Storie dei clienti / Special Olympics World Games Abu Dhabi 2019

Come Teamwork ha alimentato gli Special Olympics World Games Abu Dhabi 2019

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Intervistato
Clayton D’Costa, Director of planning and Integration
Shekhar Tamasker, Section Head of Scheduling and Reporting
Nome dell'azienda
Special Olympics World Games Abu Dhabi 2019
Settore
Sport
Numero di dipendenti
300+
Sede principale
Abu Dhabi, Emirati Arabi Uniti

Clayton D'Costa, Director of Planning and Integration, e Shekhar Tamasker, Section Head of Scheduling and Reporting, entrambi del Comitato Organizzatore Locale degli Special Olympics World Games Abu Dhabi 2019, ci raccontano come la flessibilità e la scalabilità del lavoro di squadra li hanno aiutati a gestire anni di pianificazione e riunire più reparti diversi per offrire un mega-evento eccezionale e su larga scala.

Preparazione importante

Offrire un'esperienza di evento incredibile richiede una grande quantità di pianificazione. Per un evento sulla scala degli Special Olympics World Games Abu Dhabi 2019, non solo gli organizzatori devono iniziare i preparativi con anni di anticipo, ma devono anche ottenere centinaia, se non migliaia, di persone di diversi team e settori allineati e in sincronizzazione.

Ciò significa che il loro software di gestione dei progetti doveva soddisfare una serie complicata di criteri. "Dal mio punto di vista come direttore della pianificazione, avevamo bisogno di un prodotto che fosse al centro del Comitato Organizzatore Locale (LOC)", ci ha detto Clayton D’Costa. “Ma doveva anche fare appello a una varietà di persone provenienti da diverse funzioni, dipartimenti e background. Abbiamo avuto un LOC senza precedenti in termini di diversità: 47 nazionalità diverse all'interno di un team di 305, 12 persone determinate, il 54% donne e con oltre un quarto dello staff Emirati ".

Per chiunque non abbia familiarità con il mondo dei grandi eventi, un comitato organizzatore è una cosa particolare, in quanto puoi praticamente avere la maggior parte delle occupazioni che puoi pensare rappresentate nell'edificio.

“Se pensi all'organizzazione di un evento importante, devi pensare alla costruzione, all'overlay, ai servizi medici, ai trasporti, alle comunicazioni, al marketing ... e queste sono solo alcune delle 40 funzioni che abbiamo ", ha spiegato Clayton.

Con tutto questo in mente, avevano bisogno di qualcosa che avesse la gestione del progetto al centro, ma che fosse ancora facile e intuitivo da usare per qualcuno che non proviene da un background di gestione del progetto per fare i conti con e utilizzare comodamente ogni giorno.

“C'è un'enorme curva di apprendimento con il tradizionale software di gestione dei progetti ", ha affermato Clayton. "Quando accedi, ti scoraggia, anche prima di aver fatto qualcosa. In generale, non sono i prodotti più attraenti da utilizzare quotidianamente e spesso non sono qualcosa che più di 300 persone possono utilizzare sin dall'inizio ".

La ricerca era in corso per trovare qualcosa di meglio.

Funzionalità interfunzionale

Clayton e Shekhar Tamasker, capo sezione pianificazione e reportistica, hanno iniziato a ricercare e testare una serie di diversi strumenti di gestione dei progetti. Hanno scoperto rapidamente che il lavoro di squadra era il più semplice da usare, pur offrendo le solide funzionalità di cui avevano bisogno.

“Siamo stati ispirati dal nostro amministratore delegato a pensare in modo diverso. Quindi, a seguito di una revisione approfondita delle opzioni sul mercato in base alle esigenze dei nostri utenti, abbiamo selezionato Teamwork. Con Teamwork, abbiamo un prodotto che può fare praticamente tutto ciò che volevamo e anche di più ", ha detto Shekhar.

Distribuirlo su una gamma così diversificata di utenti e team avrebbe potuto bloccare una tempistica già serrata, ma fortunatamente hanno scoperto che i team erano in grado di essere operativi con il minimo sforzo. "I nostri Program Delivery Manager hanno offerto formazione personalizzata e si è scoperto che, essendo il prodotto così com'è, non avevamo bisogno di molto altro", ha affermato Clayton.

All'interno di uno strumento, ogni squadra ha la libertà di lavorare nel modo che funziona per loro. "Non abbiamo mai veramente spinto una visione in termini di come le persone usano il lavoro di squadra", ha detto Clayton. Invece, ci sono un certo numero di responsabili della consegna del programma, ognuno dei quali è responsabile dei propri team e degli obiettivi rilevanti per parti specifiche dell'azienda.

