, con calendari e grafici stampati, ma la maggior parte sarebbe d'accordo con il software che ha un maggiore potenziale di efficienza e precisione.

Condivisione di persone e risorse tra i progetti

Una delle sfide intrinseche della gestione di più progetti è tenere traccia delle risorse del tuo team. Ogni volta che l'allocazione di risorse di un progetto viene aumentata, ciò riduce la disponibilità di risorse per gli altri progetti attivi del team. Al contrario, se un progetto viene completato entro il budget, più risorse possono diventare disponibili per altri progetti.

Il tempo dei membri del team è una risorsa che ogni team dovrà condividere tra più progetti. Chi lavorerà su quale progetto e quando lo faranno?

La piattaforma di Teamwork facilita l'allocazione delle persone con il carico di lavoro, una dashboard in cui i project manager possono visualizzare la disponibilità di ogni membro del team e assegnare o riassegnare loro attività. Ciò garantisce che tutti possano essere utilizzati al meglio del proprio potenziale e potrebbe aiutare a evitare che i membri del team di star finiscano nel bel mezzo di un tiro alla fune tra i progetti.

Altri esempi di risorse che un team potrebbe dover condividere tra i progetti includono budget, capacità di produzione, spazio di archiviazione e accesso ai canali di marketing. Poiché le risorse più pertinenti variano tra i settori, spetta alla leadership di ciascun team stabilire quali risorse devono essere monitorate come parte della gestione del progetto.

Le cose possono diventare interessanti quando i requisiti di risorse di un progetto cambiano in modo imprevisto, soprattutto se ciò accade quando le risorse del team sono già utilizzate al massimo. A volte capita che un progetto possa andare avanti solo se è possibile tagliare il budget delle risorse per un altro progetto.

L'allocazione delle risorse può causare conflitti tra i project manager i cui rispettivi progetti necessitano entrambi di una fetta della stessa deliziosa "torta di risorse". In questi casi, spetta agli stakeholder senior mediare tra i progetti e arrivare a una risoluzione basata sul valore, le esigenze e la priorità di ogni progetto.

Gestione delle dipendenze tra i progetti

La consegna di un progetto potrebbe essere possibile solo dopo che un altro progetto, o una parte di un altro progetto, è stato consegnato. Ad esempio, potrebbe essere necessario completare il progetto di un brand per la creazione di un nuovo sito Web prima che sia possibile completare anche un progetto separato per il lancio di un nuovo prodotto.

La maggior parte dei project manager ha familiarità con l'idea delle dipendenze tra le attività in un progetto. Tuttavia, le dipendenze tra i progetti devono essere gestite in modo diverso. Potrebbero esserci diversi project manager che guidano i progetti, nel qual caso è fondamentale avere una comunicazione chiara e completa tra i project manager. Ciò può essere incoraggiato organizzando regolari chiamate di recupero tra i project manager, dove gli aggiornamenti di stato sulle dipendenze sono in cima all'agenda.

Il modo migliore per identificare le dipendenze tra i progetti è la pianificazione dettagliata del progetto. In particolare, i project manager dovrebbero cercare di far emergere potenziali dipendenze durante le interviste alle parti interessate.

Gestione degli obiettivi e delle scadenze di più progetti

Per alcuni membri senior del team, la parte più importante della gestione di più progetti è garantire il completamento degli obiettivi e il rispetto delle scadenze. Ciò è facilitato al meglio da una visione analitica di alto livello di tutti i progetti del team. La visualizzazione dovrebbe mostrare informazioni in tempo reale su punti chiave come scadenze e "pietre miliari" per ogni progetto attivo.

A questo livello, la gestione di più progetti si fonde con l'Enterprise Project Management (EPM), la vocazione a gestire tutti i progetti di una grande organizzazione. I membri del team responsabili di EPM tendono a non gestire alcun progetto particolare a livello granulare. Invece, esaminano le metriche di alto livello per ogni progetto e le misurano rispetto agli obiettivi generali dell'organizzazione.

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