Come Teamwork è diventato la soluzione all-in-one per Scopic

Maggiori informazioni
Nome dell'azienda
Scopic
Settore
Software
Numero di dipendenti
201 – 500
Sede principale
Rutland, Massachusetts, Stati Uniti

Scopic è una delle più grandi società di software virtuale al mondo, con quasi 250 membri del team remoto sparsi in 30 paesi diversi. La loro specialità sono soluzioni IT personalizzate per Web, dispositivi mobili e desktop per un'ampia gamma di settori, tra cui finanza, fitness, sanità, produzione e altro ancora.

Dopo aver lottato con quattro diversi strumenti di gestione dei progetti per aiutare a gestire oltre 150 progetti e quasi 250 membri del team distribuiti, Scopic ha scelto Teamwork come soluzione all-in-one. In questo caso di studio, abbiamo parlato con Tim Burr, fondatore e presidente di Scopic, per scoprire come il lavoro di squadra ha semplificato il processo di gestione dei progetti dell'azienda.

Strumenti diversi, flussi di lavoro divergenti

Tenere i progetti in pista prima che il lavoro di squadra fosse un lavoro complicato e che richiedeva tempo per il team Scopic. L'azienda aveva superato tutte le soluzioni di gestione dei progetti disponibili, con diversi team che si affidavano a quattro strumenti separati per gestire diversi aspetti del proprio lavoro, come comunicazione, pianificazione delle attività, monitoraggio del progetto e tempo di registrazione.

Lo strumento scelto da Scopic per la gestione della comunicazione con il cliente stava causando grossi problemi perché mancava di funzionalità di messaggistica avanzate. Il team stava spendendo tempo prezioso cercando di proteggere i clienti da documenti e discussioni che non li coinvolgevano.

Senza le impostazioni sulla privacy e il controllo granulare sui destinatari dei messaggi, i membri del team spesso dovevano creare progetti mirror o avviare discussioni tramite e-mail per evitare che determinate informazioni venissero condivise con tutti. Questo ha creato alcune situazioni molto imbarazzanti.

" Spesso, le persone aprivano una discussione privata sul progetto e inconsapevolmente inviano messaggi a tutti, incluso il cliente.

Oltre a questo, poiché il loro strumento precedente non disponeva di una funzione di tagging per filtrare e raggruppare gli elementi, l'ordinamento attraverso thread disorganizzati di conversazioni era un altro problema. Con discussioni aperte su più progetti, individuare informazioni specifiche era un compito arduo.

Un'altra sfida per il team Scopic è stata la produzione di report accurati e completi per i project manager. Con così tanti progetti attivi, monitorare e valutare i progressi era estremamente difficile, richiedendo un mosaico di metodi per raccogliere e condividere i dati.

“Innanzitutto, abbiamo utilizzato la posta elettronica per tenere traccia e archiviare i rapporti giornalieri e settimanali di ogni project manager. Quindi, abbiamo creato oltre 20 progetti per ogni project manager che in genere supervisionava da 4 a 6 progetti. Il processo è stato complesso ed estremamente dispendioso in termini di tempo, con una significativa comunicazione avanti e indietro. "

Una piattaforma per tutto

Quando Scopic ha deciso di aver bisogno di una soluzione migliore per le loro esigenze di gestione del progetto, un dipendente è stato incaricato di trovare un programma che potesse fare tutto. Le ci vollero più di 40 ore per completare la ricerca e la sua conclusione lo indicava Lavoro di squadra come la scelta migliore.

Un anno dopo, il team ha abbandonato tutti gli altri strumenti di gestione del progetto e fa affidamento interamente su Lavoro di squadra. Ora, i membri del team ei clienti comunicano esclusivamente all'interno di Teamwork. Le funzionalità di privacy e autorizzazione forniscono livelli più granulari di controllo sulla condivisione di messaggi e file, il che significa che le informazioni vengono condivise solo con i membri del team o i clienti che ne hanno bisogno.

“Quando si usano i messaggi, possiamo vedere intere conversazioni disposte di fronte a noi, permettendoci di taggare le persone per richiamare la loro attenzione. Se il nostro team usasse ancora la posta elettronica, si verificherebbero problemi di comunicazione e una ricerca infinita nei thread. "

La pianificazione delle attività e la creazione di report ora richiedono solo pochi clic invece di ore per inserire manualmente le informazioni, confrontarle con altri database e quindi cercare tutte le informazioni essenziali necessarie per produrre report utili per i manager.

" Il lavoro di squadra ci ha permesso di pianificare e gestire oltre 150 progetti per clienti a livello internazionale. Il software ha reso il nostro processo così semplice che non possiamo immaginare di lavorare senza di esso.

Processi migliori, clienti più felici

La risposta di ogni team e di ogni project manager di Scopic è stata straordinariamente positiva. Da quando è passato a Teamwork, Scopic sta riscontrando miglioramenti nel rispetto delle scadenze, nell'individuazione di informazioni importanti e nel rispetto del budget dei progetti.

“Abbiamo visto i progetti muoversi più rapidamente ei nostri clienti ora prendono una parte più attiva nel ciclo di vita del progetto. Come risultato dei nostri processi più efficienti, stiamo assumendo più progetti, il che ci ha permesso di far crescere la nostra attività e i nostri profitti ".

Lavoro di squadra sta anche aumentando la soddisfazione del cliente rendendo più facile per ogni cliente il check-in sull'avanzamento del progetto, fornire feedback e comunicare con il proprio project manager in un luogo centrale.

" Fondamentalmente, il lavoro di squadra è il nostro punto di riferimento quando si tratta di efficienza nei progetti sia esternamente che internamente. Non riesci a trovare un sistema migliore per un'azienda virtuale che si avvicini a ciò che offre Teamwork in termini di caratteristiche e prezzo.

– Tim Burr, fondatore di Scopic

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