Più di metà di tutti i progetti vengono consegnati oltre la scadenza o oltre il budget. Per la maggior parte delle aziende, questo è un problema abbastanza grande così com'è. Ma per le aziende di servizi professionali - agenzie di marketing, società di consulenza IT, servizi gestiti - questo è un problema ancora più grande. Perché quando gestisci un progetto di servizi professionali, sei responsabile anche dell'attività del tuo cliente. Se un progetto è in ritardo o supera il budget: a campagna di marketing non si avvia in tempo, i costi della migrazione dei dati sfuggono al controllo: si tratta di un pedaggio immediato per l'attività del cliente. E questo influenza direttamente il modo in cui si sente il tuo cliente il tuo attività commerciale. Ma ottenere tutte le parti mobili nei posti giusti può essere complicato. Ci sono diversi motivi per cui i progetti sono in ritardo sulla pianificazione, superano il budget o semplicemente non riescono a soddisfare le aspettative. Quello che hanno tutti in comune, tuttavia, è che ognuno di questi motivi si traduce in un risultato non perfetto per il tuo cliente e, a sua volta, danneggia il tuo rapporto con loro. Identificare i problemi è il primo passo per risolverli. Ecco i motivi principali per cui i progetti di servizi professionali falliscono.

Povera comunicazione

Il più delle volte, un progetto fallisce perché la definizione di successo non è chiaramente articolata. Quando le squadre non conoscono l'obiettivo a cui mirano, è più facile per loro mancare l'obiettivo. A livello di progetto, troppo spesso, i team non sanno dove indirizzare le loro domande, trasformando la comunicazione in un lavoro di routine: le email e le chat vanno alle persone sbagliate e le domande si trasformano in thread disordinati e che richiedono tempo. Quando la comunicazione si interrompe in questo modo, i membri del team smettono di vedere il lavoro in questione e vedono invece una serie di domande senza risposta che impediscono loro di svolgere il proprio lavoro. Quando il tuo obiettivo è muoverti rapidamente e fare un ottimo lavoro, una scarsa comunicazione può impedire all'intero team di svolgere il proprio lavoro.

Scope creep

Lo scorrimento dell'ambito è quasi impossibile da evitare e spesso fuori dal tuo controllo. Infatti, 52% di tutti i progetti completati negli ultimi 12 mesi si è verificato uno scorrimento dell'ambito o modifiche incontrollate dell'ambito del progetto Ciò è particolarmente vero nei servizi professionali. (In effetti, ne abbiamo già parlato in passato - quando i nostri fondatori gestivano un'agenzia web, chiamavano "allow scope creep" come uno dei loro primi 12 errori.) È un vero problema, soprattutto perché il tasso di tecnologia aumenta. Supponiamo che tu stia creando un nuovo strumento di chat con i clienti, ad esempio. Quando hai avviato il progetto sei mesi fa, l'intelligenza artificiale (AI) non era nemmeno una cosa. Ma ora il tuo cliente non vuole solo uno strumento di chat, ne vuole uno con AI al suo interno. I pali degli obiettivi si sono spostati e i vantaggi che offri sono diminuiti. Questo ti lascia bloccato tra un cliente infelice e un'aspettativa irrealistica.

Una mancanza di trasparenza

Gestire un progetto in base a un budget e una tempistica è già abbastanza difficile, ma quando non puoi nemmeno vedere tutte le parti, o come queste parti si adattano, è quasi impossibile. E non è possibile che tu o il tuo team vediate come il lavoro si adatta all'obiettivo generale del progetto. Per complicare le cose, i team spesso lavorano su più strumenti: un foglio di calcolo qui, un'istanza di software di gestione dei progetti lì. L'archiviazione delle informazioni in diversi strumenti rende la valutazione dello stato di salute di un progetto difficile e dispendiosa in termini di tempo. Inoltre, il tuo tempo è dedicato all'aggiornamento dei fogli di calcolo e alla ridistribuzione delle informazioni piuttosto che alla risoluzione dei problemi reali del progetto. Senza una visione precisa e tempestiva delle prestazioni del tuo team in attività particolari, è quasi impossibile gestire le scadenze e allocare le risorse tra i progetti. E quando le informazioni non sono disponibili - il tuo team non sa dove trovarle o a chi chiedere - si possono sprecare intere giornate solo cercando di capire cosa fare.

Risorse limitate

La mancanza di risorse può minare rapidamente il modo in cui viene gestito qualsiasi progetto. Senza una forte conoscenza delle persone e delle competenze a tua disposizione e una comprensione di ciò su cui i membri del team stanno lavorando tutto il tempo, le priorità sono spesso gestite male. I membri del team vengono spinti a lavorare su quelli che considerano "lavori più importanti" o si finisce con il nuovo laureato che lavora su un lavoro critico.

Mancanza di allineamento tra le squadre

La collaborazione è complessa. E questa complessità è spesso dovuta alla distanza, agli obiettivi disallineati e alle persone. Non importa il motivo, quando i team non sono sulla stessa pagina su come affrontare un problema - o hanno obiettivi divergenti - le possibilità che un progetto abbia successo diminuiscono in modo significativo.

Cosa puoi fare al riguardo

Rendersi conto di avere un problema fa schifo. Ma è molto meglio che avere un problema e non rendersene conto. Per aiutarti a identificare i punti deboli per te e il tuo team, prova il seguente esercizio. Pensa agli ultimi tre progetti di cui hai fatto parte che non sono andati bene. Quindi elenca i motivi per cui ritieni che quei progetti abbiano avuto difficoltà. Ora chiedi ad altre persone che hanno lavorato a quei progetti di fare la stessa cosa. Confronta le note. Vedi un tema comune? Persone o sottogruppi diversi hanno problemi diversi? Stai vedendo molti piccoli dettagli che vanno male o un problema strutturale generale che devi affrontare? Il più delle volte è un mix di tutto. Ecco perché crediamo gestione del progetto quadro generale. La gestione del progetto nel quadro generale consiste nel prendersi cura dei dettagli, come attività e tempi, in modo da poter concentrare la propria energia e creatività nel fornire il lavoro che i clienti amano. Ed è anche per questo che mettiamo insieme Big Picture Project Management 101, una pratica cartella di lavoro con consigli, informazioni ed esercizi, per aiutarti a perfezionare i tuoi progetti e offrire di più ai tuoi clienti. Controlla la cartella di lavoro per ulteriori informazioni. Nel frattempo, ci piacerebbe sapere: quale pensi sia il più grande colpevole dei progetti falliti? E cosa fai per evitarlo?