Storie dei clienti / Moravian College

In che modo Teamwork aiuta i college a gestire progetti interdipartimentali

Maggiori informazioni
Nome dell'azienda
Moravian College
Settore
Formazione scolastica
Numero di dipendenti
700-1000
Sede principale
Bethlehem, Pennsylvania, Stati Uniti

Moravian College è un college privato di arti liberali a Bethlehem, Pennsylvania, con un dipartimento di marketing che necessitava di un processo più efficace per la pianificazione e la gestione di progetti di marketing per altri dipartimenti.

In questo caso di studio, abbiamo parlato con Mike Corr, Direttore del marketing e delle comunicazioni presso il Moravian College, per scoprire come introdurre Lavoro di squadra ha trasformato la collaborazione interdipartimentale e migliorato le prestazioni del team.

Il buco nero della posta elettronica

Il dipartimento Marketing e Comunicazione del Moravian College è responsabile della formazione del marchio del college e dell'ottimizzazione della sua reputazione relazioni pubbliche, media e attività di marketing. Un'ulteriore responsabilità del dipartimento è fornire materiale di marketing ad altri dipartimenti del campus.

Quando Mike Corr è entrato a far parte del Moravian College nel novembre 2016 come Direttore del marketing e della comunicazione, uno dei suoi primi obiettivi era trovare un sistema per tenere traccia delle dozzine di responsabilità e richieste di progetto che il dipartimento riceveva ogni settimana. A quel tempo, il team di marketing dipendeva interamente dall'email, il che rendeva la ricerca di richieste di progetti, documenti e altre informazioni un tempo sprecato.

Anche la collaborazione con i reparti che necessitavano di assistenza per le attività di marketing causava problemi a Mike e al suo team. Con le richieste di feedback e revisione che avvengono tramite telefonate, e-mail e conversazioni personali, è stato difficile tenere traccia di tutti questi scambi, apportare modifiche accurate e mantenere aggiornati gli stakeholder dei diversi dipartimenti sull'avanzamento del progetto.

" Quando sono entrato a far parte del Moravian College, il team utilizzava la posta elettronica per gestire progetti e condividere informazioni. Sono ancora stupito di quanto siano stati in grado di realizzare senza avere un software per tenere traccia di tutto!

Flussi di lavoro ottimizzati

Una delle prime modifiche apportate da Mike all'interno del dipartimento è stata l'implementazione di un software di gestione dei progetti per aiutare il suo team a collaborare, ottimizzare il flusso di lavoro e tenere traccia delle scadenze. Lavoro di squadra era la scelta più ovvia per Mike in quanto aveva utilizzato ampiamente il software durante i suoi anni con aziende private. Sebbene non avesse mai utilizzato il software in un ambiente accademico, era sicuro che avrebbe offerto al suo dipartimento gli stessi vantaggi che aveva sperimentato nel mondo aziendale.

Poiché il dipartimento di marketing del Moravian College lavora su progetti per altri dipartimenti, aggiunge ogni dipartimento come utenti a Teamwork. Ciò ha migliorato la trasparenza fornendo a tutti aggiornamenti immediati e in tempo reale sull'avanzamento del progetto. Funzionalità di privacy e autorizzazione all'interno di Teamwork garantisce che gli utenti di ogni dipartimento abbiano il permesso di accedere solo ad alcuni aspetti dei loro progetti, senza dare loro il permesso di visualizzare i progetti in corso per altri dipartimenti.

" Come team, vediamo chiaramente l'impatto del lavoro di squadra quando confrontiamo il tempo impiegato per completare i progetti con le nostre tempistiche odierne. I colli di bottiglia che in precedenza impedivano i progressi per giorni sono scomparsi perché stiamo collaborando con persone in altri reparti come se fossimo tutti nello stesso ufficio

Collaborazione intersettoriale

Sia che il dipartimento marketing del Moravian College stia lavorando a modelli per una nuova pagina sul sito web del college o stia pianificando una campagna da zero con il dipartimento di iscrizione, Teamwork ha semplificato il ciclo di feedback per le revisioni. Utilizzo dei commenti e del file editor di documenti, il team di marketing e le parti interessate in altri reparti possono commentare direttamente il materiale che stanno producendo senza inviare file aggiornati avanti e indietro.

Per Mike, un altro vantaggio del software è che offre al suo team la possibilità di farlo direttamente misurare la loro produzione e dimostrare il loro valore a coloro che esaminano i budget a livello di amministrazione e dipartimento.

“Utilizzando gli strumenti di reporting in Teamwork, possiamo trasmettere con precisione il valore offerto dal nostro team. È sempre difficile misurare il ROI nel marketing, ma il lavoro di squadra ci consente di quantificare il nostro impatto ".

Sebbene gli strumenti e le strategie di marketing che funzionano bene nel mondo aziendale non sempre funzionino altrettanto efficacemente per i team di marketing dell'istruzione superiore, Mike ha scoperto Lavoro di squadra per funzionare eccezionalmente bene in entrambi gli ambienti.

" Penso che più college e università dovrebbero esaminare più da vicino il lavoro di squadra. Ha dimostrato il suo valore per me nel mondo aziendale e so che è una delle tecnologie che ha un valore reale anche nell'educazione superiore.

– Mike Corr, Direttore del marketing e della comunicazione al Moravian College

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