Questo post copre tutto ciò che devi sapere sulla gestione degli utenti nei progetti di lavoro di squadra e su come ottimizzare la tua configurazione per il successo.


Sappiamo che i team, i dipartimenti e le organizzazioni sono complessi. Nessuna coppia è uguale. E ogni azienda ha requisiti diversi quando si tratta di gestire le persone e il loro accesso alle informazioni. Il nostro obiettivo con Teamwork Projects è sempre quello di consentire ai nostri clienti di avere il pieno controllo sul modo in cui gestisci il lavoro e aiutarti a personalizzarlo in base alle tue esigenze. Ciò include il modo in cui gestisci gli utenti. Ecco perché abbiamo progettato i progetti di lavoro di squadra per avere una gerarchia degli utenti, ovvero alcuni livelli diversi alla base del modo in cui lavorano gli utenti, per aiutarti a garantire che tutti i membri del tuo team possano avere il livello di coinvolgimento e di input che è giusto per loro. Ecco come appare la gerarchia degli utenti:

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In questo post, ti guideremo attraverso ogni elemento di questo diagramma, cosa significa e come usarlo.

Aziende

Cominciamo dall'inizio. Esistono due tipi di società nei progetti di lavoro di squadra: la società proprietaria e le società esterne. La società proprietaria viene creata durante la configurazione iniziale del sito Teamwork. Pensa a questo come a "casa" della tua squadra. Le società esterne vengono create in aggiunta alla società proprietaria e possono essere aggiunte in qualsiasi momento. La creazione di una società esterna consente di raggruppare gli utenti in base alla loro azienda; associare progetti ad aziende; assegnare autorizzazioni predefinite a tutte le società; e impostare in blocco la privacy su un elemento in base all'azienda. Gli amministratori del sito nell'azienda proprietaria sono, almeno nell'ambito dei progetti di lavoro di squadra, onniscienti. Cioè, hanno accesso a tutto: tutti i progetti, tutte le aree, tutti gli oggetti privati, tutto. Sono progettati per essere utilizzati in modo selettivo. Gli amministratori di società esterne, invece, avranno accesso solo ai progetti a cui sono stati aggiunti dagli amministratori del sito dell'azienda proprietaria. Gli utenti standard sia della società proprietaria che delle società esterne vedranno solo i progetti a cui sono assegnati e saranno ulteriormente limitati da qualsiasi autorizzazione a livello di progetto applicata al proprio account individuale dagli amministratori del sito. Ulteriori informazioni sulle aziende qui, oppure scopri come aggiungere o modificare un'azienda leggendo questo documento di aiuto.

Tipi di utente

All'interno di Teamwork Projects, ci sono due tipi di licenza utente: utenti standard e collaboratori. Utenti standard possono essere concesse autorizzazioni complete fino al livello di amministratore. Ogni utente standard viene conteggiato nella bolletta ricorrente. Collaboratori hanno autorizzazioni e visibilità limitate ma possono eseguire azioni di base. Questo tipo di utente è completamente gratuito e ti consente di portare facilmente i clienti nei tuoi progetti senza incorrere in costi aggiuntivi. Per un confronto più dettagliato delle diverse autorizzazioni e capacità di accesso per utenti e collaboratori standard, controlla questo documento di aiuto. Nel tuo sito puoi facilmente capire chi è un utente e chi è un collaboratore dal colore dell'icona accanto al suo nome (verde per gli utenti standard e viola per i collaboratori). Puoi anche passare il mouse su questa icona per vedere il tipo di utente.

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Come devo utilizzare diversi tipi di utente?

Per i membri del tuo team e qualsiasi altra persona che avrà bisogno di utilizzare Progetti di lavoro di squadra ogni giorno per creare e gestire il proprio lavoro, ad esempio creando o aggiornando attività ed elenchi di attività, dovresti aggiungerli come utenti standard. Alcuni esempi di persone che consigliamo di aggiungere come utenti standard:

  • Il tuo team o dipartimento immediato

  • Persone di altri reparti dell'azienda che potrebbero essere parti interessate del progetto

  • Manager o dirigenti con un interesse significativo nei rapporti di progetto

Se devi dare a qualcuno la visibilità del progetto o del lavoro, ma non necessariamente intraprendere alcuna azione su di esso, puoi aggiungerlo come collaboratore. Ad esempio, molti dei nostri clienti configureranno i clienti come collaboratori in modo che possano interagire immediatamente con il loro piano di progetto senza avere accesso a ciò che accade dietro le quinte. Puoi anche assegnare compiti da completare per i collaboratori, il che è utile quando hai bisogno che un cliente approvi o riveda un lavoro. Di seguito sono riportati alcuni esempi del tipo di persone che potresti voler aggiungere come collaboratori:

  • Clienti

  • Fornitori esterni

  • Appaltatori o liberi professionisti

Se, in seguito, ti rendi conto che un collaboratore ha bisogno di più autorizzazioni di quelle che ha attualmente, puoi facilmente aggiornarlo a un utente standard.

Come gestisco chi può accedere a cosa?

La personalizzazione delle autorizzazioni per gli utenti in Progetti di lavoro in team è semplice, sia che tu stia lavorando con utenti standard o collaboratori. Puoi impostare queste autorizzazioni quando lo sei aggiunta di un utente in primo luogo, oppure puoi modificarli in un secondo momento dal file Persone sezione del tuo sito selezionando l'icona della matita all'estrema destra del nome di un utente.

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È inoltre possibile personalizzare le autorizzazioni utente a livello di progetto, a seconda delle funzionalità del progetto o delle informazioni a cui si desidera che possano accedere.

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Anche se i collaboratori avranno opzioni limitate tra cui scegliere, puoi comunque modificare le autorizzazioni di cui dispongono; tieni presente che alcune opzioni non saranno disponibili e appariranno barrate. Nella seconda parte di questo post, faremo un'analisi approfondita dei collaboratori e di come sono una parte fondamentale del lavoro con i progetti di lavoro di squadra. Nel frattempo, lascia qualsiasi domanda nei commenti qui sotto o parla con il tuo Customer Success Manager per ulteriori informazioni.