Storie dei clienti / FCR Media

Utilizzo del software di Teamwork per gestire i 15.000 progetti di FCR Media

Maggiori informazioni
Nome dell'azienda
FCR Media
Settore
Marketing
Numero di dipendenti
51 – 200
Sede principale
Dublino 7, Irlanda

FCR Media è un'agenzia di marketing internazionale specializzata in servizi digitali, vendite e creazione di contenuti. Forniscono ricerca locale e prodotti pubblicitari per le PMI su piattaforme mobili, online e di stampa.

Perdere tempo e visibilità

FCR Media ha oltre 20.000 clienti in diversi prodotti e servizi.

Con un volume così enorme di clienti, ogni secondo conta. Danielle Doran, responsabile del team per soluzioni, design e copia, era frustrata dal modo in cui la loro precedente combinazione di sistemi significava che qualsiasi inefficienza era decuplicata.

In passato, il lento sistema di gestione dei progetti di FCR Media poteva aggiungere un ritardo di 20 secondi ogni volta che era necessario caricare qualcosa. Come Danielle si è affrettata a sottolineare, 20 secondi potrebbero non sembrare un lungo periodo di tempo, ma quando lavori su attività a migliaia, i secondi persi possono trasformarsi rapidamente in ore perse.

Non solo, ma il passaggio da un sistema all'altro significava che stavano perdendo visibilità sulla durata effettiva di ciascuna attività, rendendo difficile la stima delle tempistiche per i clienti e per se stessi.

" Poiché avremmo coinvolto così tante persone diverse, potrebbe essere difficile sapere quanto tempo hai effettivamente speso per qualcosa. Avrei potuto passare due ore con un cliente, ma se anche altre tre persone avessero trascorso due o tre ore con loro, si sommò rapidamente. Oltre a raddoppiare (o triplicare) il lavoro, ciò significava anche che mancavano spunti importanti che qualcosa nel loro progetto doveva essere affrontato. "Se diciamo che questo cliente con questo problema richiede in genere 20 ore per essere completato e finiamo in 30, allora sappiamo che c'è una sorta di problema lì".

E, poiché non erano in grado di monitorare i loro progressi a livello granulare, spesso vendevano sottocosto il loro lavoro e perdevano tutte quelle attività apparentemente "mini" in cui non registravano il loro tempo. "L'installazione di analisi su un sito web potrebbe richiedere 10 minuti, il che non sembra molti, ma se si tiene conto che avremmo forse 1.500 siti web o più, in realtà è un'enorme quantità di tempo."

Acquisire una nuova prospettiva

Con così tanti clienti e progetti in movimento in un dato momento, FCR Media aveva bisogno di trovare una soluzione che potesse gestire il loro vasto carico di lavoro sia a livello macro che micro e consentire loro di monitorare accuratamente ogni parte del loro progetto dall'inizio alla fine .

“Siamo attivi ovunque nella regione da 15 a 20 siti web ogni singola settimana ", afferma Ciaran Morris, Chief Operations Officer di FCR Media per il Regno Unito e l'Irlanda. "Quindi avevamo bisogno di uno strumento che ci aiutasse a gestirli internamente, che ci desse visibilità su dove siamo in ogni progetto e che si adattasse anche ai nostri processi di comunicazione con i nostri clienti".

Sostituire la loro vecchia combinazione di sistemi con Teamwork significava che avevano un sistema centralizzato per tenere traccia di tutto, dal numero totale di minuti spesi in un'attività a cui erano attualmente disponibili le risorse, in modo da poter indirizzare meglio la loro strategia di vendita e marketing.

“Se vediamo che il nostro team di sviluppo ha un arretrato, sappiamo che non ha senso continuare a vendere siti web ", spiega Ciaran. "Possiamo invece passare a concentrarci su un altro prodotto. Ci consente di definire dove si concentreranno i nostri programmi di marketing e generazione di lead per il miglior ROI ".

Mentre il vecchio sistema significava che lo stato dei loro progetti viveva molto in un binario di "fatto o non fatto", il lavoro di squadra ha anche permesso loro di scendere al nocciolo e di registrare ogni sotto-attività - e perché sono in grado di monitorare ogni minuto lungo il percorso, possono fornire proiezioni più accurate ai propri clienti.

" Chiunque nell'azienda può accedere direttamente a qualsiasi progetto e sapere esattamente chi sta lavorando su cosa, in quale fase si trova e cosa resta da fare. Prima non ce l'avevamo davvero. Dal punto di vista delle operazioni, afferma Ciaran, la maggiore visibilità è stata uno dei maggiori miglioramenti per l'azienda dall'implementazione del lavoro di squadra.

Oltre a consentire una comunicazione più trasparente e produttiva con i propri clienti, avere questa visione completa su cosa, quando e come ha anche applicazioni interne.

E, come team leader, essere in grado di vedere i dettagli esatti di dove si trova attualmente tutto aiuta Danielle a allocare il lavoro e ad assicurarsi che nessuno stia lottando. "Riesco a vedere il carico di lavoro per ogni membro del team", dice, "quindi ovviamente se una persona ha 200 attività e un'altra ne ha solo 50, beh, so che l'altra persona ha più capacità. Prima di questo, ci affidavamo all'estrazione delle informazioni da fogli di lavoro e aggiornamenti manuali, ma ora è facile e veloce giudicare la nostra capacità sulla base di dati solidi ".

Prendere decisioni più intelligenti

Ora, dicono, nulla in FCR Media viene fatto al di fuori del lavoro di squadra: tutti in azienda lo usano.

Usano il software da 18 mesi e dopo alcuni mesi hanno aggiunto Teamwork Desk alla loro suite.

Oltre a utilizzare Teamwork Desk per l'assistenza clienti e le comunicazioni, utilizzano anche una casella di posta in arrivo per gestire le richieste dei clienti esistenti e trasformarle rapidamente in attività da eseguire in Teamwork.

Il lavoro di squadra si lega anche a tutto il resto nel loro stack, dalla piattaforma CRM al software di pianificazione. Quando qualcosa entra in quegli altri strumenti, come una fattura o una convocazione di riunione, genera un nuovo progetto, attività o evento di calendario secondo necessità, utilizzando le chiamate API personalizzate e i modelli di attività in Teamwork.

Con 15.000 progetti attivi da gestire, FCR Media non poteva permettersi di perdere di vista il quadro generale. Ora, con il lavoro di squadra, sanno su cosa devono concentrarsi in un dato momento. "Ci consente di prendere decisioni più intelligenti", afferma Danielle.

Ha cambiato il loro business dentro e fuori.

" Abbiamo fatto un questionario interno alla fine del 2017 chiedendo ai nostri dipendenti quali pensavano fossero i migliori miglioramenti nell'azienda quell'anno. Il lavoro di squadra era il punto.

– Ciaran Morris, Chief Operations Officer di Media

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