Come FYB utilizza Teamwork per costruire un processo trasparente

Maggiori informazioni
Nome dell'azienda
FYB
Settore
Servizi professionali
Sede principale
Melbourne, Australia

FYB fornisce governance delle informazioni e soluzioni in modo che i clienti possano sfruttare la potenza dei propri dati. Diverse industrie in tutta l'Australasia dipendono dai servizi di FYB per acquisire, gestire e archiviare le loro informazioni, pur proteggendo la loro privacy e sicurezza.

Michael Grech, Manager dei servizi professionali di FYB, ci ha raccontato come Teamwork ha aiutato il team di FYB a recuperare il tempo perduto e ha fornito loro strumenti per sviluppare solide relazioni con i propri clienti.

Tempo perso, informazioni fuori posto

Quando FYB ha aperto i battenti nel 2004, Microsoft Projects è stato il primo strumento di gestione dei progetti utilizzato dal team per tenere traccia delle attività e condividere informazioni con i membri del team e i clienti.

Per la maggior parte, la piattaforma ha gestito bene i progetti, ma il software on-premise ha impedito ai membri del team di FYB di collaborare con i clienti in tempo reale. Ritardi nella pianificazione e problemi di comunicazione si verificavano inevitabilmente quando era necessario apportare modifiche attraverso una serie di telefonate, scambi di documenti e sistemi di messaggistica.

Ben presto si resero conto che la posta elettronica era uno dei più grandi ladri di produttività e profitto.

Non solo l'e-mail era un metodo di comunicazione molto lento, ma le conversazioni erano confuse con complicate catene di risposte. Individuare commenti specifici o file Excel importanti era spesso una spedizione di caccia che richiedeva tempo e che lasciava tutti frustrati.

“Il feedback dei clienti di quei giorni ci ha detto che mentre i clienti erano entusiasti dei risultati forniti dal nostro team, il nostro processo per arrivarci ci stava deludendo ", ha detto Michael. "Avevamo bisogno di un software che non fosse così complicato per i nostri clienti."

Il team di FYB sapeva che il software basato su cloud avrebbe risolto molti dei loro problemi, ma non era l'unico ostacolo che dovevano eliminare. L'inserimento di nuovi dipendenti in Microsoft Projects è stato difficile per i nuovi dipendenti, il che ha sottratto tempo a clienti e progetti preziosi.

"Stavamo perdendo troppe ore fatturabili per tenere aggiornati i nuovi dipendenti e questo ci ha fatto perdere i progressi verso le scadenze. Sapevamo di aver bisogno di una soluzione migliore.

Facile accesso a un'unica fonte di verità

L'ufficio di gestione dei progetti di FYB ha selezionato diverse soluzioni di gestione dei progetti e ha fatto un confronto fianco a fianco di caratteristiche, facilità d'uso, flessibilità, funzioni di ricerca e strumenti di collaborazione.

Dopo aver lavorato internamente con Teamwork, hanno deciso di testarlo in tempo reale lavorando con un client esistente che non aveva mai utilizzato Teamwork prima. In ogni fase del progetto, il cliente ha fornito loro un feedback positivo che ha cementato la loro decisione.

L'implementazione all'interno di FYB è stata graduale, a partire dai membri del team per poi passare a includere ogni cliente. “L'intero processo è stato molto più fluido di quanto ci aspettassimo. Uno degli aspetti migliori del passaggio a Teamwork è stato quanto sia stato facile per il nostro team e i clienti diventare esperti nell'utilizzo del software senza la necessità di dedicare tempo e risorse alla formazione ", ha affermato Michael.

Oggi, i membri del team di FYB utilizzano Teamwork per gestire più progetti interni e rivolti ai clienti, fino a 60 in esecuzione contemporaneamente. Alcuni di questi progetti sono lunghi solo 10 attività, mentre altri hanno fino a 250 attività.

La creazione di nuovi progetti è notevolmente semplificata con l'aiuto di progetto e modelli di elenchi di attività, che consentono loro di prepopolare nuovi progetti con un elenco di attività collaudate da un progetto simile. "All'inizio ci volevano ore per impostare un progetto, e ora bastano pochi minuti", ha detto Michael. "Già solo questo ha fatto un'enorme differenza."

All'interno di Teamwork, il team FYB utilizza l'estensione Vista tabellone possibilità di organizzare visivamente le attività e dare ai membri del team chiarezza sulle loro responsabilità in un colpo d'occhio. Tutti riconoscono immediatamente quali attività richiedono un'attenzione urgente e le scadenze sono sempre evidenti.

Invece di lottare con il software in sede, i membri del team e i clienti ora dispongono di una soluzione cloud che consente loro di archiviare tutte le informazioni di cui hanno bisogno per ogni progetto. Un accesso consente loro di accedere a documenti, attività, conversazioni, immagini e monitoraggio del tempo.

" Teamwork è la nostra unica fonte di verità. Non dobbiamo più perdere tempo cercando di rintracciare le informazioni per i clienti in diverse app. Possono andare su Teamwork e utilizzare la funzione di ricerca per trovare esattamente ciò che stanno cercando in pochi secondi.

Profitti, produttività e massima collaborazione

La piattaforma intuitiva offre ai clienti tutti gli strumenti di cui hanno bisogno per un processo facile da gestire, ma FYB sta vedendo ricompense ancora maggiori. Una maggiore trasparenza per ogni progetto ha dato loro un maggiore controllo del loro tempo e maggiori profitti.

I manager erano soliti passare ore a redigere rapporti sullo stato di avanzamento e rispondere alle domande per i clienti. Ora, quei clienti hanno accesso alle informazioni e ai report del progetto in tempo reale da qualsiasi luogo.

I membri del team hanno eliminato il lavoro ripetitivo utilizzando flussi di lavoro automatizzati e flussi di lavoro semplificati, lasciandoli liberi di investire più energie nel lavoro creativo e costruire relazioni con i clienti. L'aumento delle ore fatturabili e la diminuzione dei costi amministrativi ha dato all'intera azienda una spinta misurabile.

Approfondendo ulteriormente le funzionalità di Teamwork, il team di FYB ha utilizzato l'API aperta della piattaforma per creare CM2Teamwork, un'integrazione personalizzata tra Content Manager di Micro Focus e Teamwork. Questa integrazione consente loro di pubblicare e mantenere revisioni e versioni di documenti da Content Manager a Teamwork.

L'integrazione semplifica la condivisione e la collaborazione della documentazione di progetto internamente ed esternamente con le parti interessate, soddisfacendo i requisiti di conformità per l'archiviazione e la gestione di documenti e record.

“Questa integrazione ha eliminato gran parte della confusione che si verifica quando le modifiche devono essere aggiornate su più piattaforme. Meno passaggi nel processo lo rendono più facile per tutti ", ha detto Michael.

E con questi miglioramenti ai loro processi, FYB ha scoperto che i progetti vengono completati in meno tempo, la soddisfazione del cliente è aumentata, i problemi amministrativi sono diminuiti e i membri del team condividono le informazioni senza problemi.

"Teamwork ha completamente cambiato il modo in cui facciamo affari. Il budget e gli obiettivi di tempo saranno sempre parametri di riferimento per il completamento del progetto di successo per noi, ma ora stiamo riscontrando molta più soddisfazione lavorando con i clienti e tra di noi ".

– Michael Grech, Manager of Professional Services presso FYB

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