Storie dei clienti / Illumina Interactive

Collaborazione rapida con Teamwork per Illumina Interactive

Maggiori informazioni
Nome dell'azienda
Illumina Interactive
Settore
eLearning
Sede principale
Canton, Massachusetts, Stati Uniti

Illumina Interactive è una società di sviluppo che fornisce soluzioni di e-learning personalizzate basate sulla tecnologia che trasformano le sfide educative e le esigenze di formazione dei propri clienti. Il loro elenco di clienti include giganti del settore come Dunkin ’Brands, Prestone, Nestlé, Biogen, Williams-Sonoma, State Street Bank, Dassault Systemes 3DS / SolidWorks, Boston Scientific e altri.

Abbiamo parlato con Jean Marrapodi, Senior Learning Architect, e Michael Getz, Presidente di Illumina Interactive, per capire come il loro team utilizza Teamwork per gestire efficacemente soluzioni di e-learning personalizzate per i loro clienti.

Archiviazione e blocchi di collaborazione

Diversi anni fa, il team si è reso conto che, pur continuando a sviluppare l'attività, aveva bisogno di una soluzione di gestione dei progetti più efficace a livello aziendale. I project manager utilizzavano strumenti e documenti disparati per tenere traccia delle risorse del progetto, dei programmi e delle scadenze e una varietà di mezzi per lo scambio di file con i clienti, ma facevano tutto senza una singola app in grado di coordinare tutte le parti mobili dei loro progetti.

Ogni team di progetto perdeva tempo nell'organizzazione di documenti in luoghi diversi, nella creazione e nell'aggiornamento di elenchi di attività e nel tenere traccia delle tappe fondamentali e dei progressi. "Non avevamo un'unica posizione per tutta la documentazione o il materiale del nostro progetto", ha affermato Michael. “Anche se avevamo server dedicati, una intranet ed extranet, i file venivano archiviati in più posizioni e cartelle e ogni project manager aveva il proprio sistema di archiviazione speciale. Ha funzionato, ma ogni giorno passavamo troppo tempo alla ricerca dei materiali di cui avevamo bisogno ".

Anche la collaborazione e la comunicazione con i clienti necessitavano di miglioramenti. Usare la posta elettronica e il file server condiviso per mantenere organizzati file e messaggi stava portando a termine il lavoro, ma spesso portava a versioni sovrapposte, e-mail che venivano sepolte nelle caselle di posta e problemi quando dovevano essere caricati file di grandi dimensioni per la revisione da parte del cliente.

" Avevamo bisogno di un modo migliore per portare avanti i nostri progetti. C'erano troppi materiali e messaggi difficili da rintracciare e avevamo bisogno di un modo più efficace ed efficiente per comunicare a tutti.

Migliore organizzazione e comunicazione

Durante la ricerca di una soluzione all-in-one, Illumina Interactive ha esaminato diverse opzioni software, ma ha deciso di dare uno sguardo più approfondito a Teamwork dopo che un altro professionista del settore lo ha suggerito. Jean ha subito riconosciuto le capacità di Teamwork Project e ne è diventato un campione all'interno dell'azienda.

Il lavoro di squadra offriva più funzionalità per semplificare i carichi di lavoro, ma Jean doveva assicurarsi che l'intero team fosse a bordo prima di effettuare il passaggio. “I nostri project manager hanno utilizzato Microsoft Project ed Excel per le pianificazioni dei progetti che hanno condiviso con l'intero team. Alcuni di loro non volevano davvero abbandonare quel software ", ha detto.

Inizialmente, alcuni membri del team si sentivano a proprio agio nell'usare Teamwork solo per la condivisione di file, fino a quando i nuovi dipendenti con esperienza nell'uso di software di gestione dei progetti non hanno mostrato loro le basi e hanno sperimentato in prima persona quanto semplice potesse essere impostare traguardi ed elenchi di attività all'interno di Teamwork. "Hanno capito come doveva essere utilizzato il lavoro di squadra e sono diventati evangelizzatori del prodotto per il resto del team", ha detto Jean.

Il punto di svolta è stata la possibilità di allegare documenti a compiti specifici. Invece di inseguire le versioni dei file nelle loro caselle di posta, chiunque ne abbia bisogno può semplicemente trovare la singola attività e il file aggiornato è proprio lì.

Anche la modifica è diventata più semplice con l'aiuto di Integrazione con Microsoft Office. I membri del team e i clienti possono apportare tutte le modifiche senza passare a un'altra piattaforma per salvare o trasferire file, il che consente di risparmiare ore di tempo ogni settimana.

" Ci piace poter lavorare sui documenti direttamente in Teamwork senza dover lottare con il download e il caricamento. Ha semplificato il modo in cui condividiamo file e feedback con i clienti In un progetto di esempio, il team ha utilizzato tutte queste funzionalità in combinazione con Vista tabellone proprio mentre stavano costruendo una serie di moduli di microlearning. Ogni pezzo di questo progetto doveva essere rivisto da alcune parti interessate e quindi passato alla fase successiva di valutazione, quindi l'hanno impostato sulla visualizzazione della lavagna con quattro colonne: Da revisionare, Revisione, Revisionato e Approvato. Ogni attività è stata assegnata a un membro del team specifico, che ha inserito un elemento nella colonna Revisione. Dopo che ogni stakeholder ha messo gli occhi sul documento e ha apportato modifiche, lo ha spostato alla colonna successiva. Trigger integrato in Teamwork notificava automaticamente alla persona successiva che era il loro turno di rivedere il documento, così i membri del team non dovevano ricordare agli altri membri del progetto di subentrare.

Meno punti di attrito, clienti più felici

Dal passaggio a Teamwork, Illumina Interactive è stata in grado di completare più lavoro, migliorare i tempi di consegna e mantenere il controllo dei dettagli in ogni progetto. "Se dovessi descrivere il più grande contributo che il lavoro di squadra ha dato alla nostra azienda, direi che è efficienza", ha detto Michael. Anche senza fissare obiettivi o incentivi specifici, l'intero team ha registrato enormi guadagni di produttività perché non sta più dedicando tempo alla ricerca di file, cercando di determinare le priorità o di capire quale versione di un documento è la più attuale.

Anche i clienti sono estremamente soddisfatti dei risultati. Ora che ogni fase di ogni progetto è più trasparente, dalle responsabilità individuali alle pietre miliari, hanno un migliore senso di progresso verso le scadenze maggiori e minori. Nessuno si chiede quali attività debbano essere svolte in seguito o se un dettaglio è caduto nel dimenticatoio.

" Non possiamo immaginare di tornare al caos della posta elettronica e dei fogli di lavoro come strumenti per la gestione di tutto. Ora che sappiamo quanto è migliore la vita con Teamwork, i nostri standard sono molto più alti per l'organizzazione dei progetti e i flussi di lavoro. Il software ha completamente cambiato il modo in cui operiamo, in meglio.

– Jean Marrapodi, Senior Learning Architect presso Illumina Interactive

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