Che si tratti di un'interruzione della comunicazione, di una perdita di visibilità o solo di una svolta inaspettata - tu sono stati il cliente per tutto il tempo! ((Ansimare) — - non c'è orrore come un progetto andato storto. Ma non temere. Affrontare un mostro della gestione del progetto può essere spaventoso, ma ci sono modi per combattere la bestia e uscirne vincitore. Continua a leggere per vedere a quale mostro archetipico il problema del tuo progetto assomiglia di più e come uscirne indenne alla fine.

Il mostro:Mummy

Il problema: ti stai coinvolgendo nelle piccole cose I dettagli sono importanti, ma sappiamo tutti che essere troppo legati nelle minuzie può trascinarti verso il basso. Che si tratti di un amministratore che ti distrae dall'entrare veramente nel tuo punto debole produttivo, o che tu sia così preso a cercare di rendere ogni piccola cosa perfetta che perdi di vista il quadro generale, a volte devi fare un passo indietro e vedere la foresta, non gli alberi. Come risolvere il problema: Bilanciare i tuoi obiettivi a lungo termine con le cose da fare a breve termine può essere complicato. Ecco perché è così importante delineare la tua strategia e mantenere i tuoi obiettivi del quadro generale sempre al centro e in primo piano. Chiediti spesso se quello che stai facendo in questo momento ti sta aiutando a raggiungere questi obiettivi e se stai scoprendo che stai rispondendo con più no che sì, è tempo di fare il punto. Quando si tratta di creare la bozza di alto livello di ciò che si desidera ottenere, può essere semplice - e difficile - come prendere un pezzo di carta e distillare davvero le proprie idee finché non diventano oggetti utilizzabili su cui lavorare, misurare e completare. Utilizzando gli strumenti giusti può aiutarti a pianificare le cose e tenere traccia dei tuoi progressi mentre svolgi compiti che ti portano verso i tuoi obiettivi (così soddisfacenti), ma anche lo strumento migliore è pensato per completare la tua strategia, non per sostituirla, quindi ottenere queste basi è essenziale. Per quanto riguarda la routine quotidiana dell'amministratore che spesso può distogliere la tua attenzione da quegli obiettivi a lungo termine, prova a contrastarla programmando un tempo regolare e ininterrotto per concentrarti esclusivamente sulle cose che ti avvicinano a dove vuoi essere. Imposta un periodo di tempo ricorrente nel tuo calendario per consentirti di entrare in un flusso produttivo e fai sapere ai tuoi colleghi che non sarai disponibile. Quindi fai un elenco delle tue prime tre priorità relative agli obiettivi per superare e concentrare le tue energie esclusivamente lì. Sentiti realizzato. Ripetere. (E poi quando hai finito, ricordati di recuperare il ritardo sul tuo amministratore.)

Il mostro:Vampire

Il problema: la vita viene risucchiata dalla tua squadra La tua squadra si sente ... svuotata? Manca un po 'di linfa vitale essenziale? Forse l'atteggiamento di una persona sta trascinando la squadra verso il basso, o forse stai incontrando un morale basso e non sei sicuro del perché o da dove provenga. In altre parole: c'è un vampiro metaforico in mezzo a te, che succhia la vita dalla tua squadra. Il tuo bulbo d'aglio: Per prima cosa: identificare la fonte del problema. Puoi dire da dove proviene la negatività e perché? È insoddisfazione per come viene eseguito un progetto, frustrazione per un processo noioso, microgestione, o una mancanza di riconoscimento? Queste sono tutte cose che possono abbattere un individuo o un team, ma vale la pena cercare di affrontare la fonte e trasformarla in feedback utilizzabile che può essere utilizzato per migliorare il flusso di lavoro. È anche possibile, ovviamente, che qualcuno stia attraversando qualcosa di difficile nella sua vita personale. Questo è più complicato, perché non vuoi oltrepassare i tuoi limiti, ma se ti senti a tuo agio nell'offrirti di ascoltare, spesso ciò può avere un impatto maggiore rispetto al tentativo di fornire soluzioni. Se non c'è una causa principale riconoscibile ma stai ancora riscontrando molta negatività, la maggior parte delle volte potresti avere a che fare con un individuo negativo. Se sono il tuo rapporto diretto o devi lavorare a stretto contatto, potrebbe valere la pena parlarne uno a uno, ma se non lo sono, la cosa migliore che puoi fare è limitare la tua esposizione ed evitare di contribuire a discorsi negativi ( compresi pettegolezzi e discorsi negativi). Un'altra cosa da tenere a mente: i vampiri non possono vedere i propri riflessi. Se riesci a sentire la presenza di un vampiro negativo in mezzo a te, ma non riesci a vederne uno ... forse questa volta ... tu sei il vampiro? ? Fa schifo, ma non è la fine del mondo e rendersene conto è il primo passo per rimediare. Controlla la tua lingua per qualsiasi segno di negatività sottostante, come giochi di colpa o commenti poco positivi sugli altri, e prova a sfidare il tuo pensiero negativo prima che ti lasci di bocca. Tornerai al sole in men che non si dica.

