Se non stai monitorando il tempo dei tuoi progetti, ti stai perdendo uno degli strumenti più utili nella gestione aziendale. Ecco come utilizzare gli strumenti di monitoraggio del tempo nei progetti di lavoro di squadra per migliorare la gestione del tempo e ridurre l'attrito nei flussi di lavoro. Per molte squadre, monitoraggio del tempo è una parte essenziale della routine quotidiana. Le stime dei tempi sono importanti quanto la descrizione o la data di scadenza di un'attività e nessuna attività inizia finché non si preme play sul timer, ma perché? Se non stai già monitorando il tempo sui tuoi progetti, stai perdendo molte opportunità per migliorare la gestione del tempo e aumentare i profitti. Ci sono molti vantaggi comprovati nel documentare e misurare le ore lavorate. Diamo quindi un'occhiata al motivo per cui il monitoraggio del tempo e l'app timer desktop in Progetti di lavoro di squadra sono alcune delle funzionalità più popolari tra i nostri clienti.

Tutto ciò che può essere misurato può essere migliorato

Tenere traccia del tempo speso per le attività non riguarda il monitoraggio di ogni minuto della giornata, ma il monitoraggio del tempo che dedichi a lavorare su aree specifiche. Imparare come trascorri il tuo tempo ti apre gli occhi, generando una miniera d'oro di dati che aiuta ad aumentare la produttività del tuo team. Una volta registrato il tempo, puoi vedere esattamente quali attività e client richiedono la maggior parte delle risorse o offrono il miglior ROI. Se non l'hai già provato, iniziamo a scoprire come puoi identificare i colli di bottiglia nel tuo flusso di lavoro, mantenere la concentrazione del tuo team e aumentare immediatamente i tuoi risultati.

Inizia a tenere traccia del tempo nelle attività

Per iniziare a monitorare il tuo tempo, passa con il mouse sull'icona 🕘 sull'attività e premi Avvia timer. Questo imposta il timer in azione nell'angolo in basso a sinistra dello schermo. Hai bisogno di una pausa? Basta premere il pulsante di pausa e riprendere il timer quando sei pronto per tornare all'attività. Hai finito la giornata ma non hai finito con il compito? Colpire Pausa e Log per segnare il tuo tempo rispetto all'attività, seleziona la casella fatturabile o aggiungi una breve descrizione, se necessario, e premi Risparmia tempo. Per registrare manualmente l'ora, selezionare Registra più tempo dall'icona dell'orologio. Fai clic sull'attività per una panoramica del tempo che hai registrato.

undefined
“Se non puoi misurare il tuo rendimento, non puoi migliorare. Teamwork Projects ci ha fornito gli strumenti per analizzare e innovare in modi che prima non eravamo in grado di vedere ". Traffic Jam Media sul monitoraggio del tempo

Utilizza dati reali per una migliore stima dei tempi

Siamo stati tutti costretti a trovarci in una situazione in cui la scadenza era troppo stretta e tutti dovevano spendere ore extra per portare il progetto oltre il limite. Questo accade troppo spesso perché le persone sottovalutano il tempo necessario per completare un progetto. Queste estenuanti maratone di lavoro diminuiranno drasticamente quando potrai costruire stime informate utilizzando i dati che il tuo team ha a disposizione. Grazie a una serie accurata di stime di tempo da progetti simili, puoi pianificare in modo sicuro e preciso il tempo per i progetti futuri.

Tempo stimato per un'attività

Crea un'attività, fai clic sull'icona 🕘 e aggiungi il tuo preventivo. Se l'attività è già stata creata, passa con il mouse sul lato destro dell'attività e fai clic sull'icona ➕. Fare clic per aggiungere la stima del tempo.

