Sappiamo che quando le squadre si uniscono, possono realizzare cose brillanti. Ma per ottenere il massimo dalla tua gente - e dalla tua strumento di gestione del progetto — devi assicurarti che siano impostati correttamente.

Con la funzione Teams in Teamwork, è ancora più facile collaborare con le persone giuste. Teams ti consente di raggruppare gli utenti in modo da poter comunicare rapidamente con tutti i membri del team pertinenti, assegnare il lavoro a interi team e ottenere una migliore comprensione delle risorse su progetti specifici, il tutto ottimizzando i processi e riducendo il rumore.

Pronto per iniziare? Ecco la nostra guida completa per lavorare con Teams.

Prima che inizi

Per ottenere il massimo da Teamwork, ti consigliamo di investire un po 'di tempo all'inizio per impostare correttamente i tuoi utenti.

Impostare correttamente i tuoi utenti - e raggrupparli insieme nei modi giusti - all'inizio è davvero importante, perché rende molte altre cose in Teamwork più semplice e veloce: sarai in grado di sfruttare le funzionalità in modo più efficace, vedere guadagni immediati in efficienza in tutti i flussi di lavoro e gestire gli utenti in modo rapido e semplice.

E i vantaggi non si fermano qui. La gestione degli utenti ha un grande impatto su aree come la gestione e la comunicazione degli stakeholder, che sono vitali per il buon funzionamento di qualsiasi progetto o pezzo di lavoro. Per le agenzie, questo è particolarmente cruciale, consentendo di mantenere i clienti aggiornati senza sovraccaricarli con notifiche non necessarie.

Quindi come si preparano i team (e i team) per il successo? Ecco il nostro piano completo di best practice per la definizione della struttura del tuo team:

  1. Pensa alla struttura del tuo team offline

  2. Scrivilo

  3. Replicalo in Teamwork

Sì! Questo è tutto.

Puoi disegnare su qualsiasi file documentazione esistente hai già, come gli organigrammi, per mappare la struttura del tuo team e quindi aggiungere in tutti gli scenari necessari per i team secondari e altri team di progetto.

Una volta terminata la parte difficile, puoi procedere a configurarli come team virtuali in Teamwork in modo che imitino i tuoi flussi di lavoro della vita reale.

Sezione 1: Configurazione dei team

Creare una squadra

Per creare un team, vai alla sezione Persone del tuo sito e vedrai un'area chiamata Team.

Da qui, seleziona semplicemente il pulsante verde che dice "Aggiungi squadra" che ti darà una finestra pop-up in modo da poter costruire la tua squadra rapidamente e facilmente.

Dettagli: Cominciamo dalle basi. Nella scheda Dettagli, inizia aggiungendo il nome e il @handle del tuo team (ad esempio, "Team marketing" e @marketing). Puoi anche personalizzare il colore e le icone del logo per renderle facilmente distinguibili (e dare loro un tocco in più).

Membri: Nella scheda Membri, puoi facilmente selezionare chi vuoi includere in questo team da un elenco di persone. Puoi anche aggiungere collaboratori a Teams o invitare un nuovo utente direttamente dal modale popup.

Progetti: Usa questa scheda per scegliere i progetti predefiniti per tutti i membri di questo team. Ciò significa che non appena aggiungi una nuova persona al tuo team, avrà immediatamente accesso a tutti i progetti giusti. Ad esempio, per il tuo team di marketing sopra, potresti impostare Content Marketing, Sito web e SEO come progetti predefiniti.

Avanzate: La scheda Avanzate contiene alcune impostazioni aggiuntive, come Descrizione, Azienda e Team principale. Da qui puoi associare un team a un'azienda. (Puoi selezionare dall'elenco Società esistente o aggiungerne uno nuovo.) Ciò fornisce un ulteriore "contenitore" in cui operare e ti impedisce di aggiungere a un team chiunque non sia in quella società, aiutandoti a mantenere le cose più pulito e più sicuro. È particolarmente utile quando lavori con molti clienti e vuoi assicurarti che tutto rimanga organizzato e riservato.

Puoi anche scegliere di rendere il tuo team un gruppo secondario aggiungendolo a un team padre.

Barra laterale: cosa sono i team secondari e i team principali?

Come parte della funzione Team, hai anche la possibilità di avere sottogruppi all'interno di un team. Dall'elenco dei team nell'area Persone, puoi vedere rapidamente quanti team secondari ha ogni team padre ed espandere per vedere un'analisi più dettagliata.

