Il CEO Peter Coppinger parla di un esperimento di monitoraggio del tempo attualmente in esecuzione su Teamwork.com e di come l'azienda offre a ogni membro del team la flessibilità di gestire le proprie ore.


Psst ... stai cercando un modo per i membri del tuo team di tenere traccia del loro tempo senza dover fiato sul collo? Dai un'occhiata alla nostra nuovissima funzione Clock In / Clock Out per una gestione del tempo senza problemi. Per saperne di più qui. Dan e io amiamo usare i dati per migliorare il lavoro di squadra a tutti i livelli. Ci piace confrontare il tempo, analizzare i risultati, individuare le inefficienze e quindi eliminarle. Non smettiamo mai di migliorare il nostro software (Valore dell'azienda n. 1), e cerchiamo continuamente modi per migliorare i nostri flussi di lavoro. Fino al 1 ° febbraio di quest'anno, tutti in azienda dedicavano il loro tempo a ogni attività a cui lavoravano ogni giorno. Questa politica era in atto per aiutare a migliorare la produttività e ha funzionato bene per l'azienda per molto tempo. Tuttavia, il feedback del team è stato quasi unanime: il sistema di registrazione del tempo sulle singole attività e quindi di garantire che aggiungesse fino a 37,5 ore a settimana stava iniziando a diventare un noioso spreco di tempo.

Il nostro esperimento di monitoraggio del tempo

Uno dei valori della nostra azienda è che "Muoviti velocemente e resta altamente produttivo.” Se la maggior parte del nostro team riteneva che il monitoraggio del tempo basato sulle attività li stesse rendendo meno produttivi, dovevamo dare un'occhiata ad alcune altre opzioni. Dopo aver valutato i pro e i contro, abbiamo deciso di provare un esperimento sulle risorse umane e di abbandonare il monitoraggio del tempo, passando invece a un semplice sistema di clock-in / clock-out.

Affidarsi al nostro team per gestire il proprio tempo

Probabilmente hai sentito molti leader aziendali dirti che i loro dipendenti sono la loro risorsa più preziosa e siamo completamente d'accordo. Affinché la nostra azienda abbia successo, crediamo di dover dare a tutti i membri del team qui su Teamwork.com fiducia, rispetto e flessibilità in cambio del loro continuo duro lavoro. Se qualcuno ha bisogno di andare a un appuntamento con il marito o la moglie per quattro ore:nessun problema! Se vogliono fare un pranzo di due ore? Nessun problema. Se qualcun altro ha bisogno di farsi tagliare i capelli a metà giornata? Ancora, nessun problema. Si limitano a timbrare e recuperare le ore un'altra volta. Non gestiamo queste decisioni e lascia che il nostro team trovi il modo migliore per coordinare i loro programmi di vita e di lavoro. Mentre la nostra azienda continua a crescere, vogliamo mantenere la flessibilità senza controllare se tutti stanno spendendo o recuperando le ore; invece vogliamo che l'intera squadra gestisca le proprie ore. Per fare ciò, abbiamo posto alcuni requisiti di base. Ecco le linee guida che ho dato al team quando è stato introdotto il nuovo sistema di clock-in / clock-out:

  • Dacci ben 37,5 ore di lavoro a settimana. Ciò equivale a 8 ore al giorno, dal lunedì al venerdì, con 30 minuti a pranzo.

  • Cerca di non perdere la riunione quotidiana in piedi e sii disponibile il più possibile durante le nostre ore centrali dalle 11:00 GMT alle 15:00 GMT.

  • Se vuoi lavorare fino a tardi perché sei nella zona, fallo e poi sentiti libero di decollare presto un altro giorno.

  • Una volta che questo nuovo sistema di clock-in / clock-out è attivo e funzionante, se vediamo qualcuno lavorare costantemente per più di 40 ore, ti parleremo per assicurarci che tu sia felice e che non ci sia pericolo di esaurimento. Il burnout è un fallimento nella gestione.

Domande frequenti anticipate

Il tempo di registrazione delle attività è stato qualcosa che abbiamo fatto qui su Teamwork.com sin dall'inizio, quindi mi aspettavo che il team avesse molte domande quando ho detto loro della nostra decisione di sperimentare un sistema di clock-in / clock-out . Ecco un elenco delle domande frequenti previste e delle risposte che ho pubblicato sul nostro blog interno: D: E il supporto? Dobbiamo registrare il tempo sulle attività?

UN: Il sistema che state usando sembra funzionare bene, quindi non interferirò. Tuttavia, devi ancora timbrare / uscire, per favore.

D: E le persone che lavorano part-time?

UN: Se registri le ore part-time su base mensile, continua con la procedura corrente.

D: Cosa succede se ci prendiamo del tempo per giocare a Bomberman o FIFA per un'ora? Dobbiamo uscire?

UN: Vorrei evitare di dover creare una politica su questo tipo di attività di inattività. Proviamo questo: una o due ore di giochi con i colleghi ogni settimana è qualcosa che siamo felici di sostenere come parte del tempo sociale al lavoro. Tuttavia, se hai intenzione di avere tornei di 4 ore, non c'è problema, ma dovresti essere eliminato. Per favore usa il tuo buon senso in modo da non dover fare una politica. Pensa a cosa devi fare per mantenere gli standard ad alte prestazioni e non lasciare i tuoi colleghi a terra.

D: Sembra il Grande Fratello ...

UN: Capisco perché potresti sentirti in quel modo, davvero. Ma dobbiamo crescere e disporre di una sorta di sistema che funzioni meglio in tutta l'azienda. Al di fuori di questo clock-in / out, sei libero di lavorare nel modo che desideri, quindi prova a vederlo come se ci fidiamo di te per gestire le tue ore.

D: Ma dovresti essere in grado di vedere il lavoro svolto dalle attività completate?

UN: Oh, ferma la pesca alla traina. 😛 Non tutto il lavoro è scritto in compiti distinti, né dovrebbe esserlo.

Amiamo ancora il monitoraggio del tempo

Solo perché abbiamo messo in pausa il monitoraggio del tempo basato sulle attività per eseguire un esperimento, non significa che abbiamo rinunciato per sempre. Per noi, il miglior utilizzo del monitoraggio del tempo implica confrontare le stime con il tempo effettivamente impiegato, ma a parte questo, il monitoraggio del tempo ogni minuto non è il miglior uso del nostro tempo. Molti dei nostri utenti, in particolare le agenzie, trovano il monitoraggio del tempo basato sulle attività indispensabile per la fatturazione ai clienti, il budget e la gestione del tempo. Se stai leggendo questo, ti incoraggio a sperimentare e a trovare l'approccio che funziona meglio per la tua azienda. Per poter utilizzare monitoraggio del tempo in effetti, voglio introdurre una funzione in Progetti di lavoro di squadra ciò richiederà tempo per essere registrato su qualsiasi attività con una stima esistente. La creazione dell'abitudine di aggiungere stime alle attività ci darà dati utili per aiutarci a capire come stiamo lavorando—e infine fare stime migliori sulle nuove funzionalità. Ciò arriverà in tempo.

Fino alla prossima volta…

La prossima settimana, parlerò di come festeggiamo il fallimento e il successo qui su Teamwork.com, quindi assicurati di te iscriviti per ricevere il post nella tua casella di posta. Fino ad allora, se hai domande o commenti, lasciali qui sotto!