Registra il tempo dell'attività

Una volta completata l'attività e monitorato il tempo, seleziona Tempo dal menu in alto del progetto per visualizzare una panoramica del tempo registrato. Nella sezione del tempo, puoi vedere la panoramica di tutto il tempo registrato su un progetto. Ordina per chi ha registrato l'ora, la data, l'attività o l'elenco delle attività.

undefined

Usando i filtri puoi ordinare le informazioni in base alle tue preferenze: per data, persona, tag, lavoro fatturabile e non fatturabile, aggiunto a una fattura o meno. Hai anche la possibilità di personalizzare il rapporto rimuovendo e aggiungendo colonne. Salva le tue preferenze come filtro personalizzato in modo da avere la visualizzazione di cui hai bisogno in un istante.

“Con i progetti di lavoro di squadra, Traffic Jam Media ora ha una migliore gestione delle stime dei progetti e del processo di definizione del budget, tutto grazie agli strumenti di monitoraggio del tempo precisi. Nelle prime fasi con un cliente, hanno la certezza di sapere che le loro previsioni di costo sono accurate sulla base dell'analisi dei progetti passati ". Traffic Jam Media sul monitoraggio del tempo

Elimina i colli di bottiglia per evitare perdite di profitto

Stime più accurate ti aiutano a identificare eventuali colli di bottiglia nel tuo flusso di lavoro. Se hai stimato che un'attività richiederà 5 ore per essere completata e 2 giorni dopo non è ancora finita, è evidente che c'è un problema che deve essere risolto. Genera rapporti sui registri temporali per individuare esattamente dove sono in corso i progetti. Essere in grado di identificare eventuali ostacoli nelle prime fasi di un progetto impedirà qualsiasi ulteriore perdita di profitto o di tempo.

Genera report sui tempi di un progetto

Nel tuo progetto, vai al Tempo scheda per ottenere una panoramica di tutto il tempo registrato su un progetto specifico. Nel riquadro di sinistra vedrai un'analisi completa di tutti i tempi del progetto, inclusi quelli stimati, fatturabili, non fatturabili e complessivi. A colpo d'occhio puoi vedere se il progetto è in esecuzione oltre o sotto il tempo stimato. Utilizza i filtri per un'analisi più dettagliata di tempi e stime.

“Sapevamo di aver bisogno di rapporti per attività e tempo per progetto quando abbiamo scoperto che uno dei membri del nostro team ha trascorso cinque giorni su un progetto che avrebbe dovuto richiedere quattro ore ". Traffic Jam Media sul monitoraggio del tempo

Una fatturazione accurata significa maggiori profitti

Per le agenzie, il monitoraggio del tempo è una delle attività più importanti che il team può svolgere. Se non effettui la fatturazione in base al tempo di monitoraggio, stai perdendo denaro. Affinché le agenzie siano redditizie, il 60% del loro tempo deve essere fatturabile. Ciò lascia circa venti ore alla settimana ai dipendenti per svolgere compiti importanti che non generano reddito, come fare telefonate, controllare la posta elettronica o partecipare a riunioni. La realtà è che la maggior parte delle agenzie fatica a ottenere un rapporto fatturabile superiore al 40% perché il loro tempo è spesso eroso da lavori ad hoc "ci vorrà solo un minuto" per i clienti. Il monitoraggio accurato del tempo aiuta tutti a capire dove sta andando tutto il tempo in modo da avere un migliore controllo delle proprie giornate. Man mano che il tuo team diventa più intelligente sull'utilizzo del tempo, i clienti noteranno che i risultati vengono consegnati in tempo e nel rispetto del budget, mentre il tuo team sarà felice perché non stanno perdendo entrate sudate.