Il mostro: Frankenstein’s monster

Il problema: la tua creazione è sfuggita al controllo Avevi le migliori intenzioni, ma una volta che ogni stakeholder - e diversi non stakeholder - sono stati coinvolti, il tuo progetto si è trasformato in qualcos'altro. Sai cosa si dice: troppi scienziati rovinano l'esperimento. E troppi project manager improvvisati si insinuano nell'ambito. Dagli uno scopo: Il mostro di Frankenstein non era intrinsecamente un cattivo ragazzo, gli mancava solo uno scopo. Per evitare lo scivolamento dell'ambito, è necessario delineare i parametri del lavoro prima di iniziare ed essere chiari all'inizio quando qualcosa devia da quel piano. Ciò è particolarmente importante quando hai a che fare con i clienti e spostare l'ambito del tuo progetto a metà strada avrebbe effetti significativi sulla consegna del tuo lavoro e, soprattutto, sui tuoi profitti. Ma è altrettanto importante anche quando stabilisci le aspettative internamente. Sii sincero: puoi sempre dire qualcosa del tipo: "Saremmo felici di affrontarlo, ma non rientra nell'ambito del nostro progetto attuale. Vuoi parlare di come potrebbe essere l'incorporazione, in termini di costi e tempistiche? " Ma non devi nemmeno dire sempre di sì: se non hai le risorse per intraprendere un lavoro al di fuori di quanto inizialmente concordato, sii fermo e riconosci che non faceva parte del piano per il quale hai preventivato. Potrebbe andare tutto bene in un mondo ideale, ma come si fa a ridurre l'ambito quando ci si trova già? Puoi annullare Frankenstein il tuo progetto? In questo caso, hai alcune valutazioni da fare. Siediti e traccia il tuo progetto, inclusi eventuali nuovi impegni che hai promesso. Riducilo all'essenziale: cosa devi fornire? Che aspetto ha il successo del tuo progetto? Identifica ciò che è necessario e taglia ciò che non lo è. Quindi comunicalo ai tuoi stakeholder, in modo che sappiano cosa dovrebbero aspettarsi e in modo da poter limitare qualsiasi ulteriore ambito di applicazione lungo la linea.

Il mostro: The house itself

Il problema: sei bloccato nei vecchi processi Ragnatele, assi del pavimento scricchiolanti, luci che si accendono e si spengono da sole ... la struttura che una volta ti serviva bene è ora diventata tua nemica. Ti stai aggrappando a vecchi processi e modi di fare le cose, anche se chiaramente non sono più adatti allo scopo. Francamente, è ora di ristrutturare o cambiare completamente casa. Chiama i decoratori: Se il tuo processo ti delude, non è sufficiente applicare una nuova mano di vernice e sperare per il meglio; devi aggiustare le fondamenta. Se hai utilizzato uno strumento per gestire il tuo lavoro, ora è un ottimo momento per utilizzare le sue funzioni di reporting per vedere esattamente dove e come viene speso il tuo tempo. Stai riscontrando che il tuo team subisce ritardi nella stessa fase del tuo flusso di lavoro ogni volta? Forse vieni rallentato in attesa delle approvazioni da parte dei responsabili delle decisioni o dei clienti. O forse scopri che la maggior parte di ciò che fai ogni giorno non fa nemmeno parte del tuo flusso di lavoro definito, ma si presenta invece sotto forma di richieste dell'ultimo minuto, offline o ad hoc che stanno scivolando attraverso le crepe ma divorando tutto il tuo tempo. Il primo passo è trovare dove perde il tubo della produttività e ripararlo. La verità (a volte scomoda) è che, affinché qualsiasi processo sia efficace, è necessario costruirlo attorno al flusso di lavoro effettivo, non al flusso di lavoro ideale. Quindi, se ciò comporta molte richieste dell'ultimo minuto o ad-hoc, è necessario trovare un modo per incorporarle, invece di fingere che non esistano e farsi prendere dal vento e lottare per soddisfare. Interroga il problema chiedendo cinque perché fino ad arrivare al nocciolo della questione. Nell'esempio delle richieste ad-hoc che consumano il tuo tempo, potresti scoprire che ciò è dovuto al fatto che non disponi di un processo di richiesta di attività ufficiale. O forse la mancanza di visibilità sui carichi di lavoro di altre persone significa che pensano che tu sia più disponibile di te. Forse mancano persino di una definizione del tuo ruolo e di ciò che racchiude. Qualunque cosa sia, se il tuo processo ti delude, non è sufficiente applicare una nuova mano di vernice e sperare per il meglio. Hai bisogno di aggiustare le fondamenta.

E infine…

Non separarti!

È inevitabile: le cose brutte accadono sempre non appena il nostro gruppo di coraggiosi eroi si separa. Sei più forte come squadra. Anche quei mostri della gestione dei progetti se la sarebbero cavata liscia, se non fosse stato per voi ragazzini impiccioni. Ti sei mai imbattuto in un mostro della gestione dei progetti? Come gestisci i progetti spaventosi? Fatecelo sapere nei commenti (ma non spaventateci per favore, siamo sensibili).