Quando sei in un'agenzia, hai risorse limitate con cui giocare: tempo limitato, denaro limitato e potere umano limitato. Non importa quanto siano brave le tue persone migliori, probabilmente hanno ancora bisogni di base di cui devono prendersi cura, come dormire, mangiare e guardare Netflix. Questi tipi di limitazioni rappresentano una sfida per qualsiasi azienda. Ma questa sfida è amplificata per le agenzie: non solo stai lavorando con le esigenze dei clienti in continua evoluzione, ma devi anche pensare alla crescita della tua azienda ed essere in grado di valutare rapidamente se hai la larghezza di banda per intraprendere nuove attività in un determinato periodo.

Quando abbiamo collaborato con HubSpot per intervistare gli esperti dell'agenzia le lezioni che hanno imparato da progetti andati male, le questioni relative alle risorse si sono ripetute più volte come una delle cose più complicate da risolvere. (Vuoi vedere cos'altro è stato inserito nell'elenco? Dai un'occhiata all'ebook!)

“Abbiamo un numero finito di risorse ed è sufficiente se pianifichi correttamente ", Jodie Robinson, Group Account Director presso Partner di velocità ci ha detto. "Ma a causa della natura dell'attività, non puoi essere certo di cosa accadrà. Incontriamo problemi quasi ogni giorno: i clienti sono in ritardo con il feedback, un nuovo stakeholder arriva inaspettatamente, i team creativi forse hanno semplicemente bisogno di più tempo per fare il lavoro ".

“Questo ha automaticamente un effetto a catena su tutto il resto ", ha spiegato. "Ma poi è ancora necessario attenersi alla stessa sequenza temporale, quindi c'è questa battaglia costante tra quali sono le priorità e come possiamo rubare risorse da un altro progetto senza metterne a repentaglio un altro".

Sapere come allocare le risorse - e avere un quadro completo delle risorse che hai a disposizione per allocare in primo luogo - è essenziale per farti strada attraverso scadenze strette e tempistiche mutevoli.

Per allocare correttamente le risorse, è necessario avere sempre in mente il quadro più ampio. E da fare quello, devi tenere traccia di tutto, in modo da sapere esattamente dove stanno andando il tempo e l'energia del tuo team, cosa è dovuto quando e quante ore hai ancora da distribuire.

Per Perry Nalevka, CEO e fondatore di Strategie del pinguino, queste informazioni sono la chiave per sapere esattamente cosa funziona, cosa no e cosa richiede attenzione immediata. "Ho bisogno di conoscere le risorse spesi per ogni account, ogni mese, in modo da poter identificare quali sono i problemi e scavare per vedere perché", ha spiegato Perry. "Questo può essere fatto solo se stai monitorando tutto." E se non lo sei? "Qualsiasi agenzia che non lo farà scoprirà quanto sia importante quando sarà troppo tardi."

È una pratica che ha vantaggi sia a lungo termine che a breve termine. Non solo ti aiuta a individuare eventuali problemi di risorse o scostamenti dalle scadenze prima che si verifichino, ma ti aiuta anche a costruire il tuo quadro più ampio su come stai offrendo in generale e dove puoi crescere.

“Comprendere le tue capacità e risorse è essenziale perché dobbiamo essere in grado di sapere quando assumere ", ha detto Perry. "Quando sei un team di cinque o sei persone, puoi capirlo manualmente. Ma quando arrivi a 30 o 40 persone, non è così facile. " Avere tutto mappato utilizzando una funzionalità come Carico di lavoro significa che puoi vedere dove sono le lacune, il che ti consente di pianificare in modo più efficace per assumere nuovi account e sviluppare la tua attività, senza sacrificare la qualità o perdere la fiducia e la soddisfazione dei clienti.

Ti aiuta anche a mantenere le cose in movimento anche quando accade l'imprevisto. Come Jodie menzionato sopra, a volte i problemi da parte del cliente possono cambiare in modo imprevisto. E in un'agenzia, quando un progetto va fuori strada, di solito ci vuole un sacco di altri. (Timberrrrr!)

Ad esempio, l'attesa dell'approvazione del cliente, soprattutto quando si tratta di ottenere l'approvazione di più parti interessate per lavori più grandi, può richiedere molto tempo. Se non stai attento, può far deragliare rapidamente le tue linee temporali attentamente costruite. Quando ciò accade, quello che non vuoi assolutamente è che il tuo team rimanga bloccato a girarsi i pollici mentre un progetto è in attesa, solo per finire con tutte le loro scadenze principali che si scontrano improvvisamente in un giorno.

Utilizzando una funzionalità come Visualizzazione pianificatore nel carico di lavoro ti offre intuizioni visive immediate (come una mappa termica con codice colore) che ti garantisce di evitare questo scenario, mantenere bilanciato il carico di lavoro del tuo team e offrire ai clienti scadenze più realistiche quando le tempistiche cambiano. Essere in grado di controllare rapidamente e facilmente le capacità di tutti, riassegnare il lavoro e, in definitiva, ottimizzare le risorse è la chiave per team più felici e più produttivi e per clienti più felici e soddisfatti.

(E se le tue risorse sono ottimamente ottimizzate ma stai scoprendo che il tuo progetto sta iniziando a sfuggire di mano altro motivi? Dai un'occhiata al nostro ebook per ulteriori approfondimenti dagli esperti dell'agenzia che sono stati lì, lo hanno fatto.)

Il TL; DR:

  1. La tua squadra è la risorsa più preziosa che hai. Tu (probabilmente) non puoi clonarli, quindi devi essere esperto su come allocare il loro tempo ed energia.

  2. Non importa quanto sei preparato, le cose cambieranno. Il piano di progetto che hai realizzato all'inizio è prezioso, ma è ancora più prezioso essere flessibili, sapere dove c'è spazio per spostare le cose ed essere in grado di pensare con i tuoi piedi.

  3. Tieni traccia di tutto, altrimenti non saprai di esserlo spento-traccia (o dirigiti verso il disastro!) finché non è troppo tardi.