Storie dei clienti / Blackboard

Teamwork consente a Blackboard di fornire un'esperienza educativa completa

Maggiori informazioni
Nome dell'azienda
Blackboard
Settore
Formazione scolastica
Numero di dipendenti
3,000
Sede principale
Washington, D.C., Stati Uniti

Blackboard è un leader di mercato globale che cambia il modo in cui opera l'istruzione superiore ogni giorno. Forniscono alle istituzioni educative software avanzato e consulenza educativa per aiutare a gestire la vita degli studenti e consentire ai docenti di semplificare il proprio lavoro da ogni angolazione, inclusa la gestione della classe, l'apprendimento remoto, problemi di accessibilità, ID studente e altro ancora. Offrono anche servizi educativi per aiutare i propri utenti a massimizzare ogni funzionalità.

Abbiamo parlato con Rebecca Smart, responsabile del Program Management Office, per scoprire come Blackboard Consulting utilizza il lavoro di squadra per strutturare i propri progetti interni, sviluppare nuove funzionalità all'interno del software e creare programmi di formazione che aiutano le università a sviluppare le migliori pratiche per l'utilizzo di Blackboard.

Operazioni complesse richiedono strumenti migliori

Blackboard è da anni lo standard nella gestione delle classi. Man mano che la loro attività cresceva, si resero conto che i clienti desideravano il software e servizi educativi personalizzati.

I college e le università hanno adottato rapidamente i servizi, rendendo più difficile tenere il passo con la domanda di nuovi prodotti e i metodi migliori per integrare un'intera istituzione. Blackboard ha subito scoperto che avevano bisogno di strumenti di gestione del progetto in grado di collegare team remoti che lavoravano su più progetti contemporaneamente.

Rebecca ricorda che quando ha iniziato con Blackboard, i team utilizzavano metodi diversi per gestire internamente i propri progetti. La maggior parte si affidava a fogli di calcolo o strumenti di gestione personale per tenere traccia di materiali, responsabilità, attività, scadenze e altro ancora. Tecnicamente, ogni dettaglio è stato preso in considerazione, ma l'aggiornamento dei file e la condivisione delle informazioni tra i reparti stava causando dei veri grattacapi.

Poiché i progetti si sono adattati nel tempo, i fogli di lavoro non sono stati in grado di raccontare l'intera storia. Le discussioni e le cronologie delle modifiche erano completamente nascoste in messaggi privati o thread di posta elettronica, quindi il monitoraggio e la visualizzazione esatta di come e quando sono state apportate le modifiche richiedeva molto tempo.

" Sapevo che avremmo potuto fare di meglio e che se volessimo davvero scalare, avremmo bisogno di qualcosa di più sofisticato. Ha organizzato un team di project manager all'interno dell'azienda per rivedere le loro opzioni, gli strumenti dimostrativi, elaborare le realtà finanziarie e scegliere un vincitore. Da un campo di circa dieci concorrenti, Teamwork si è confrontato con i principali software del mondo e ha ottenuto le valutazioni migliori per facilità d'uso, costi, funzionalità e altro ancora.

Eliminare l'inefficienza

Per il lancio di Teamwork in Blackboard, hanno iniziato con un piccolo team di utenti e lo hanno espanso lentamente ad altre aree dell'azienda, di solito su richiesta dopo che altri reparti l'hanno visto in azione. " L'impatto più grande per me dal momento del passaggio è avere tutto in un unico posto. È facile tenere aggiornati gli stakeholder e tutti i nostri risultati vengono tenuti insieme in modo che nulla vada perso. Rebecca usa il lavoro di squadra per ogni riunione. Crea riepiloghi per conversazioni, riunioni e utilizzi aggiornamenti sullo stato del progetto per aiutare tutti a rimanere in pista senza la necessità di più messaggi o riunioni di persona. Diagrammi di Gantt sono anche una delle sue funzionalità preferite in Teamwork poiché le consentono di tracciare progetti su una sequenza temporale visiva.

Anche i clienti hanno notato i vantaggi. "All'inizio di un progetto, inviamo ai clienti un'e-mail con i dettagli di accesso di Teamwork e li informiamo che possono trovare tutto lì", ha affermato Rebecca. “Sanno che possono trovare tutto ciò che riguarda il loro progetto in un unico posto. I materiali, le pietre miliari, la comunicazione e le attività sono tutti di facile accesso ".

Dal punto di vista della direzione, avere una traccia di feedback verificabile è stata una risorsa importante. “Quando creiamo documenti che i clienti possono esaminare, possiamo utilizzare i commenti per tenere traccia degli input e delle decisioni. Rende facile vedere come si è evoluta la discussione e ci offre più contesto per una migliore collaborazione ", ha affermato Rebecca.

Ridimensionamento con successo

Portare tutti sulla stessa piattaforma ha aumentato il senso dell'organizzazione a tutti i livelli: per i team in ufficio e remoti, per la gestione e per i clienti. Avere un'unica posizione per tutte le informazioni necessarie, nonché diversi modi per condividere o rappresentare tali informazioni a seconda delle esigenze specifiche, ha consentito loro di risparmiare tempo e fatica.

“Non ci siamo mai resi conto di quanto tempo fosse dedicato alla collaborazione quotidiana ", ha affermato Rebecca. “Tutto il tempo che stavamo utilizzando per trovare, aggiornare e verificare i file è ora tornato nei nostri programmi. Lo scambio di informazioni sembra quasi senza sforzo ora. "

Inoltre, non devono più perdere tempo a cercare di coordinare le diverse preferenze organizzative. Lasciando che ogni team lavori nel modo che funziona meglio per loro e per i loro clienti, possono ridurre al minimo le distrazioni e concentrarsi sul progresso. Con tutti i loro compiti e i tempi delineati, "ognuno ha un'idea migliore di cosa fare senza spiegazioni e discussioni approfondite", ha detto Rebecca. "Sanno come le loro responsabilità rientrano nello schema più ampio e possono vedere cosa stanno facendo tutti gli altri."

I manager stanno anche scoprendo che l'utilizzo di Teamwork semplifica la comunicazione delle migliori pratiche ai membri del team. Strumenti come modelli di attività dare loro la possibilità di inserire documenti di riferimento, SOP e avanzamento delle attività preferite direttamente nei flussi di lavoro. Le migliori pratiche vengono rafforzate semplicemente seguendo l'elenco delle attività.

Un vantaggio che Rebecca non aveva previsto era il modo in cui Teamwork supportava lo sviluppo del personale, soprattutto nelle prestazioni dei loro project manager. Mentre alcuni dei loro PM sperimentavano per trovare modi per aumentare l'efficienza, Teamwork ha fornito loro gli strumenti per creare un processo, presentarlo chiaramente al team e quindi disporre dei dati da utilizzare per gli aggiustamenti se necessario.

“Il lavoro di squadra non ha fornito automaticamente ai nostri PM migliori capacità. Avevano ancora bisogno di investire il tempo per creare davvero buoni processi e trovare le giuste funzionalità software per supportarli. Ma una volta che hanno capito bene, avere la capacità di pianificarlo e automatizzarlo ha permesso loro di concentrarsi sulla messa a punto invece che sulle revisioni dell'ultimo minuto ", ha detto.

" Abbiamo davvero intensificato le nostre migliori pratiche e standard e si sta estendendo a tutte le parti della nostra attività man mano che riceviamo una formazione migliore e troviamo nuovi modi per sfruttare le funzionalità. Qualsiasi attività seria nel ridimensionamento non dovrebbe esitare a iniziare a utilizzare Teamwork.

– Rebecca Smart, Head of PMO di Blackboard

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