Ad esempio, potresti avere "Team marketing" come team principale, con gruppi secondari di:

  • Design

  • PR

  • Sito web

  • Content Marketing

  • Marketing di prodotto

  • Generazione della domanda

I team secondari sono un ottimo modo per mantenere tutto snello e organizzato, consentendo comunicazioni e discussioni più granulari.

Ad esempio, puoi scegliere di inviare un messaggio a tutti i membri del team (@marketing) per qualcosa che sia rilevante per tutti (come la pianificazione trimestrale), o solo il sottogruppo (@contentmarketing) se è qualcosa di più specializzato (come pianificare il tuo calendario editoriale ).

Ciò significa che non stai ingombrando le notifiche delle persone con cose che non sono effettivamente pertinenti per loro, in modo da poter ridurre il rumore e continuare a ricevere input dalle persone giuste.

NB: Chiunque venga aggiunto a un gruppo secondario diventa automaticamente parte del team principale.

Privacy dinamica

La privacy dinamica funziona per i team, il che significa che quando aggiungi nuovi membri al tuo team, questi erediteranno automaticamente la privacy di tutte le attività assegnate a quel team, facendoti risparmiare tempo e assicurando che i membri del team abbiano i livelli di accesso di cui hanno bisogno.

Sezione 2: aggiornamento della struttura esistente

Sei già un utente di Teamwork esistente e ti chiedi in che modo Teams influenzerà il tuo flusso di lavoro? Non temere: sta per fare tutto così molto meglio. Sappiamo che i nostri utenti stavano aspettando una soluzione di tipo Teams e nel frattempo hanno sfruttato alcune delle altre funzionalità di Teamwork come soluzione alternativa. Fortunatamente, è semplicissimo passare a Teams. Ecco cosa devi sapere:

1. Conversione di aziende esistenti in team

Per convertire un'azienda esistente in un team, vai su Persone> Aziende. Da qui, seleziona la società che desideri convertire in team. Dalla visualizzazione elenco di Persone, utilizzando le caselle di controllo accanto al nome di ciascuna persona, selezionane alcune o tutte e questo ti consentirà di aggiungere in blocco tutti i membri di quella società a un team esistente o nuovo. Puoi quindi eliminare questa azienda se non desideri più utilizzarla.

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2. Conversione dei ruoli in team

Stiamo ritirando i ruoli per fare spazio ai team, che ha lo stesso scopo ma con una maggiore profondità di funzionalità. Per rendere questa transizione il più semplice possibile, non appena apri un progetto con ruoli esistenti, questi verranno ora convertiti automaticamente in team a livello di progetto.

Sezione 3: lavoro quotidiano con i team

Aggiunta di team ai progetti

Ora che hai impostato i team e i team secondari a livello di sito, esaminiamo ogni giorno il lavoro con la funzionalità Teams a livello di progetto. Per passare all'area Team di un progetto, vai a Persone e poi seleziona Squadre dal menu in alto.

È importante notare che se anche un membro di un team è un membro del progetto, il @handle del team verrà visualizzato in questa sezione. Se @ il team all'interno del progetto, verranno notificati solo i membri del team che fanno già parte del progetto. È importante notare che nell'area Team, il Team stesso verrà elencato in base a chi di quel team è nel progetto.

Ad esempio, nel progetto di marketing dei contenuti, Anna, la responsabile del marketing dei contenuti, sarà l'unico membro del team di marketing su questo progetto, ma il team di marketing sarà rappresentato qui, elencando Anna nella visualizzazione come unico membro. Quindi non devi aggiungere interi team ai progetti, puoi comunque aggiungere singole persone ai progetti, ma il loro team sarà rappresentato qui e puoi facilmente vedere a colpo d'occhio quali membri del team fanno parte del progetto.

Significa anche che non devi aggiungere interi team ai progetti. Puoi comunque aggiungere solo singole persone ai progetti, ma il loro team sarà rappresentato nell'area Team, permettendoti di vedere facilmente a colpo d'occhio quali membri del team fanno parte del progetto.

Creazione di team a livello di progetto

Nell'area Team, vedrai anche l'opzione "Crea team di progetto". I team specifici del progetto consentono di raggruppare persone specifiche nel contesto di un particolare progetto, senza doverli configurare come team a livello di sito.

