Storie dei clienti / Liberty Marketing

In che modo la principale agenzia digitale del Galles ha utilizzato Teamwork per rendere responsabile il tempo del progetto

Maggiori informazioni
Nome dell'azienda
Liberty Marketing
Settore
Agenzia di marketing
Sede principale
Cardiff, Galles

Liberty Marketing è la più grande agenzia di marketing digitale del Galles, con 35 dipendenti che lavorano dalla sede centrale di Cardiff. L'azienda offre servizi tra cui SEO, PPC, PR digitali e content marketing a clienti come Penguin Books, Morphe Cosmetics e Universal Music Group. Liberty è stata selezionata come una delle migliori aziende per cui lavorare nel Regno Unito agli Employee Experience Awards 2020 e selezionata come Agenzia digitale dell'anno agli UK Agency Awards (i vincitori saranno annunciati entro la fine dell'anno!).

Nicci Beacham è entrata a far parte di Liberty Marketing come responsabile della qualità e delle risorse nel 2018. Il suo obiettivo principale era ottimizzare le operazioni e le risorse dell'agenzia.

“Il mio primo anno è stato dedicato alla ricerca di un nuovo sistema di gestione del progetto che fosse "il mio bambino" ", dice Nicci.

A questo punto, Liberty Marketing stava utilizzando uno strumento di gestione dei progetti chiamato WorkflowMax, che l'agenzia ha ritenuto inadatto allo scopo. "Non c'era chiarezza su ciò che le persone dovevano fare giorno per giorno, non potevamo davvero vedere quanto tempo il team stava registrando perché la funzionalità era piuttosto difficile da usare e c'erano problemi di adozione della piattaforma come il chip dei membri del team assente per incarichi di un mese invece che per scadenze ", afferma Nicci.

" C'erano un sacco di cose sulla piattaforma che non erano adatte allo scopo, quindi mi è stato assegnato il progetto per trovare qualcosa di meglio e, naturalmente, ho scelto Teamwork.

Mission Onboardable: implementazione di una piattaforma PM che funzioni per l'intero team

Liberty Marketing ha avuto difficoltà a convincere tutti i membri del team ad adottare completamente la sua precedente piattaforma di gestione dei progetti. Pertanto, un'eccellente esperienza di onboarding è stata uno dei punti chiave che Nicci stava cercando nella nuova soluzione dell'agenzia. " L'esperienza di onboarding con Teamwork è stata molto fluida. Il lato del servizio clienti è sorprendente. Ogni volta che invio un'e-mail, uno dei membri del team mi risponderà in giornata.

Fondamentalmente, l'onboarding è andato bene anche per il resto del team Liberty Marketing. Nicci ha condotto sessioni di formazione con gruppi di membri del team, tenuto corsi di aggiornamento e ha costantemente chiesto ai suoi colleghi il loro feedback e le loro domande sulla piattaforma. " È stato davvero fluido e dopo un anno di implementazione ora siamo più nella fase di utilizzo di tutte le funzionalità della piattaforma.

Ora stanno utilizzando le funzionalità di Teamwork, tra cui tag, condivisione di file, commenti e Teamwork Chat, il tipo di funzionalità che può davvero aiutare un team a lavorare insieme.

Come afferma Nicci: "Prima usavamo solo le capacità di base della piattaforma, ora la stiamo davvero adattando a come dobbiamo usarla come azienda".

Mission Approachable: gestione di progetti complessi

Secondo Nicci, uno dei principali vantaggi di Teamwork for Liberty Marketing è che ha reso i progetti complessi più gestibili. " Alcune piattaforme rendono davvero difficile lavorare visivamente con i progetti, perché una volta che hai inserito molte informazioni in un progetto, improvvisamente diventa davvero grande.

“In Teamwork, è davvero facile trovare le informazioni. Siamo stati in grado di estrarre rapporti su tutto ciò di cui abbiamo bisogno in termini di quanto tempo le persone stanno lavorando sulle cose, quindi possiamo approfondire quanto tempo ci vuole per fare determinate cose e perché, quali team stanno raggiungendo i loro obiettivi e chi sta offrendo ciò che dovrebbero essere ".

Per Nicci, sono le funzionalità "pane e burro" della piattaforma Teamwork che hanno fatto la differenza più grande quando si tratta di gestire grandi progetti.

“Le caratteristiche migliori sono probabilmente all'interno dei progetti in cui hai ogni singola attività e quindi puoi aggiungere attività nei progetti, assegnarle a persone, aggiungere scadenze, file, tempo stimato, descrizione e tag. Queste sono le cose su cui contiamo di più ". lei dice.

Responsabile della missione: monitoraggio del tempo effettivo su più client

Circa l'80% del lavoro dei clienti di Liberty Marketing avviene su base fiduciaria, quindi essere in grado di tenere traccia del tempo speso per il progetto di ogni cliente è particolarmente importante. " Abbiamo bisogno che i dipendenti tengano traccia del loro tempo, dobbiamo gestire i budget dei nostri clienti e dobbiamo essere in grado di aggiungere descrizioni dettagliate e allegati e avere conversazioni su attività diverse. Il team utilizza il monitoraggio del tempo all'interno del progetto ogni giorno per registrare esattamente quanto lavoro è stato svolto su ciascuna attività, per ogni cliente. I membri del team possono attivare il monitoraggio nel giro di pochi clic utilizzando il timer del lavoro di squadra, che possono lasciare in esecuzione sul desktop per un facile accesso.

Nicci ha anche utilizzato la funzione Project Time Budget per un maggiore controllo sul tempo speso sui singoli progetti. Budget del tempo di progetto rende più facile stimare quanto tempo è necessario per progetto, mostra in tempo reale come i progetti vengono monitorati rispetto al tempo loro assegnato e fornisce un avviso tempestivo quando un progetto sta finendo le ore di fermo del cliente. Soprattutto, mira a portare chiarezza sull'elemento di monitoraggio del tempo della gestione del progetto.

Migliore assorbimento di monitoraggio del tempo tra il team Liberty Marketing li ha aiutati a fare la giusta quantità di lavoro per ogni cliente.

" “Sono ancora più un sostenitore del lavoro di squadra di prima. " Il lavoro di Nicci sull'implementazione del lavoro di squadra presso Liberty Marketing ha fornito alla principale agenzia digitale del Galles una piattaforma di gestione dei progetti all'altezza del suo peso e delle sue ambizioni. Il processo di inserimento si è svolto senza intoppi e Nicci ora sta guidando l'agenzia attraverso l'adozione delle funzionalità più avanzate di Teamwork. I membri del team hanno monitorato il proprio tempo in modo più affidabile, il che ha reso più facile garantire la giusta quantità di lavoro per ogni cliente. E soprattutto, le funzionalità della piattaforma "pane e burro" come l'aggiunta di descrizioni, tag e file alle attività hanno reso più semplice la gestione di progetti complessi.

" Niente è come quello che ho visto. Con il lavoro di squadra, otteniamo una maggiore visibilità sulla capacità e sulle risorse disponibili del team, nonché una maggiore visibilità in termini di chi possiede un'attività e cosa deve essere fatto esattamente.

– Nicci Beacham, Project and Quality Manager, Liberty Marketing

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