Storie dei clienti / Brigham Young University

In che modo Teamwork aiuta la Brigham Young University a fornire corsi di e-learning di livello mondiale

Maggiori informazioni
Nome dell'azienda
Brigham Young University
Settore
Formazione scolastica
Numero di dipendenti
2,850
Sede principale
Provo, Utah, Stati Uniti

La Brigham Young University è un'università privata di alto livello nello Utah (USA) con oltre 33.000 studenti nei suoi vasti programmi di laurea, master e dottorato. Sempre più studenti sono in grado di conseguire una laurea tramite offerte di corsi online creati da professori e realizzati utilizzando le competenze tecniche del dipartimento dei servizi multimediali.

Ryan Beckstead, amministratore dei servizi multimediali, ha utilizzato Teamwork per aiutare il suo team a produrre materiale promozionale per l'università e corsi online per la formazione continua e programmi correlati. Ecco come lo usano per aiutare a coordinare artisti grafici, istruttori, videografi, fotografi e designer didattici per creare corsi che possano raggiungere studenti di tutto il mondo.

Conteggio dei costi

Come sa il team della BYU, quando si tratta di corsi online, avere semplicemente una grande idea per un corso non è sufficiente. È necessario un intero team di esperti per sviluppare il curriculum, registrare il contenuto e presentarlo in modo da coinvolgere gli studenti. Un professore in una classe può aver bisogno solo di se stesso, di una scrivania e di pochi studenti, ma un corso online richiede di più.

Ryan ha messo insieme un team qualificato, ma in passato è stato difficile stimare il costo di ogni lezione online perché non è stato in grado di fissare numeri precisi. "I professionisti creativi con cui lavoro producono lavori di alta qualità, ma non amano documentare le ore che trascorrono o le singole attività coinvolte in un progetto", ha affermato Ryan. "Senza queste informazioni, è difficile stimare i costi e la tempistica per progetti simili".

" Poiché il software non forniva la funzionalità di cui avevamo bisogno, abbiamo finito per utilizzare i messaggi di posta elettronica di MS Outlook e WhatsApp. A volte la comunicazione con le parti interessate importanti veniva persa ed era un incubo tenere traccia della cronologia dei messaggi, della proprietà delle attività e di altre attività dipendenti. Avevamo bisogno di strumenti migliori con funzionalità più sofisticate. Per anni, il suo team ha lavorato senza il vantaggio del software di gestione dei progetti utilizzando ipotesi plausibili. Con l'aumento della domanda di corsi online, il reparto multimediale ha provato a utilizzare alcuni strumenti di gestione del progetto per tenere traccia delle attività e delle ore investite nel progetto, ma quelle opzioni software erano troppo costose o non corrispondevano al processo utilizzato dal reparto di Ryan. Alcuni professori che hanno offerto lezioni online hanno persino chiesto ai loro studenti di creare un sistema in grado di tenere traccia delle attività e dei costi del progetto, ma il risultato finale non era una soluzione funzionale per l'intero dipartimento.

Soluzione all-in-one

Dopo aver studiato a fondo le loro opzioni, il team di Ryan è stato conquistato da Teamwork. Ora il monitoraggio, gli elenchi di attività, l'archiviazione di file, i collegamenti a materiale, le conversazioni sui progetti e le pietre miliari erano tutti in un'unica posizione in cui tutti potevano accedervi.

Grazie all'interfaccia intuitiva di Teamwork, i membri del team erano disposti a iniziare a registrare le ore trascorse e a creare elenchi dettagliati delle attività completate per creare un corso online. “Penso che alcuni di loro abbiano iniziato a creare elenchi perché hanno visto altre persone che li creavano e cancellavano gli elementi. Hanno visto quanto fosse semplice il sistema e improvvisamente ho avuto più persone che hanno aggiunto le loro ore senza alcun promemoria da parte mia! "

Mentre il dipartimento dei servizi multimediali confrontava i loro elenchi di attività tra loro e da un progetto all'altro, si formarono modelli di elenchi di attività che è diventata la base per progetti futuri. Qualsiasi progetto che il team di Ryan aveva bisogno di produrre, da lezioni online, cartelloni pubblicitari o volantini del campus, poteva essere costruito rapidamente dai modelli, indipendentemente dal membro del personale a cui era stato affidato il lavoro. I modelli hanno persino semplificato la fatturazione poiché vengono registrate tutte le ore stimate ed effettive dedicate a ciascuna attività e progetto.

" I modelli ci hanno fatto risparmiare così tanto tempo nello sviluppo e nell'esecuzione dei progetti ", ha affermato Ryan. Ognuno di noi può guardare il lavoro e sapere immediatamente cosa deve essere fatto perché è tutto pronto per noi. Compiti individuali, scadenze, esempi di altri lavori: è tutto lì. Molti team all'interno del reparto Servizi multimediali utilizzano Vista tabellone per organizzare i propri progetti e vedere immediatamente quali attività hanno importanza primaria per il completamento del progetto. Ryan tiene d'occhio tutti i progetti in corso utilizzando il Portafoglio funzionalità, che offre aggiornamenti di primo livello, rapporti sullo stato in tempo reale e riepiloghi del progetto. Anche al team di sviluppo piace il lavoro di squadra perché è FUOCO consente loro di integrare altre app direttamente con Teamwork.

Software più potente e intelligente

Il problema più grande del dipartimento di assistenza multimediale - la stima dei tempi e delle spese del progetto - è stato praticamente eliminato utilizzando il lavoro di squadra. La cronologia dell'audit consente al team di pianificare con precisione i singoli progetti confrontandoli con lavori completati simili o di tracciare i progetti di un intero anno con maggiore precisione di quanto abbiano mai immaginato. Se l'ambito del progetto cambia, hanno informazioni precise su ogni modifica e scadenza modificata. " Riceviamo continuamente richieste di aggiornamenti sui costi e sulle scadenze del progetto. È fantastico avere abbastanza dati in tempo reale per essere in grado di fornire risposte immediatamente invece di fornire solo la nostra ipotesi migliore. È una maggiore trasparenza nel nostro lavoro e nei confronti delle parti interessate e ci ha anche aiutato a costruire relazioni più solide con tutti coloro che serviamo alla BYU. Sanno che possiamo mantenere le nostre promesse. Il dipartimento di Ryan utilizza Lavoro di squadra per l'impresa perché non ci sono limiti al numero di progetti o utenti che possono aggiungere. Man mano che vengono proposti e sviluppati nuovi corsi, il dipartimento dei servizi multimediali può continuare a crescere per servire gli studenti di tutto il mondo. In qualità di istituto di istruzione superiore attento al budget, non devono preoccuparsi di aumentare i costi mentre ampliano il loro catalogo online.

Soprattutto, ora che i membri del team hanno un modo semplice e intuitivo per tenere traccia del loro tempo e delle loro responsabilità, sono liberi di dedicare più tempo ed energia ai lati creativi del loro lavoro.

" Non dobbiamo passare ore a riunioni di follow-up o cercare di tenere traccia del nostro lavoro. Così possiamo concentrarci su ciò che conta: creare corsi di impatto e convincenti.

– Ryan Beckstead, amministratore dei servizi multimediali, BYU

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