Immagina questo scenario: hai tre diversi team che lavorano sulle rispettive parti dello stesso progetto. Settimana dopo settimana, ti riferiscono i loro progressi: sono sulla buona strada, alcuni addirittura prima del previsto. "Lo stiamo inchiodando", pensi a te stesso. Riferisci ai tuoi dirigenti e tutti sono pronti a festeggiare. Quindi, fai il check-in finale con i tuoi tre team sul progetto e impari una verità dolorosa: ogni team era in pista. Ma ognuno ha lavorato con un obiettivo diverso in mente. Ahia. All'improvviso, il progetto che sembrava destinato al successo viene buttato via. Dieci persone hanno dedicato mesi a un progetto, ma ora costerà loro ancora più tempo e risorse per tornare in pista. È l'unico modo in cui i tuoi clienti possono ottenere ciò che hai promesso loro. Come è successo? Analizziamolo:

  • Il team 1 ha seguito gli appunti di un incontro con il CMO all'inizio del progetto

  • Il team 2 si è basato sulla documentazione del prodotto messa insieme dal responsabile del prodotto

  • Il team 3 ha seguito le indicazioni che ricevevano da te tramite e-mail

Come molti altri, i tuoi team potrebbero cercare automaticamente le informazioni nel momento in cui ne hanno bisogno. Il problema? Hanno chiesto aiuto nei canali privati - email, messaggi privati, riunioni faccia a faccia - quindi la risposta si perde. Di conseguenza, hai dozzine di canali di comunicazione da gestire, ognuno con la propria versione di informazioni. Per prevenire lo scenario di cui sopra e molte altre potenziali cadute, è necessaria un'unica fonte di verità. Scopriamo cos'è e perché dovrebbe interessarti.

Qual è un'unica fonte di verità?

Una singola fonte di verità (SSOT) è una piattaforma che memorizza tutte le informazioni necessarie per prendere decisioni nella tua azienda e le rende disponibili a tutti. Rappresenta l'ultima fonte di informazioni su tutto ciò che ha a che fare con la tua azienda. Ciò include decisioni e processi relativi a prodotto, marketing, vendite, assunzioni, supporto, operazioni e tutto il resto. Ma un'unica fonte di verità funziona solo quando è sempre aggiornata e mantenuta. Se afferma di avere le informazioni più recenti e accurate, ad esempio, sulla tua ricerca sui clienti, ma il tuo vicepresidente del marketing ha un rapporto più recente sul proprio disco rigido locale, la tua singola fonte di verità diventa inaffidabile. Per tutti i vantaggi, la creazione di un'unica fonte di verità non deve essere complicata. In effetti, se utilizzi già uno strumento di gestione dei progetti centralizzato, sei già sulla buona strada. Questo perché il giusto strumento di gestione del progetto renderà semplice avere un'unica fonte di verità. È già la casa per tutto il tuo lavoro quotidiano; uno spazio centrale in cui risiedono i file, le date di scadenza e gli aggiornamenti di stato. E come sottoprodotto di quel lavoro, stabilisce un'unica fonte di verità che è sempre aggiornata e accurata, senza bisogno di ulteriore lavoro da mantenere. Ecco alcuni modi in cui utilizzare il tuo strumento di gestione dei progetti come unica fonte di verità può aiutarti a fornire un lavoro migliore.

Recupera il tempo che dedichi all'amministrazione e al lavoro di preparazione

“Dov'è andato il mio tempo oggi? " Se hai fatto questa domanda anche una sola volta perché ti sentivi come se avessi fatto molto poco, alcuni potenziali colpevoli sono:

  • Riunioni

  • Creazione manuale di rapporti

  • Fare di nuovo un compito

  • Aspettare che gli altri ti diano le informazioni di cui hai bisogno

Molte persone conservano le informazioni su cui stanno lavorando nei loro taccuini, calendari, email e documenti privati. E a causa di questi silos di informazioni, ci vuole più tempo comunicare il progresso, condividere documenti e rispondere alle domande. Non solo: puoi finire per eseguire lavori duplicati e persino completare attività ridondanti. E se esistesse una piattaforma unificata che contiene tutte le tue informazioni interne importanti, come note sulle riunioni, aggiornamenti di stato e feedback dei clienti, in modo che tu possa semplicemente portare a termine il lavoro? Invece di dedicare ore ogni mese alla ricerca di dettagli, scadenze e documenti del progetto, saprai sempre dove trovare ciò di cui hai bisogno, così potrai passare direttamente al tuo lavoro, ogni giorno.

