Storie dei clienti / ACT Security

In che modo ACT Security utilizza Teamwork per tenere traccia dei progetti pluriennali

Maggiori informazioni
Nome dell'azienda
ACT Security
Settore
Servizi professionali
Sede principale
Nashville, Tennessee, Stati Uniti

ACT Security è un esperto leader nella sicurezza commerciale e residenziale con sede a Nashville, Tennessee, che fornisce controllo degli accessi avanzato, videosorveglianza e sistemi di sicurezza antincendio e antincendio. La loro esperienza copre ogni aspetto dei sistemi di sicurezza, dalla progettazione e installazione all'assistenza e al monitoraggio continui.

Sean Morey, specialista dei sistemi interni presso ACT, descrive come Teamwork ha fornito al suo team di 90 persone gli strumenti per gestire un carico di lavoro pesante e attirare account di spicco come il quartier generale nordamericano di Nissan, The Pinnacle Building, Bridgestone Arena e Dollar General.

Soluzioni patchwork

Per anni, ACT Security ha messo insieme sistemi di sicurezza multiformi per clienti commerciali e residenziali di tutte le dimensioni. Anche se i membri del team stavano ottenendo buoni risultati in ogni fase del processo, trovavano difficile scambiare informazioni o ottenere lo stato del progetto senza più conversazioni, in particolare quando più reparti dovevano lavorare insieme.

Continuavano a incontrare ostacoli alla comunicazione perché ACT Security non disponeva di un unico sistema per tenere traccia di attività e dati.

" Ognuno utilizzava un'app diversa per portare a termine il lavoro. Alcuni hanno scelto strumenti di gestione del progetto, alcuni avevano le loro informazioni in fogli di calcolo e alcuni utilizzavano persino carta e penna. Era difficile sapere esattamente cosa stesse succedendo in un dato momento. Sean ha persino finito per creare le proprie dashboard per ogni reparto come un modo per aiutare tutti a rimanere organizzati, ma ha subito scoperto che non risolvevano neanche il problema. “È stato tutto molto complicato, quasi troppo per gestire 50 progetti contemporaneamente. La granularità era importante, ma avevamo bisogno di un modo per vedere il quadro più ampio ". Sapeva che era tempo di passare a uno strumento che offrisse maggiore trasparenza e meno complicazioni.

Vedere il quadro più ampio

L'utilizzo del lavoro di squadra ha abbattuto le barriere di comunicazione di ACT Security. All'improvviso, i membri del team potevano scambiare informazioni o ricevere aggiornamenti in pochi secondi, aprendo la strada a una migliore collaborazione e processi più efficienti.

“La comunicazione e i flussi di lavoro sono migliori a ogni livello ", ha affermato Sean. “Abbiamo otto venditori e quando vendono un nuovo lavoro, creiamo un nuovo progetto in Teamwork. Viene assegnato un project manager e quella persona crea attività per tutti, dai tecnici alla fatturazione. Abbiamo un processo continuo invece di molti passaggi frammentati ".

Il team di vendita avvia il processo creando un file Taccuino includere le informazioni rilevanti di cui l'intero team avrà bisogno durante il progetto, come le informazioni di contatto per le parti interessate e i protocolli essenziali. Da lì, il resto del team può immergersi immediatamente, senza dover attendere il passaggio di consegne o preoccuparsi di perdere informazioni importanti.

I progetti di ACT Security spesso hanno scadenze molto più lunghe rispetto a quelli di altri settori, quindi devono essere in grado di tenere d'occhio come stanno procedendo i loro progetti anche quando la fine non è ancora in vista. "Abbiamo una determinata quantità di lavoro da fare, una certa quantità di tempo per farlo e un budget stabilito, ma la natura della costruzione è che potremmo aspettare mesi ", ha detto Sean. Per assicurarsi che non perdano slancio, i membri del team lasciano commenti per aggiornarsi a vicenda sui loro progressi, in modo da non perdere traccia di dove si trova tutto e rischiano di andare nel tempo o oltre il budget.

Ogni reparto ha le sue caratteristiche preferite all'interno di Teamwork, ma ce ne sono alcune che sono parte integrante delle loro operazioni quotidiane. Messaggi fanno parte del loro arsenale quotidiano, specialmente per i tecnici sul campo che hanno bisogno di riepilogare i loro risultati e fissare un programma per il giorno successivo. Modelli di elenchi di attività hanno ridotto i tempi di impostazione del progetto e sono uno strumento di comunicazione chiave per gli ordini di cambiamento.

" Questa singola funzionalità ha chiarito le discussioni sugli ordini di cambiamento. I modelli di elenchi di attività si occupano di tutti i nostri processi di amministrazione e informano i nostri tecnici su cosa è stato modificato. Abbiamo davvero ridotto gli aggiornamenti di persona e ora meno dettagli stanno cadendo nel vuoto.

La trasparenza è sinonimo di efficienza

Dare visibilità all'intero team su ogni aspetto di ogni progetto è stato un punto di svolta per ACT Security. Con il lavoro di squadra, hanno la capacità di comunicare in modo più efficace e ridurre i punti di attrito che impedivano loro di ridimensionare l'azienda.

“È difficile trasmettere il livello di efficienza che abbiamo ora. Quando eravamo un'azienda più piccola, era facile parlare a tutti di ciò che stava accadendo, ma ora con dozzine di colleghi è difficile e dispendioso conversare per spiegare tutto. Ora abbiamo un modo per offrire trasparenza a tutti senza dover ripetere la stessa conversazione 100 volte ".

Tutti hanno un accesso migliore alle informazioni, dai singoli membri del team che necessitano di una risposta alla domanda ai project manager che stanno cercando di valutare chi potrebbe essere sovraccarico di lavoro e chi potrebbe avere la larghezza di banda per assumere nuove attività. I PM riferiscono che il loro tempo dedicato al monitoraggio dei progetti è diminuito poiché la loro capacità di trovare soluzioni efficaci è aumentata.

Il lavoro di squadra ha dato ad ACT Security un'unica posizione per tutte le attività di progetto, i materiali e la comunicazione, ed è anche diventato il luogo in cui l'azienda può crescere. Sean ha lavorato a stretto contatto con il team per il successo dei clienti di Teamwork per trovare nuovi modi di utilizzare il software man mano che si espande.

Il suo rapporto con Teamwork si è sviluppato al punto che ora porta regolarmente suggerimenti per nuove funzionalità al team di sviluppo e li vede rapidamente integrati nel software.

" Se stai cercando una piattaforma che cresce e diventa sempre più potente, devi utilizzare Teamwork. Nella mia esperienza nell'IT, ho visto troppe aziende prendere decisioni relative al software in base a set di funzionalità invece che a crescita e scalabilità del prodotto. Nessuno lo fa meglio di Teamwork. So che sono impegnati per la crescita della mia azienda.

– Sean Morey, specialista in sistemi interni presso ACT

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