Ciò è particolarmente utile per progetti a breve termine, raggruppamenti interfunzionali e modalità di lavoro agili. L'utilizzo di team a livello di progetto ti consente di diventare davvero specifico nel lavorare con team informali in tutti i progetti.

L'utilizzo di team a livello di progetto consente di ottenere risultati davvero granulari e specifici per determinati pezzi di lavoro. Ad esempio, potresti creare un "team di gestione del progetto ebook" all'interno del tuo progetto di marketing, in modo da poter comunicare rapidamente solo con le persone che lavorano su quell'ebook in messaggi e commenti (senza dover ricordare chi taggare ogni volta).

I team a livello di progetto sono anche molto utili per le persone che lavorano con progetti su larga scala. Ad esempio, se sei un'agenzia che lavora allo sviluppo di software personalizzato per un cliente, potresti assegnare determinati membri del tuo team a lavorare su questo progetto in base alle risorse e alla disponibilità. Ciò significa che la prossima volta che svolgi un lavoro simile, non devi modificare il team definito a livello di sito, ma puoi invece creare team specifici per il progetto come e quando necessario.

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Team e attività

Quando assegni un'attività, hai la possibilità di assegnare un'attività a un intero team, oppure puoi assegnarla a un membro del team pertinente sfogliando il suo team e selezionandolo da lì.

Assegnare un'attività a un team è utile quando non importa chi nel team completi effettivamente il lavoro, consentendo al team di decidere tra di loro in base al proprio Carichi di lavoro o aggiungilo al loro backlog. Ad esempio, potresti assegnare l'attività "progetta una nuova interfaccia utente" al team di progettazione nel suo insieme per ottenerla sul proprio radar e da lì possono assegnarla in modo più specifico.

È importante notare che l'assegnazione di qualcosa a un team agisce come un compito dinamico. Cioè, se aggiungi più membri a quel team in un secondo momento, verranno assegnate anche le attività aperte assegnate a quel team. Per continuare l'esempio precedente, se poi assumi un nuovo designer per il team di progettazione, vedrebbe anche l'attività "progetta una nuova interfaccia utente" che avevi aggiunto in precedenza per l'intero team.

Ciò consente di risparmiare un sacco di tempo nell'allocazione di nuove risorse ai progetti perché non è necessario seguire e esaminare il lavoro che è necessario consegnare: è già tutto a posto.

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Team + commenti + messaggi

Ora puoi menzionare i team completi nei commenti e notificarli nei messaggi utilizzando l'handle del team (@marketing). Ciò significa che non è necessario digitare manualmente (e ricordare!) Ogni singola persona che devi aggiungere, risparmiando tempo (e potenziale imbarazzo). Ciò è particolarmente utile quando lavori con grandi team in grandi organizzazioni, team remoti o dispersi o neofiti che non hanno ancora imparato i nomi di tutti.

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Team + filtri

Ovunque puoi filtrare le attività, puoi anche filtrare la visualizzazione in base alle attività assegnate a un determinato team. Questa visualizzazione mostrerà tutte le attività assegnate sia alle singole persone all'interno di quel team, sia tutte le attività che sono state assegnate dinamicamente all'intero team. Ciò porta la visibilità personalizzata per i manager a un livello completamente nuovo, offrendoti informazioni molto più approfondite sulle attività aperte e in ritardo del tuo team.

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Team + modelli

All'interno dei modelli, puoi assegnare un'attività a un team. Quando si utilizza il modello, è quindi possibile scegliere quali team si desidera aggiungere al progetto e le attività assegnate al loro team verranno automaticamente assegnate a quel team.

Team + carico di lavoro

Nella visualizzazione Carico di lavoro, puoi filtrare per team, permettendoti di vedere la capacità solo delle persone di quel team. Questo è davvero utile per i manager che cercano di capire come assegnare nuovo lavoro, dove le risorse possono essere riassegnate tra il team e se hanno la larghezza di banda per affrontare più progetti.

È anche super potente per le agenzie che creano team che lavorano su vari progetti dei clienti, in modo che possano vedere come procede il lavoro. Questo è un altro punto in cui la funzionalità dei team a livello di progetto brilla davvero, permettendoti di approfondire i risultati finali specifici del cliente per assicurarti che siano sulla buona strada.

Come sempre, se hai domande puoi contattarci inviando un'e-mail support@teamwork.com e saremo felici di aiutarti. Puoi anche consultare il nostro elenco di documenti della guida di Team dedicati qui. Ulteriori informazioni su quali piani includono la funzionalità Team qui.