In che modo Teamwork Spaces ha trasformato la comunicazione e la collaborazione di YMtech

Maggiori informazioni
Nome dell'azienda
YMtech
Settore
IT
Sede principale
Melbourne, Australia

Undici anni fa, Yuri Miloslavsky ha fondato YMtech, un'agenzia digitale specializzata in soluzioni IT che aiutano le aziende a funzionare in modo più fluido. Ma quando la tecnologia è cambiata, Yuri sapeva che anche i processi interni di YMtech dovevano cambiare. Ecco come YMtech ha aggiunto Teamwork Spaces al proprio stack tecnologico per creare un hub di documentazione che potesse crescere con loro.

Ostacoli di comunicazione

Una delle maggiori sfide per i proprietari di piccole imprese è la condivisione delle informazioni e YMtech ha sentito la lotta.

Sia che le informazioni si spostassero dai manager ai membri del team, dai membri del team ad altri membri del team o dai membri del team ai clienti, le informazioni cruciali venivano rilasciate lungo il percorso. Sapevano di aver bisogno di una posizione centrale di facile accesso per scambiare idee e aggiornamenti perché tutti passavano troppo tempo a ripetere le stesse informazioni oa cercare i dettagli di cui avevano bisogno.

" “Senza un'adeguata comunicazione, abbiamo avuto un vero problema di produttività ", ha detto Yuri.

“Il problema è iniziato con noi, ma si è concluso con un cattivo servizio a un cliente finale. Non abbiamo documentato adeguatamente l'interazione iniziale con il cliente e quando i rappresentanti dell'azienda hanno risposto, mancavano le informazioni chiave, quindi il cliente doveva ripetere ciò che aveva detto. Questo non ci ha fatto sembrare professionali. "

Le conversazioni e i file potevano essere ovunque: nelle e-mail, nelle app di messaggistica o nei documenti e non c'era molta coerenza su dove si trovavano o quando era necessario l'ultimo aggiornamento. Tenere insieme i materiali collaterali come note e collegamenti ai media è stata un'altra sfida.

Yuri non doveva cercare lontano una soluzione migliore. YM Tech stava già utilizzando Lavoro di squadra per le loro esigenze di gestione del lavoro, e lo vide Spazi di lavoro di squadra è stato recentemente aggiunto alla suite Teamwork come spazio di lavoro intuitivo per la collaborazione dei contenuti. Utilizzando Teamwork Spaces, i membri del team possono creare documenti condivisi e interattivi con widget e funzionalità originali che organizzano immediatamente le informazioni e memorizzano i materiali in un'unica posizione.

Strumenti per la trasformazione

Metà della sfida della comunicazione è offrire le informazioni giuste al momento giusto. L'altra metà sa se le informazioni sono state ricevute. Gli spazi di lavoro di squadra hanno risolto il problema con i suoi file Lettura richiesta caratteristica. Con la lettura obbligatoria, Yuri poteva essere certo che contenuti importanti come SOP, promemoria strategici e cambiamenti organizzativi potrebbero essere comunicati in modo rapido e coerente a tutto il team o all'azienda senza la necessità di riunioni ripetitive.

Le pagine possono essere assegnate a qualsiasi individuo o gruppo, che poi diventa seguace di quelle pagine. Se vengono apportate modifiche o aggiornamenti al contenuto, i follower ricevono un'e-mail che li avvisa di rileggere il materiale. Gli editor di qualsiasi pagina di lettura obbligatoria possono ottenere un rapporto su quante persone hanno letto la pagina, completo di elenchi filtrabili in modo che gli editor possano vedere chi ha ancora bisogno di leggere il materiale. Questi rapporti sono estremamente utili nella preparazione pre-riunione: gli editori hanno una buona idea di quale materiale dovrebbe essere familiare ai membri del team o ai clienti in anticipo.

Il team di YMtech ha scoperto che i verbali delle riunioni per clienti e membri del team sono stati completamente trasformati con Teamwork Spaces. Avere una posizione centrale per le note sulla riunione consente a chiunque di inserire le informazioni in un formato coerente e ben organizzato. Yuri e i membri del suo team hanno ora maggiori probabilità di tenere un registro molto migliore delle discussioni interne e rivolte ai clienti e quindi di condividerle facilmente. Non importa chi abbia avuto il contatto iniziale con il cliente, le conversazioni di follow-up di Yuri sembrano professionali e ben preparate.

" “All'interno del nostro team, il formato delle note della riunione ci ha aiutato a passare dall'idea all'azione molto rapidamente ", ha detto Yuri. "Tutti escono dalla riunione sapendo esattamente cosa devono fare dopo".

Una delle funzionalità più utili per YMtech è l'integrazione tra Teamwork Spaces e Teamwork. Utilizzando uno dei widget, gli editor possono incorporare istantaneamente un fileTeamwork task list in a document. Yuri uses this feature to give each project more clarity and direction. Keeping pace with change

La scelta di Teamwork Spaces come piattaforma dedicata per la collaborazione dei contenuti e la condivisione delle informazioni ha eliminato molte delle difficoltà dalla comunicazione, sia per gli scambi interni che rivolti ai clienti.

Yuri può dire che i suoi dipendenti sono meglio informati su SOP, politiche, cambiamenti organizzativi e strategie chiave, il che consente di risparmiare tempo precedentemente utilizzato per rispondere a domande su come completare correttamente il lavoro. Ora i membri del suo team hanno la libertà di lavorare in modo più indipendente e dedicare più ore al lavoro creativo o alla risoluzione dei problemi.

" “Gli spazi di lavoro di squadra mi consentono di vedere esattamente quali informazioni sono state consumate e cosa è sfuggito alle fessure ", ha affermato Yuri. “Prima inviavo informazioni importanti e non ho mai avuto conferma se fossero state effettivamente lette. Adesso lo so." Oggi, Yuri non si chiede mai se i nuovi dipendenti stiano ricevendo una formazione coerente perché il materiale che stanno leggendo è esattamente lo stesso, anche quando viene rivisto per adattarsi alla capacità di YMtech di adattarsi al mercato. Man mano che le innovazioni avvengono, Yuri può creare un aggiornamento e informare tutti contemporaneamente.

I risultati sono evidenti. L'utilizzo di Teamwork Spaces come piattaforma centrale per la collaborazione, la discussione e gli incarichi individuali ha dato all'intero team più direzione e motivazione. Man mano che ogni progetto si evolve, tutti rimangono aggiornati su nuove attività e risultati stabiliti.

“Tutto nel business cambia, che si tratti di politiche HR, revisioni di progetti, processi di sviluppo o standard di settore. Nel momento in cui puoi documentarlo, puoi implementare e incorporare quel cambiamento con tutti i tuoi stakeholder. Questo è un progresso. "

– Yuri Miloslavsky, fondatore e amministratore delegato di YMtech

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