Storie dei clienti / Elaf Group

Il gigante internazionale dell'ospitalità sceglie Teamwork per aumentare la propria crescita

Maggiori informazioni
Nome dell'azienda
Elaf Group
Settore
Ospitalità
Numero di dipendenti
250 – 300
Sede principale
Jeddah, Arabia Saudita

Elaf Group è una delle più grandi società di ospitalità e gestione dei viaggi che operano nel Regno dell'Arabia Saudita. Fondata nel 1981, è un leader affermato nel settore alberghiero, pellegrinaggi Hajj e Umrah e pacchetti di viaggio con oltre 1.500 dipendenti. Elaf Group è interamente di proprietà di SECDO Holdings, che è stata votata "Uno dei migliori posti in cui lavorare" in Arabia Saudita, posizionandola in una posizione eccellente per la crescita.

Ahmed Ali Eziza, direttore dell'ufficio di gestione del programma, ha iniziato a utilizzare il lavoro di squadra nel 2015 dopo aver raggiunto i limiti di MS Project. Dopo aver scelto Teamwork, Elaf Group non solo ha utilizzato il software per snellire i flussi di lavoro del progetto e semplificare la comunicazione, ma ha anche costruito il proprio piano strategico a livello aziendale utilizzando le sue funzionalità e gli strumenti di reporting.

Cercando di tenere il passo

Nel mercato odierno, le aziende hanno bisogno di qualcosa di più che fogli di lavoro, email e messaggi istantanei per stabilire obiettivi e risultati. Nel 2013, Elaf Group non disponeva di strumenti di gestione dei progetti standard o di un framework, il che portava a una mancanza di efficienza nell'azienda.

Un anno dopo, si sono rivolti a Microsoft Project per aiutarli a organizzare progetti e condividere informazioni, ma lavoravano costantemente per aggirare diverse carenze. Il software è stato utile per alcune attività e processi all'interno del dipartimento di Ahmed, ma altri team lo hanno trovato difficile da usare. Anche la trasparenza e la comunicazione erano difficili perché il software forniva solo lo stato del progetto più recente, non l'intera registrazione dei commenti e la cronologia degli eventi.

“Poiché il software non forniva la funzionalità di cui avevamo bisogno, abbiamo finito per utilizzare i messaggi di posta elettronica di MS Outlook e WhatsApp. A volte la comunicazione con le parti interessate importanti veniva persa ed era un incubo tenere traccia della cronologia dei messaggi, della proprietà delle attività e di altre attività dipendenti. Avevamo bisogno di strumenti migliori con funzionalità più sofisticate ".

Non appena sono stati resi disponibili strumenti di e-commerce migliorati, Asim Abdullah Danish, Chief Operating Officer, ha deciso che era giunto il momento di trovare una soluzione migliore per l'intera azienda. Il team di gestione ha richiesto una soluzione basata su cloud che aiutasse il proprio team a creare un ambiente collaborativo, disporre di un'interfaccia utente intuitiva e offrire un'assistenza clienti reattiva. Il loro team di sviluppo voleva un software che potesse integrarsi con altre piattaforme e fornire una solida sicurezza. Inoltre, tutti volevano un prezzo accessibile.

Nel complesso, Elaf Group desiderava un software di gestione dei progetti che collaborasse con loro per tenere il passo con il ritmo degli affari. Hanno visto la loro azienda diventare più dipendente dalla tecnologia per identificare le tendenze e stare al passo con i concorrenti.

" L'ottimizzazione dell'uso della tecnologia è fondamentale per essere reattivi al comportamento e agli interessi dei clienti. Fornire un eccellente servizio clienti è il nostro principale fattore di successo e dipende dagli sforzi coordinati di diversi dipartimenti all'interno del Gruppo Elaf. Senza un buon software, stavamo lottando per farlo accadere

Gestire l'azienda

Dopo aver esaminato diverse altre soluzioni di gestione dei progetti, Asim ha fortemente raccomandato Teamwork come il miglior software per raggiungere tutti i livelli di obiettivi che avevano pianificato. Il Gruppo Elaf ha messo Teamwork al lavoro in tre diverse aree della propria attività: implementazione della strategia, trasparenza e comunicazioni efficaci e governance della gestione del progetto.

I membri del team esecutivo hanno progettato una strategia a lungo termine con prospettive, obiettivi strategici, misurazioni e indicatori chiave di prestazione che sono stati poi adattati a ogni unità dell'azienda e coordinati all'interno del piano operativo annuale. Questa impresa è stata guidata da Asim Abdullah Danish e organizzata da Ahmed Eziza utilizzando il modello del framework Nine Steps to Success ™ del Balanced Scorecard Institute. Questa pianificazione non era un processo nuovo, ma utilizzando Teamwork, la leadership aziendale è stata in grado di monitorare e seguire l'implementazione di queste iniziative per la prima volta.

“Ora tutti in azienda hanno la possibilità di vedere e condividere gli obiettivi in tempo reale. Possiamo misurare i nostri progressi in ogni fase senza dover contattare separatamente tutti i manager per un rapporto. "

Elaf Group sta inoltre rendendo i rapporti ancora più semplici utilizzando l'API all'interno di Teamwork per automatizzare gli script in grado di generare lo stato generale di un gruppo di progetti. Tali dati vengono quindi compilati in un report di una pagina di facile lettura utilizzando Vista tabellone.

