Ora che hai il nozioni di base sulla gestione degli utenti verso il basso, accendiamo i riflettori sui Collaboratori: cosa possono e non possono fare nei Progetti di lavoro di squadra e il modo migliore per usarli.


Come forse ricorderai da parte 1, I collaboratori sono uno dei due tipi di licenza nei progetti Teamwork. Tuttavia, i collaboratori non occupano un posto utente all'interno dell'abbonamento a Progetti di lavoro di squadra, ovvero sono un utente gratuito. Il tipo di licenza Collaboratore è stato progettato per clienti, partner e altre persone esterne all'organizzazione che richiedono visibilità nel progetto o sono responsabili di un ambito di lavoro limitato. Abbiamo introdotto il tipo di licenza Collaboratore perché sappiamo che la natura del lavoro sui progetti richiede che diverse parti interessate abbiano accesso e visibilità al progetto in momenti diversi. Anche se potresti aver bisogno di loro per intraprendere determinate azioni per portare avanti il lavoro, potresti non devono necessariamente essere utenti a tempo pieno, perché a) non fanno parte del tuo team, oppure b) il loro input è richiesto solo sporadicamente. In questo modo, Collaborators consente di dare visibilità immediata agli stakeholder senza svelare il funzionamento interno del progetto. Ciò riduce una quantità enorme di rapporti manuali ai clienti (un'attività che richiedeva a Strencom più di 34 ore a week). Inoltre, il livello aggiuntivo di trasparenza favorisce anche migliori rapporti di lavoro con le parti interessate.

Allora cosa possono fare i collaboratori?

Per tutti i motivi che abbiamo appena descritto sopra, i collaboratori hanno autorizzazioni limitate. È più facile ricordare cosa possono fare nei progetti di lavoro di squadra piuttosto che cosa non possono fare. Come per tutto ciò che è presente in Progetti di lavoro in team, lo abbiamo reso completamente personalizzabile, quindi puoi comunque modificare le autorizzazioni di ogni singolo collaboratore. Puoi anche impostare autorizzazioni predefinite per i collaboratori nelle impostazioni generali del tuo sito. È importante notare, tuttavia, che ciò si applica solo alle autorizzazioni a livello di progetto. I collaboratori possono eseguire azioni di base come:

  • Diventa amministratore del sito o del progetto

  • Aggiungi nuovi progetti

  • Gestisci modelli di attività

  • Gestisci persone e aziende

  • Visualizza o gestisci il portfolio

  • Sii un osservatore dei progetti

A livello di sito, possono visualizzare solo le schede Home e Progetti, quindi un collaboratore non può eseguire nessuna delle azioni seguenti:

  • Crea nuove attività, elenchi di attività, traguardi o collegamenti

  • Aggiorna traguardi, elenchi di attività, attività, taccuini, collegamenti

  • Registra il tempo

  • Visualizza il calendario

  • Imposta gli stati

  • Fatturazione di accesso

I collaboratori non possono:

  • Completamento di attività e pietre miliari loro assegnate

  • Visualizzazione dei file

  • Modifica dei file caricati

  • Aggiunta e risposta ai messaggi

  • Aggiunta di commenti

  • Impostazione della privacy sugli elementi del progetto

Devo fare di qualcuno un collaboratore o un utente?

Le licenze utente regolari sono ottime per le persone all'interno della tua organizzazione o del tuo team, mentre le licenze Collaboratore sono normalmente le migliori per le persone esterne alla tua organizzazione. Se la persona esegue una delle seguenti operazioni, è meglio renderla un utente normale:

  • È il proprietario di un progetto

  • Crea o assegna il lavoro (ovvero, sarà necessario creare attività)

  • Aggiunge contesto al lavoro (ad esempio, deve modificare le descrizioni delle attività)

  • Ha bisogno di registrare il tempo

  • Esegue rapporti o deve visualizzare informazioni granulari

Le licenze Collaboratore sono più adatte per:

  • Più appaltatori o liberi professionisti che lavorano su progetti diversi in momenti diversi

  • Utenti che non hanno bisogno di creare lavoro, ma lavorano con te

  • Qualcuno che ha solo bisogno di approvare il lavoro o lasciare un feedback occasionalmente

  • Qualcuno che ha solo bisogno di leggere le informazioni didattiche (ad esempio visualizzare un file o un messaggio)

Facci sapere come il tuo team utilizza i Collaboratori nei commenti qui sotto. Qualsiasi domanda? Mettiti in contatto o contatta il tuo Customer Success Manager.