Aggiungere tempo a una fattura

Ora che hai monitorato il tuo tempo, è ora di essere pagato. Seleziona il Fatturazione scheda nel tuo progetto. Selezionare Aggiungi fattura. Qualsiasi tempo registrato su un progetto sarà disponibile nella sezione non fatturata. È sufficiente trascinare la voce del tempo e rilasciarla sulla fattura aperta per aggiungere il tempo fatturabile. Fare clic sulla fattura e selezionare per esportare in una delle nostre integrazioni o in formato PDF, HTML o Excel.

undefined

Assicurati che la tua squadra non sia coperta di neve

Per molti team, lavorare su più progetti è la norma. Quando tutti i membri di un team lavorano su molti progetti diversi, può diventare molto difficile vedere se qualcuno è oberato di lavoro o non ha abbastanza da fare. Per alcuni membri del team, il lavoro potrebbe accumularsi e altri potrebbero avere solo poche piccole attività per ogni progetto. È qui che entra in gioco il rapporto sul carico di lavoro. Carico di lavoro consente di confrontare i totali del tempo stimato con il tempo registrato su tutte le attività assegnate a una persona in tutti i progetti. Questa istantanea delle assegnazioni su ogni progetto mostra esattamente come vengono distribuite le responsabilità.

Visualizza il carico di lavoro del tuo team in tutti i progetti e le aziende

Selezionare Qualunque cosa nel menu in alto e seleziona il file Carico di lavoro tab. Ordina il carico di lavoro a livello di sito per Utente, Azienda o Progetto. Scavare più a fondo utilizzando i filtri. Ad esempio, puoi filtrare in base a un utente specifico in un periodo di tempo specifico, cercare per parola chiave e quindi salvare il filtro per condividerlo con il tuo team. Tutti i dati raccolti possono essere convertiti in un PDF per un rapporto futuro.

undefined

“Gli strumenti di monitoraggio del tempo hanno decisamente affinato la nostra comprensione degli impegni di tempo interni e di come possiamo rispondere efficacemente ad essi. Prima del lavoro di squadra, il lavoro importante cadeva tra le fessure e non riuscivamo a capire perché non veniva svolto. Traffic Jam Media on time tracking

Lavora in modo più intelligente, aumenta la produttività e aumenta la redditività

Il monitoraggio del tempo è molto più semplice con la nostra app timer desktop. Questa app sarà il tuo strumento di riferimento per monitorare qualsiasi attività, da un elemento specifico su Progetti di lavoro di squadra (che può essere sincronizzato automaticamente) o per rispondere alle e-mail. Tienilo aperto sul desktop per un modo veloce e accessibile per tenere traccia delle tue attività.

Download our free Timer App!

Suggerimento professionale

Crea attività ricorrenti per i compiti amministrativi quotidiani come il controllo di e-mail, messaggi istantanei, chiamate dei clienti o riunioni e inizia a cronometrare queste attività. Sarai sorpreso di quanto tempo sia occupato da questi lavori apparentemente veloci. Assegnando e monitorando il tempo per queste attività, le elaborerai rapidamente e sarai in grado di concentrarti sul quadro più ampio.

“Teamwork.com ci ha senza dubbio aiutato ad aumentare le entrate risparmiando tempo. Sprecare 10 minuti alla ricerca di un'email potrebbe non sembrare molto, ma quando capita a ciascuna persona più volte al giorno per 20 giorni in un mese, si tratta di una perdita enorme. Con i progetti di lavoro di squadra, il nostro tempo non svanisce più su piccole distrazioni come queste. Sappiamo esattamente per cosa fatturiamo ". Beanstalk Internet Marketing sul monitoraggio del tempo

I vantaggi del monitoraggio del tempo nei progetti di lavoro di squadra sono enormi, da un team più concentrato a una maggiore redditività. Se non sai dove va il tuo tempo ogni giorno, non saprai mai cosa deve essere regolato in modo da poter essere più produttivo. Sperimenta il monitoraggio del tempo per un giorno lavorativo utilizzando uno dei nostri file app Timer gratuita o le funzionalità di rilevamento delle attività in-app descritte sopra. Rimarrai stupito di quanto tempo puoi recuperare semplicemente diventando più consapevole di come viene utilizzato ogni giorno.