“Riteniamo di essere la prima azienda a utilizzare il lavoro di squadra in questo modo sia per la gestione dei progetti che per l'implementazione della strategia. Non molti altri strumenti sono così versatili ".

La maggior parte dei progetti di Elaf Group include team di progetto in diverse località, città e paesi che hanno generato una sfida nelle comunicazioni di gruppo e nella gestione delle attività tra i dipartimenti. Il team ha utilizzato il lavoro di squadra per risolvere il problema di comunicazione e impostare la proprietà delle attività, quindi si è seguito a vicenda utilizzando i commenti sulle attività o in Chiacchierare.

" Gli strumenti di comunicazione in Teamwork fanno risparmiare a questo team un'enorme quantità di tempo poiché non devono scrivere email separate o cercare nella posta in arrivo per trovare messaggi importanti.

Elaf Group gestisce anche la governance della gestione dei progetti attraverso il lavoro di squadra. Prima che un progetto venga approvato, l'ufficio di gestione del progetto deve seguire gli standard di gestione del progetto stabiliti come una carta del progetto approvata, una dichiarazione sull'ambito e un piano di progetto di alto livello con chiari traguardi. Utilizzando le funzionalità di Teamwork, il PMO è in grado di implementare la metodologia e gli standard di gestione del progetto, ad esempio: Il nuovo progetto non può iniziare in Teamwork a meno che non vengano presentati lo statuto, l'ambito e il piano del progetto.

Inoltre, il progetto non può essere chiuso a meno che l'attività fissa di firma non sia completata con un documento di firma allegato. Ciò garantisce che tutte le parti interessate siano pienamente informate e coinvolte in ogni momento. La chiara proprietà stabilita dalle funzionalità di Teamwork rende molto facile concentrarsi e raggiungere una comunicazione efficace tra il team.

Anche il dipartimento finanziario può fare affidamento su Teamwork per le sue interazioni con i fornitori. Possono osservare le tappe fondamentali di ogni progetto e rilasciare o trattenere i pagamenti a seconda delle consegne o dei ritardi puntuali.

“Ora abbiamo una trasparenza senza precedenti sia all'interno della nostra azienda che con gli appaltatori esterni con cui lavoriamo. Tutti hanno trovato il modo in cui il lavoro di squadra semplifica il loro lavoro ".

Andare avanti

I guadagni misurabili per Elaf Group sono stati notevoli, con un ROI di sei mesi dall'inizio del lavoro di squadra. I rapporti di Ahmed indicano progressi in diverse aree, tra cui:

  • Grande miglioramento nell'attenzione alla comunicazione del team.

  • Massima chiarezza nella proprietà dell'attività (sapere con certezza chi è responsabile dell'attività).

  • Risparmio di tempo e fatica riducendo fino all'80% le e-mail manuali.

  • 70% miglioramento dell'integrazione delle pratiche di gestione del progetto nella cultura di Elaf.

  • Tempo di ciclo migliorato per il processo decisionale basato sulle informazioni sullo stato dei progetti LIVE.

  • Maggiore ottimizzazione dell'uso della tecnologia all'interno del team.

Ahmed e Asim attribuiscono questa trasformazione nella loro azienda al modo in cui le funzionalità di Teamwork lavorano insieme per eliminare il lavoro impegnato e consentire ai membri del team e ai manager di lavorare insieme senza problemi. Anche la collaborazione ricevuta dalla leadership di tutte le unità del Gruppo Elaf è stata un importante fattore di successo.

A livello di squadra, pietre miliari hanno dato a ogni singola persona una più chiara responsabilità e comprensione delle esigenze di ogni progetto. Non solo è più facile pianificare, ma notifiche sopra scadenze significa che le cose non scivolano attraverso le fessure.

Anche la comunicazione è stata semplificata perché, a differenza dell'email, commenti sono direttamente collegati a un'attività e ai materiali di accompagnamento. Documenti, file, i collegamenti e le immagini possono essere caricati in attività specifiche o attività secondarie all'interno dei singoli progetti in modo che tutti possano trovarli immediatamente.

" Il team adora lavorare con tutti questi strumenti e averli su app mobili rende il lavoro da remoto ancora più semplice. Anche gli amministratori ei proprietari dei progetti dipendono dalla trasparenza del lavoro di squadra, offrendo loro una prospettiva migliore sui progressi che i loro team stanno compiendo ogni giorno. Filtri e scorciatoie aiutarli a visualizzare le attività esatte o rapporti di cui hanno bisogno e le relazioni di progetto forniscono panoramiche essenziali.

Così tante persone all'interno di Elaf Group sono soddisfatte dei risultati di aver inserito con successo 100 utenti e hanno in programma di aggiungerne altri 50-100 nel 2018. Sono la prima azienda nel Regno dell'Arabia Saudita ad avere un Esperto certificato nel lavoro di squadra nel loro team e oggi hanno due esperti certificati nello staff.

" Il lavoro di squadra è un prodotto brillante, ma semplice, con così tante funzionalità che è adattabile a qualsiasi progetto o obiettivo che i nostri team stanno cercando di raggiungere. Questo software ha completamente cambiato in meglio la nostra cultura aziendale e non possiamo immaginare di lavorarne senza.

– Ahmed Ali Eziza, direttore dell'ufficio di gestione del programma presso Elaf Group

Inizia a usare Teamwork

Inizia a lavorare insieme magnificamente. Scopri in che modo Teamwork può essere utile al tuo team con la nostra prova gratuita di 30 giorni.