Riduci la necessità di riunioni

UN Studio di Harvard Business Review ha scoperto che i dipendenti di una grande azienda trascorrevano 300.000 ore all'anno solo per supportare la riunione settimanale del comitato esecutivo. In altre parole, questi dipendenti hanno trascorso 34 anni collettivi nell'arco di un anno solo per comunicare lo stato di avanzamento del progetto! Con un'unica fonte di verità, puoi ridurre la necessità di riunioni sul progresso costante per aggiornare le parti interessate o portare i nuovi membri del team al passo con i tempi. Invece, con una registrazione completa della cronologia del tuo progetto delineata e facilmente accessibile, puoi consentire a tutti nella tua azienda di avere un punto di riferimento centrale. Con l'accesso istantaneo a tutte le informazioni di cui hanno bisogno, possono ottenere aggiornamenti in tempo reale senza interrompere il loro passo o programmare un'altra "sincronizzazione rapida".

Flussi di lavoro migliori, maggiore responsabilità, maggiore trasparenza

La visibilità del carico di lavoro e la collaborazione in team sono tra i principali impatti positivi degli strumenti di gestione dei progetti centralizzati, La ricerca di Capterra rivelato. Ha senso: perché creare un'unica fonte di verità quando non tutti sono a bordo per farlo, beh, il unica fonte di verità? L'utilizzo dello strumento di gestione dei progetti come SSOT aiuta a portare alla luce comunicazioni importanti. Invece di lavorare in spazi appartati come e-mail e chat, puoi centralizzare tutte le informazioni sul progetto. Ciò eleva la tua organizzazione in tre modi distintivi: In primo luogo, i flussi di lavoro diventano più snelli. I rapporti giornalieri e settimanali sono in un unico posto in cui tutti possono fare riferimento a loro. Le persone possono impostare i loro compiti per la giornata in base ai progressi degli altri e saltare quando sono necessarie più teste in una parte specifica del progetto. Qualsiasi area di attrito e stress diventa facile da identificare e porre rimedio. In secondo luogo, tutti rimangono responsabili in ogni momento. Perché è facile vedere chi sta lavorando su quale serie di attività, istanze di "ho pensato tu erano quelli che se ne occupavano! " diventare molto più piccolo. E con funzionalità come il controllo delle versioni dei file, lo strumento giusto renderà anche più chiaro lo stato corrente di ogni pezzo di lavoro (quindi non sarà più necessario lavorare da file vecchi e obsoleti). In terzo luogo, consentire a tutti di vedere lo sviluppo del progetto in corso porta a una cultura aziendale più aperta e trasparente. Con un'unica fonte di verità, avviene automaticamente, eliminando la necessità per manager e dirigenti di digitare lunghi aggiornamenti di stato e consentendo ai dipendenti di prendere l'iniziativa in base ai dati.

Allinea la tua squadra ...

Ti sei mai chiesto perché alcuni progetti falliscono? Un rapporto ha scoperto queste principali cause di fallimento del progetto:

