Piano di progetto di base

C'è sempre una buona probabilità che un progetto cambi i suoi parametri man mano che procede, in risposta a fattori come i dati raccolti, le lezioni apprese e i nuovi sviluppi nella società, nell'economia o in un settore pertinente.

Perché ogni progetto necessita di un piano di progetto di base

Ch-ch-ch-ch-cambia. C'è sempre una buona probabilità che un progetto cambi i suoi parametri man mano che procede, in risposta a fattori come i dati raccolti, le lezioni apprese e i nuovi sviluppi nella società, nell'economia o in un settore pertinente.

Per parafrasare David Bowie, i team di progetto devono voltarsi per affrontare il cambiamento. Possiamo farlo concordando aggiornamenti al piano di progetto, mentre un progetto è in corso. Ad esempio, potresti aumentare il budget per aiutare un progetto a superare gli standard di un nuovo operatore nel settore; oppure potresti ridurre l'ambito di un progetto, se la consegna si rivela più difficile del previsto.

La modifica di un progetto comporta il rischio di sovrasterzo in una direzione o nell'altra. Questo può rendere un progetto incapace di fornire contro i suoi fattori critici di successo.

Come creare un piano di progetto di base

Per mantenere il cambiamento entro i parametri richiesti per il successo, dobbiamo fare qualcosa chiamato base del progetto. Ciò significa mettere una cifra sui vincoli più importanti con cui il progetto deve lavorare, che di solito includono:

  • Baseline temporale: quanto tempo ci vorrà?

  • Baseline dell'ambito: quali sono i nostri risultati?

  • Baseline dei costi: qual è il nostro budget? (E quanto può aumentare questo in risposta al ROI o al ROI previsto?)

  • Baseline di qualità: quali sono gli standard che il progetto deve soddisfare? (Questo componente di base non viene utilizzato così regolarmente come tempo, ambito e costo: puoi o meno scegliere di includerlo.)

Le risposte a queste domande dovrebbero essere concordate reciprocamente da tutte le parti interessate coinvolte in un progetto pianificato. Fallo accuratamente nel corso di più riunioni, prima dell'inizio del progetto.

Le cifre fornite per i diversi componenti della linea di base possono essere considerate come formare congiuntamente un piano di progetto di base. Pensa a loro come a un metro sul quale misurare qualsiasi cambiamento futuro del progetto.

I piani di progetto di base hanno spesso bisogno di essere aggiornati, attraverso modifiche alla pianificazione, ai risultati finali o al budget. Ogni volta che ciò accade, il project manager dovrebbe creare un nuovo documento che delinei il piano aggiornato e aggiungere il piano di progetto di base in uscita a un archivio contenente tutte le iterazioni precedenti.

Perché è importante avere un piano di progetto di base

Tenere un registro delle iterazioni del piano di progetto di base è utile per gestire il cambiamento. Consente al project manager e agli altri stakeholder di valutare, a colpo d'occhio, quanto il progetto si è allontanato dalla linea di base iniziale e se questo rappresenta o meno un livello o una variazione accettabile. Per dirla più semplicemente, ci aiuta a rispondere alle domande: dove siamo adesso e quanto siamo lontani da dove dovremmo essere?

Quando un progetto mostra troppa varianza dal suo piano di progetto di base iniziale, questo può rivelare al team di progetto alcune dure verità. La loro pianificazione potrebbe essere stata irrealistica o forse il progetto non è stato eseguito in modo efficace. D'altra parte, se un progetto è ben avviato e c'è poca variazione rispetto al piano di base del progetto iniziale, possiamo dedurre che il progetto è in buona salute, almeno per quanto riguarda i fattori utilizzati nella definizione di base del progetto. Alcuni project manager si riferiscono a questo processo di analisi come "pianificato vs. effettivo".

I piani di riferimento del progetto (e il processo complessivo di definizione di base del prodotto) sono parte integrante della gestione efficace del progetto. Tutti i progetti devono seguire il flusso, ma con un piano di riferimento del progetto in atto, avrai una bussola per aiutarti a navigare nelle correnti di cambiamento nel tuo progetto.

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