Storie dei clienti / GO Creative

Teamwork Desk libera GO Creative dal sovraccarico di email

Maggiori informazioni
Nome dell'azienda
GO Creative
Settore
Agenzia di marketing e web
Sede principale
Queensland, Australia

GO Creative è un'agenzia di marketing e web dedicata alle esigenze delle piccole imprese. Dal loro quartier generale a Brisbane, in Australia, costruiscono siti Web per aziende locali, quindi si occupano del lavoro dietro le quinte: manutenzione del sito Web, SEO, CRO, e-commerce, marketing, automazione e altro ancora.

Quando GO Creative si è iscritto a Teamwork Desk nel 2018, era alla ricerca di una soluzione di assistenza clienti economica che tenesse il passo con il loro team in crescita. Il direttore Grant O'Neill sapeva che il sistema di ticketing che avevano utilizzato non era la soluzione migliore e aveva bisogno di una soluzione che offrisse al proprio team di supporto più strumenti per tenere traccia delle domande in arrivo. Quello che non si aspettava era che Teamwork Desk avrebbe risolto le esigenze di comunicazione dell'intera azienda.

Sovraccarico di posta elettronica

Prima che l'adozione di un sistema di help desk diventasse lo standard del settore, GO Creative stava provando valorosamente a gestire la propria casella di posta. Il loro team di multitasker ha tenuto il passo come meglio poteva, ma c'erano troppe e-mail da parte dei clienti e discussioni avanti e indietro dietro le quinte mentre cercavano di dare le risposte più precise. Man mano che il team cresceva, cresceva anche il volume delle comunicazioni.

Grant voleva un software con una casella di posta in arrivo condivisa, in modo che chiunque in GO Creative potesse prendere un'e-mail e spostarla in avanti. Il suo team aveva attraversato diverse situazioni in cui un messaggio era andato perso o ritardato perché era stato indirizzato a una persona che era in vacanza o che non aveva controllato di recente i propri account di posta elettronica.

" Le e-mail creavano ritardi inutili per il nostro team e i clienti. Sapevamo che dovevano esserci opzioni migliori.

Sperava di poter trovare una soluzione in grado di integrarsi con gli altri software utilizzati da GO Creative. In qualità di utente di Teamwork esistente, Grant era entusiasta di vedere che Teamwork Desk si sarebbe integrato completamente con la soluzione di gestione del lavoro di Teamwork e offriva funzionalità superiori ad altre soluzioni di ticketing che aveva provato. “Il tempismo è stato perfetto. Proprio quando avevo bisogno di scelte migliori, il lavoro di squadra era lì ", ha detto.

Comando sulla comunicazione

Grant ha scelto di adottare la combinazione vincente di Teamwork, Teamwork Desk e Teamwork Chat.

Grant trascorre gran parte della giornata in Teamwork Desk, rispondendo metodicamente alle e-mail e risolvendo le richieste invece di calpestare un fiume di e-mail. "Letteralmente tutto ciò che facciamo con ogni cliente è tramite Teamwork Desk. In realtà non usiamo nemmeno i nostri indirizzi email personali interni per scopi diversi da cose come l'accesso ai sistemi e l'iscrizione alle newsletter. Praticamente apro Teamwork Desk all'inizio di ogni giornata ed è sempre aperto ", ha affermato Grant.

Funzionalità avanzate che eliminano il disordine delle e-mail hanno reso Teamwork Desk la loro fonte di comunicazione centralizzata in tutta l'azienda. I ticket in entrata, dalle query alle richieste di progetto alle fatture, vengono immediatamente ordinati in caselle di posta intelligenti tramite indirizzo e-mail, stato o altre condizioni, in modo che i membri del team abbiano più informazioni a partire dalla prima interazione. GO Creative rimane al passo con le esigenze urgenti raggruppando i biglietti in una gamma di caselle di posta intelligenti, il che garantisce che non perdano una singola esigenza del cliente. Appunti può essere aggiunto direttamente nel ticket per accelerare la condivisione delle informazioni, che riduce gli scambi avanti e indietro quando si risolvono domande più impegnative.

Le integrazioni di Teamwork Desk, sia con il software Teamwork che con altre piattaforme che GO Creative utilizza frequentemente, sono state un enorme risparmio di tempo nel flusso di lavoro di tutti. Gli elementi utilizzabili sono chiaramente indicati utilizzando attività sui biglietti, che può essere visualizzato in Teamwork Desk o Teamwork e garantisce che i membri del team non debbano mai cambiare schermata per aggiungere le informazioni. Notifiche come conferme di pagamento delle fatture, registri delle attività del progetto e problemi del sito Web vengono automaticamente consegnate alle persone che devono vederle utilizzando trigger. Ancora una volta, non è necessario accedere ad altri software o tenere aperte più schede per assicurarsi che ogni dettaglio sia completato.

La combinazione di trigger, maggiore visibilità e stati personalizzati è stato davvero fondamentale per far risolvere rapidamente i ticket. Poiché Teamwork Desk può dare visibilità a più persone sui ticket in arrivo, non ci sono questioni in sospeso. I biglietti non languiscono più negli account di posta elettronica privati e ogni biglietto ha un promemoria automatico dello stato per il follow-up se rimane irrisolto per troppe ore o giorni.

" Sono estremamente orientato al processo, quindi ho utilizzato le funzionalità di Teamwork Desk per rendere infallibile tutto il possibile. Teamwork Desk mi permette di farlo, e alla fine di ogni giornata, il nostro obiettivo è quello di raggiungere la "casella di posta zero" dove non ci sono più biglietti che richiedono attenzione immediata. L'API aperta consente a GO Creative di connettersi con altri programmi su cui fa affidamento, come Zapier e il loro software di fatturazione preferito. Questa flessibilità offre loro più informazioni all'interno di Desk e minori possibilità che si insinuino errori.

Più felice e più veloce

Dopo aver abbandonato la confusione dell'email per Teamwork Desk, i flussi di lavoro, le decisioni, i tempi di risoluzione e la collaborazione del team di GO Creative sono notevolmente più rapidi. I membri del team possono coinvolgere rapidamente altri membri del team se hanno un problema ei clienti sono più contenti dei tempi di risposta alle loro domande. "Non c'è dubbio che Teamwork Desk ci abbia resi più efficienti, il che ci fa risparmiare e ci fa guadagnare", ha detto Grant.

I membri del team stanno collaborando in modo più efficace e imparano a risolvere i problemi da soli. Le note e le attività forniscono indicazioni chiare e immediate sui passaggi successivi necessari, il che aiuta i membri del team a capire rapidamente quali colleghi sono esperti interni su determinati argomenti. C'è meno tempo di attesa per le risposte dei clienti, il che crea maggiore fiducia e competenza al volo.

L'affidabilità di Teamwork Desk ha offerto a GO Creative l'opportunità di continuare a trovare modi innovativi per completare il proprio lavoro in meno tempo, senza complicate soluzioni alternative o costanti interruzioni di copia e incolla per trasferire le informazioni in una piattaforma diversa.

" Non posso credere che siamo mai sopravvissuti senza Teamwork Desk. Dipendiamo da esso ogni giorno per la comunicazione interna ed esterna e l'automazione mantiene al loro posto tutti i piccoli pezzi della nostra attività.

– Grant O’Neill, Direttore di GO Creative

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