  1. Cambiamento nelle priorità dell'organizzazione (39%)

  2. Modifica degli obiettivi del progetto (37%)

  3. Raccolta dei requisiti imprecisa (35%)

  4. Visione inadeguata (29%)

  5. Scarsa comunicazione (29%)

Due delle cinque cause (n. 2 e n. 3) derivano dalla mancanza di allineamento interno del team. Questo può accadere a qualsiasi livello organizzativo, ma è così volere accadere all'interno del tuo team se tutti sono coinvolti nel loro lavoro senza un luogo centrale per memorizzare i progressi del progetto. Dal lavoro basato su requisiti obsoleti all'assegnazione di priorità alle attività in modo diverso, i progetti possono andare fuori strada in molti modi e, se non ti concentri sull'allineamento (e sul riallineamento quando le cose cambiano), potresti scoprire rapidamente che il tuo progetto sta andando fuori dai binari . Non solo quello, ma 80% degli intervistati nel sondaggio di Geneca hanno affermato di aver dedicato metà del tempo alla rilavorazione, che è tra le principali cause di ritardi. E una delle principali cause di rilavorazione? Mancanza di allineamento. Se non hai un SSOT in cui il tuo team può vedere facilmente su cosa dovrebbe lavorare (e perché), potresti voler allacciare la cintura per un po 'di lavoro extra in arrivo.

... e allinea la tua organizzazione

La mancanza di allineamento a livello di organizzazione è la ragione alla base di altre due delle cause di fallimento del progetto sopra elencate (n. 1 e n. 4). Ora, avere un'unica fonte di verità non creerà magicamente l'allineamento tra tutti i team, fisserà obiettivi comuni e definirà una visione aziendale. Ma ti aiuterà a facilitare quell'allineamento una volta che avrai delineato il tuo piano per la direzione dell'azienda. Gli obiettivi a lungo termine sono ciò che alimenta le grandi decisioni. E le grandi decisioni guidano tutte le altre decisioni. Un'unica fonte di verità aiuta a tracciare la direzione che l'azienda intende prendere centralizzando strategia e pianificazione, non solo singoli progetti, e condividendola con le persone che ti aiuteranno ad arrivarci. E gli obiettivi a lungo termine disallineati sono piuttosto rischiosi. Perché il punto è questo: se qualcuno non sa dove andrà la società nel corso del prossimo anno, pensi davvero che busserà alla porta di un dirigente per chiedere? No. Funzioneranno da qualsiasi informazione riescano a trovare. E se non riescono a trovarne nessuno, lo sfideranno. Farla volare difficilmente può essere considerata una buona strategia. Un buon SSOT di alto livello dipinge il quadro generale della tua organizzazione perché contiene documentazione come:

Con l'aiuto di un SSOT, tutti nella tua azienda possono trattarsi l'un l'altro, il tuo mercato ei tuoi clienti in modo coerente, contribuendo alla tua direzione e crescita a lungo termine.

Pianifica progetti futuri, a prova di errore

Pensa a questo per un secondo: come ci si sente quando i tuoi progetti vengono completati in tempo (o anche prima del tempo)? quando tutti gli obiettivi vengono colpiti o superati? Quali sono i premi e i vantaggi che puoi ottenere per molto tempo dopo che il progetto è finito? Ora considera l'esatto opposto. Cosa succede quando salti le scadenze? In che modo influisce sugli altri team e sulla tua azienda nel suo complesso? Il vantaggio di avere un'unica fonte di verità è che puoi raccogliere dati su tutti i progetti che completi e, di conseguenza, prevedere il tempo che ti ci vorrà per completare il prossimo. Non solo questo, puoi traccia come persone, risorse e budget specifici hanno influenzato l'avanzamento di un progetto. Quindi ora, invece di fare affidamento su sentimenti istintivi e stime ipotetiche, puoi pianificare in base al successo storico. L'alternativa a questo è inseguire i team che hanno lavorato su progetti passati per comprendere l'efficienza del proprio progetto dalle loro stime e dalla memoria. A meno che non abbiano monitorato meticolosamente il loro tempo e le corrispondenti attività e pietre miliari, non puoi mai sapere quanto siano corrette le loro ipotesi. Con un'unica fonte di verità, puoi essere certo che tutti nella tua azienda abbiano le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere al meglio il loro lavoro. È semplicissimo. Se questo suona come un posto in cui vorresti essere, scopri come puoi arrivarci con i progetti di lavoro di squadra e gli spazi di lavoro di squadra. Inizia una prova gratuita per iniziare a creare il tuo SSOT e fare le cose giuste al momento giusto.