“Nel realizzare il primo mega evento nella storia degli Emirati Arabi Uniti, abbiamo dovuto pensare in modo innovativo ", ha aggiunto Fatmah Alkaabi, Program Delivery Manager distaccato da Etihad Airways. “Il lavoro di squadra è molto diverso da alcuni degli altri prodotti disponibili in quanto ha capacità immense, ma allo stesso modo l'interfaccia utente è sottovalutata. Inoltre, i rapporti di Teamwork forniscono una soluzione self-service per interrogare i nostri dati e assicurano che non dobbiamo fare affidamento su fogli di calcolo ingombranti e analisi di tabelle pivot associate ".

Il nostro modo di implementare il lavoro di squadra è stato quello di istruire tutti sui numerosi modi diversi di fare le cose e lasciare a loro il compito di accedervi o manipolarlo come ritengono opportuno, in base alle proprie esigenze. Ad esempio, i team possono passare dalla visualizzazione elenco, alla visualizzazione lavagna o ai diagrammi di Gantt a seconda dei propri dati e preferenze.

Collaborazione su larga scala

L'utilizzo del lavoro di squadra ha contribuito a garantire che lo staff principale e migliaia di altri coinvolti nei Giochi lavorassero tutti insieme verso lo stesso obiettivo. Con eventi di questa portata, non c'è spazio per i ritardi e la comunicazione sincronizzata è vitale.

“Abbiamo dovuto realizzare questo progetto in un brevissimo lasso di tempo ", ci ha detto Clayton. “Un comitato organizzatore olimpico ha fondamentalmente dai cinque ai sette anni. Abbiamo organizzato questo importante evento, che è di dimensioni olimpiche - 200 nazioni, oltre 7.000 atleti, gareggiando in 24 sport in 10 sedi - in meno di due anni. Il lavoro di squadra era al centro di tutto ciò in termini di pianificazione. Era il nostro sistema centrale. "

Oltre ad aiutarli a raggiungere quegli obiettivi strategici a più lungo termine, Clayton ha anche escogitato un nuovo modo per usarlo sul campo per risoluzioni più immediate e a breve termine.

All'epoca dei giochi, abbiamo utilizzato anche Teamwork come sistema di gestione dei problemi operativi. Ad esempio, se avessimo una carenza di catering per i volontari, il nostro responsabile del catering potrebbe immediatamente - a terra, al centro della sede - aggiungere un'attività in Lavoro di squadra, e saremmo avvisati nel nostro centro operativo principale che avevamo un problema con la ristorazione. Ciò è stato aiutato dal fatto che i membri del team e i volontari potevano utilizzare l'app mobile invece di dover essere collegati a un desktop, consentendo loro di lavorare da qualsiasi luogo. "Al momento dei giochi, operiamo in più sedi. Ma anche se le persone fossero disperse, potrebbero accedere a Teamwork proprio lì, se necessario.

Alla fine, ci ha detto Clayton, il lavoro di squadra ha funzionato perché non solo li ha aiutati a facilitare la collaborazione e l'integrazione, ma perché li ha aiutati a rimanere fedeli ai propri valori.

“Penso che abbiamo infranto la norma ", hanno detto. "Abbiamo sempre detto di essere un comitato organizzatore EP²IC: ovvero, vogliamo offrire eccellenza, pioniere e passione, innovazione e collaborazione. Fondamentalmente, penso che il nostro successo con Teamwork sia dovuto al fatto che rimane fedele ai principi fondamentali della gestione del progetto, ma ci consente comunque di fare le cose in modo semplice ".

“È davvero diverso dai grandi progetti "tradizionali" ", ha spiegato Clayton. "Ad esempio, non abbiamo un percorso critico, di per sé. Dal punto di vista della pianificazione operativa eravamo adattabili: non potevamo fornire qualcosa ma avremmo comunque realizzato i Giochi. La flessibilità del lavoro di squadra ci ha davvero aiutato a tenere d'occhio il quadro più ampio e allo stesso tempo a gestire le complesse sfaccettature multifunzionali ".

Clayton e Shekhar ritengono che, come organizzazione, abbiano utilizzato solo circa la metà delle funzionalità di Teamwork. "Per me, questa è una buona cosa", ha detto Shekhar. "Se avessimo avuto bisogno di più funzionalità per le nostre operazioni di riepilogo, è bello sapere che era lì. Significa che possiamo sempre provare nuovi approcci e nuovi modi di vedere le cose, senza dover investire in un sistema diverso o trasferire tutti i nostri dati ".

Ma quando si arriva a questo? Avere flessibilità intorno al processo è stato indispensabile, ma alla fine tutto dipende dai risultati. "Sono i risultati che contano. E avere una soluzione davvero capace ed elegante a portata di mano è ciò che ci aiuta a realizzarla. "

Ciò che ci ha rassicurato durante la pianificazione pre-partita e le operazioni durante i giochi è stato il servizio clienti affidabile e tempestivo di Teamwork. Il sistema ha funzionato come promesso, ma ogni volta che si verificava un problema, Teamwork rispondeva e lo risolveva prontamente. - Shekhar Tamasker, capo sezione pianificazione e rapporti

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