Come preparare un report di gestione del progetto

Un rapporto sulla gestione del progetto è uno strumento essenziale per la gestione del progetto.

Come preparare un report di gestione del progetto

Un rapporto sulla gestione del progetto è uno strumento essenziale per la gestione del progetto.

Fornisce una panoramica riepilogativa dello stato del progetto che puoi condividere con le parti interessate, i clienti e i membri del team. Idealmente, il report del progetto è lungo solo una o due pagine. E garantisce che tutti possano valutare rapidamente cosa è in programma e cosa è in ritardo o in ritardo.

Una buona comunicazione, gestione e organizzazione sono fondamentali per essere efficaci gestione di progetto. Rapporti regolari sulla gestione del progetto aiutano a garantire che il tuo progetto rimanga sulla buona strada. Inoltre, puoi utilizzare i rapporti di progetto per gestire i rischi, nonché monitorare i budget e le tempistiche.

Inoltre, il report del progetto può fungere da strumento di registrazione delle decisioni e delle azioni passate.

La frequenza del rapporto sulla gestione del progetto dipende dalle dimensioni e dalla complessità del progetto. Il reporting mensile è un requisito minimo per la maggior parte dei progetti e molti producono rapporti sullo stato settimanali.

È inoltre buona pratica produrre rapporti di gestione del progetto durante l'intero ciclo di vita del progetto.

Quali informazioni devono essere incluse in un rapporto di gestione del progetto?

Lo scopo del rapporto è aggiornare tutto stakeholder del progetto sullo stato di avanzamento e identificare eventuali problemi principali che potrebbero essere emersi.

I dettagli possono variare da progetto a progetto, ma tutti i rapporti di gestione del progetto dovrebbero includere le seguenti informazioni:

L'obiettivo è fornire un'istantanea di alto livello di dove si trovano le cose. Gli stakeholder del progetto vogliono essere in grado di vedere a colpo d'occhio lo stato del progetto. Assicurati che il rapporto del tuo progetto identifichi chiaramente quanto segue:

  • Una valutazione dei progressi del progetto rispetto al piano di progetto: il progetto è in anticipo o in ritardo rispetto alla pianificazione?

  • Un riepilogo delle attività completate e qual è il prossimo passo in programma: il completamento complessivo delle attività è in linea con i tempi?

  • Un riepilogo dei costi effettivi rispetto al budget: il budget è eccessivo o insufficiente?

  • Una panoramica dei rischi del progetto e degli eventuali problemi identificati: il profilo di rischio del progetto è cambiato richiedendo un'azione?

  • Inoltre, eventuali punti di azione o cose da fare che richiedono attenzione.

Suggerimenti su come scrivere un rapporto sulla gestione del progetto

Sii breve e semplice. Le parti interessate del progetto non vogliono impantanarsi in troppi dettagli. Il rapporto dovrebbe fornire una panoramica accessibile dello stato del progetto. Un documento settimanale di 20 pagine rimarrà semplicemente non letto.

Sii conciso ed evita il gergo tecnico. Non tutte le parti interessate avranno familiarità con gli acronimi o i termini tecnici del progetto. Rendilo una lettura facile per tutti usando il linguaggio quotidiano.

Rendilo visivo. Grafici, grafici e diagrammi daranno vita ai dati, rendendoli molto più accessibili. In Teamwork, i rapporti sulla gestione del progetto sono codificati a colori per mostrare lo stato se è completato, attivo o in ritardo. Ciò rende più facile per gli stakeholder del progetto vedere a colpo d'occhio dove si trovano le cose.

Sii onesto riguardo al progresso. Se il progetto è in ritardo sulla pianificazione o è fuori budget, è meglio essere in anticipo. Dopotutto, prima viene identificato un problema, prima può essere risolto e il progetto può andare avanti.

Evidenzia eventuali punti di azione. Rendilo facile per gli stakeholder del progetto. Se un cliente, un membro del team o uno stakeholder deve fare qualcosa, identificare chiaramente cosa è richiesto, da chi e quando.

Reporting sulla gestione del progetto: conclusione

Un rapporto di gestione del progetto ben preparato è uno strumento eccellente per tenere tutti aggiornati. Inoltre, ti aiuterà a gestire efficacemente il progetto e mantenerlo in carreggiata.

Per ulteriori informazioni e consigli sulla gestione del progetto, consulta il nostro cartella di lavoro per la gestione del progetto.

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