Storie dei clienti / Cork Institute of Technology

Come CIT ha utilizzato la suite Teamwork per rendere più efficienti i progetti ripetuti

Maggiori informazioni
Nome dell'azienda
Cork Institute of Technology
Settore
Formazione scolastica
Numero di dipendenti
1000 – 1500
Sede principale
Cork, Irlanda

Il Cork Institute of Technology (CIT) è un istituto di istruzione superiore di livello universitario situato a Cork, in Irlanda. CIT offre una vasta gamma di corsi flessibili a tempo pieno e part-time in scienza e tecnologia dell'informazione, economia, ingegneria, scienze umanistiche, musica, studi nautici, arte e design.

Philip O'Reilly, Head of Websites and Digital Marketing presso CIT, ha presentato Teamwork e Teamwork Desk al team di marketing per aiutarli a strutturare il loro lavoro e comunicare in modo più efficiente con il loro vasto pubblico, che va dai potenziali studenti, alle parti interessate, a enti governativi e decisori politici.

Andando in giro e in giro

Quando Philip è entrato a far parte del team di marketing nel 2015, una delle prime cose che ha notato è stata la mancanza di strumenti utilizzati per gestire i loro processi e quanto tempo gli è costato.

Essendo arrivato da un ruolo IT nella stessa istituzione, Philip aveva precedentemente utilizzato il software per gestire i suoi progetti e sapeva in prima persona quanto lo aiutasse a rispettare le scadenze e organizzare i dettagli anche nei progetti più complicati.

" Quando ho iniziato, il team di marketing gestiva le attività quotidiane utilizzando carta e penna, i file erano archiviati su unità condivise e le conversazioni avvenivano tra thread di posta elettronica. Era difficile tenere traccia dei progressi individuali e del progetto senza riunioni costanti. Ha anche notato che il team non utilizzava il software dell'help desk. Invece, tutte le comunicazioni - con i potenziali studenti, gli oltre 30 dipartimenti di CIT e appaltatori esterni e aziende - avvenivano in catene di posta elettronica lunghe e separate che erano difficili e richiedevano tempo da leggere.

Utilizzando questo sistema, i membri del team dovevano leggere ogni messaggio, identificare a quale progetto apparteneva, classificarlo manualmente e quindi inoltrarlo alla persona corretta. Con centinaia di e-mail al giorno, questo processo potrebbe richiedere più di un'ora per ogni persona.

Avevano bisogno di un modo migliore. Con gran parte del loro lavoro su progetti ed e-mail che seguono un processo standard e ripetibile, Philip sapeva che stavano perdendo tempo che avrebbero potuto facilmente riconquistare con gli strumenti giusti.

Razionalizzazione del processo

Con la combinazione di Teamwork e Teamwork Desk, Philip e il suo team sono stati in grado di eliminare il lavoro manuale ripetitivo, organizzare i loro progetti e gestire in modo più produttivo la loro comunicazione.

Ora, il team di marketing ha ogni aspetto dei propri progetti in un unico posto: attività, conversazioni, file e altro ancora. Invece di dover cercare dettagli importanti sparsi su Drive condivisi e thread di posta elettronica privati, il team può individuare le informazioni di cui hanno bisogno in pochi secondi.

Utilizzando Teamwork per semplificare e sistematizzare i loro flussi di lavoro, sono riusciti a diventare significativamente più efficienti. Poiché gran parte del loro lavoro è ciclico (coinvolge progetti annuali come la creazione di un prospetto aggiornato per potenziali studenti), spesso hanno progetti che devono essere ripetuti ogni anno. L'utilizzo di modelli di progetto e attività consente loro di impostare immediatamente nuovi progetti, risparmiando tutto il fastidio di iniziare da zero ... e potenzialmente ore di lavoro ogni mese. Tutto quello che devono fare è popolare un nuovo modello con le date di scadenza aggiornate.

" La creazione di elenchi di cose da fare per nuovi progetti richiedeva un'eternità e sembrava che ci saremmo sempre persi qualcosa. Il lavoro di squadra ci ha fornito un modo per perfezionare il nostro processo e assicurarci che tutti siano chiari sulle proprie responsabilità in ogni fase del percorso. Come parte del processo appena semplificato, il team ha anche eliminato tutti i protocolli di posta elettronica inefficienti che stavano consumando grandi parti del loro tempo. Ora, le conversazioni del team avvengono all'interno di progetti e attività specifici in Teamwork, in modo che ogni dettaglio sia recuperabile, preso in considerazione e, soprattutto, centralizzato.

Con Teamwork Desk nel mix, le conversazioni con i collaboratori esterni sono allo stesso modo più trasparenti. Tutti i membri del team possono visualizzare le discussioni in Teamwork Desk: non sono più bloccati negli scambi di email individuali. "Non importa quale sia il problema, abbiamo una cronologia di tutta la corrispondenza per contesto, in modo che chiunque possa rapidamente mettersi al passo e intervenire".

Più efficiente dove conta

Utilizzando Teamwork e Teamwork Desk, il team di Philip ora dispone di strumenti integrati in un'unica suite software che li aiuta a ridurre il grasso e ottenere di più ogni giorno. I membri del team utilizzano Teamwork per gestire le proprie attività e la comunicazione interna, mantenendo tutti organizzati e aggiornati sull'avanzamento del progetto.

La combinazione dei due strumenti ha aiutato il team di marketing a rivedere totalmente la loro comunicazione e i processi in meglio. Si affidano a Teamwork per le proprie conversazioni sul lavoro di progetto interno e convogliano le e-mail da fonti esterne verso account e-mail condivisi tramite Teamwork Desk. Ogni e-mail viene trasformata in un ticket, che può essere assegnato a un membro specifico del team in pochi clic e, se necessario, può essere rapidamente trasformato in un'attività utilizzabile in Teamwork direttamente dalla casella di posta in arrivo di Teamwork Desk.

Come i modelli di progetto, le risposte predefinite in Teamwork Desk consentono al team di risparmiare tempo riducendo la quantità di lavoro manuale che deve svolgere pur garantendo che tutti coloro che li contattano ottengano le risposte di cui hanno bisogno e un'esperienza di comunicazione senza interruzioni. I membri del team possono anche aggiungere note private a questi ticket se hanno bisogno di discutere di problemi senza che la corrispondenza sia visibile a collaboratori esterni.

Soprattutto, processi migliori portano a progetti migliori. Ogni anno, quando il team di Philip ripete un progetto, può misurare il proprio successo rispetto alle iterazioni precedenti. Poiché hanno una cronologia del progetto documentata, è più facile individuare i modelli e correggere il corso se necessario. Man mano che vanno avanti, possono modificare i modelli per la massima efficienza, il che significa che i loro processi possono crescere con il loro team. Lo stesso vale per Teamwork Desk; Il team di Philip utilizza Happiness Ratings per ottenere feedback e scoprire dove possono migliorare.

" L'utilizzo del lavoro di squadra ci ha permesso di rispettare le nostre scadenze, diventare più efficienti e migliorare il modo in cui lavoriamo

– Philip O'Reilly, siti web e responsabile marketing digitale presso CIT

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