Storie dei clienti / Idea Planet

Come Teamwork ha ottimizzato i flussi di lavoro e la comunicazione di Idea Planet

Maggiori informazioni
Nome dell'azienda
Idea Planet
Settore
Marketing
Sede principale
Dallas, Texas, Stati Uniti

Idea Planet ha iniziato la ricerca di una soluzione PM di livello aziendale affidabile quando il software che stavano utilizzando non funzionava, lasciandoli senza dati essenziali.

Stephanie Deits è il direttore della contabilità e delle operazioni aziendali presso Idea Planet, con sede a Dallas marketing azienda innovazioni. Idea Planet è stata fondata nel 2000 e fornisce ricerca sui consumatori, marketing del marchio, design, vendita al dettaglio e produzione, il tutto incentrato sul portare ispirazione e innovazione alle sfide aziendali.

Situazione da incubo Prima del lavoro di squadra, usavamo strumenti di base che non potevano tenere il passo con le nostre esigenze. Ogni giorno dovevamo provare a forzare quel software per adattarsi al nostro modello, che era solo un disastro ferroviario. Idea Planet sapeva di dover avviare la ricerca di una soluzione di gestione del progetto quando gli strumenti di base che stavano utilizzando hanno iniziato a rallentare il loro processo. Stavano tenendo insieme le cose usando il loro server, fogli di calcolo Excel e messaggi di posta elettronica, ma era scomodo e incoerente.

“Non avevamo una posizione centrale per tutti i documenti di progetto aggiornati o le versioni precedenti, quindi era difficile trovare ciò di cui avevamo bisogno e non c'era posto per tenere traccia delle pianificazioni e stabilire i passaggi successivi per un progetto ".

Nel tentativo di semplificare i loro strumenti e coordinare il team, hanno scelto un popolare software di gestione dei progetti, ma i membri del team di Idea Planet hanno avuto ancora difficoltà a stabilire un sistema di archiviazione centrale, monitorare le attività e coordinare la comunicazione a livello di team. Anche se ora disponevano di un sistema, non tutti i membri del team lo utilizzavano in modo coerente, rendendo molto difficile il monitoraggio e la pianificazione. E poi hanno colpito un incubo che nessuna azienda vuole affrontare: il software ha fallito.

“Si è verificata una massiccia perdita di dati da parte di questa azienda e non abbiamo avuto assolutamente alcun follow-up o follow-up dal loro team tecnico e di assistenza clienti. Siamo rimasti a bocca aperta e abbiamo perso una quantità enorme di lavoro ".

In seguito a questo disastro, la direzione di Idea Planet ha istituito un comitato selezionato di membri del team per ricercare le possibilità di un software di gestione del progetto sostitutivo di cui l'azienda potesse fidarsi. A questo team è stata assegnata la responsabilità di scegliere e implementare nuovo software con migliori standard di sicurezza e sono stati dati criteri specifici:

Avevamo bisogno di un sistema di gestione dei progetti che fosse facile da usare e che si adattasse veramente alle esigenze specifiche della nostra azienda e del nostro modello di business. Dopo la perdita di dati, dovevamo anche sapere che questo software era stato creato da un'azienda che sarebbe stata il nostro partner, non solo il nostro fornitore. Ancora più importante, dovevamo essere certi che i nostri dati sarebbero rimasti al sicuro e riservati. Dopo un'indagine e una revisione approfondite, questo team selezionato ha avuto un altro incontro per confrontare i propri appunti e la selezione è stata più semplice del previsto.

“Anche se non ci eravamo consultati durante la nostra ricerca, siamo venuti tutti al tavolo con il lavoro di squadra come prima scelta. È stato abbastanza facile per ognuno di noi vedere come questo software potesse offrirci tutto ciò di cui avevamo bisogno sia per la sicurezza che per la funzionalità. "

Capire le possibilità Il passaggio al lavoro di squadra è stato semplice, grazie all'interfaccia utente accessibile e all'entusiasmo del team di disporre di una soluzione all-in-one sicura per la gestione di documenti, attività e comunicazioni.

Il lavoro di squadra è molto facile da imparare, molto intuitivo e facile da usare. Il nostro team ha fatto molto uso dei tutorial video e dei webinar quando siamo stati formati per la prima volta, ma da allora non abbiamo più dovuto fare affidamento su di essi. Il più grande vantaggio che Teamwork offre a Idea Planet è che l'azienda ha trovato una soluzione di gestione dei progetti che soddisfa le loro esatte esigenze. Non solo esiste una posizione centrale per i materiali del progetto e la condivisione delle informazioni, ma con il lavoro di squadra, la capacità di impostare le pietre miliari e collegare le attività ad esse mantiene tutti responsabili e in linea.

Una delle funzionalità preferite del team è la visualizzazione lavagna, che consente ai manager e ai membri del team di vedere le attività all'interno di ogni progetto e di spostare le attività man mano che vengono completate. Questa immagine fornisce chiarezza sulle responsabilità, che aiuta l'intero team a rispettare le scadenze e rimanere in pista perché può vedere come sta procedendo l'intero progetto.

“Nella gestione quotidiana del reparto creativo, avere questa panoramica visiva è stata una grande aggiunta, e mi piace imparare a usarla e farla funzionare per me e per l'intero team ".

Lavorare come un sogno Il lavoro di squadra ha permesso a Idea Planet di snellire il processo e migliorare il flusso di lavoro attraverso l'uso di modelli di elenchi di progetti e attività, la possibilità di impostare attività ripetute e assegnare più membri del team alle attività in base al loro ruolo lavorativo.

“Senza Teamwork, il flusso di lavoro e il processo che utilizziamo implicherebbero più input manuale, il che richiede tempo. Le funzionalità di reporting del lavoro di squadra offrono inoltre ai senior manager di Idea Planet una visione completa delle priorità quotidiane dei dipartimenti e garantiscono che queste vengano realizzate "

Oltre a migliorare il processo e il flusso di lavoro, il passaggio a Teamwork ha anche sradicato una delle più grandi paure di Idea Planet: la perdita di dati. Poiché tutti i dati archiviati in Teamwork sono ospitati all'interno dei servizi Web di Amazon (AWS), viene eseguito il backup di tutti i dati due volte al giorno. Il software offre inoltre all'azienda la tranquillità di sapere che tutti i file sono protetti contro l'eliminazione accidentale, una preoccupazione di molti in un ambiente in cui più utenti utilizzano la stessa piattaforma.

Personalmente non posso mettere una cifra in dollari sull'impatto di Teamwork. Essere in grado di tenere traccia di attività, tempistiche, dettagli e quindi disporre di tali informazioni in formato report da estrarre in un attimo ha reso il mio lavoro incommensurabilmente più efficiente. Stephanie Deits, IDEA PLANET Direttore della contabilità e delle operazioni aziendali

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