Media di ingorghi stradali è un'agenzia di marketing digitale con sede a Cardiff e Londra specializzata in PPC, SEO, social media e strategia dei contenuti. Creativo e lungimirante, il team di Traffic Jam Media pensa fuori dagli schemi per fornire una gamma di soluzioni di marketing digitale su misura, dal traffico a pagamento utilizzando piattaforme PPC alla generazione di traffico organico utilizzando l'ottimizzazione dei motori di ricerca, contenuti condivisibili e stimolanti campagne sui social media . Kim Connor Streich, direttore di Traffic Jam Media, ha scelto Teamwork Projects dopo che il suo team non è riuscito a trovare un software completo per la gestione dei progetti che offrisse strumenti di monitoraggio del tempo adeguati e fornisse piena trasparenza ai clienti. Utilizzando i progetti di lavoro di squadra, tutti in azienda sono in grado di fornire i risultati di cui hanno bisogno senza un impegno eccessivo o insufficiente in ore fatturabili.

Le sfide

Traffic Jam Media gestisce più progetti e clienti ogni giorno e, come molte altre agenzie, aveva bisogno di un software che facesse più che aiutarli a pianificare e organizzare i progetti. Avevano bisogno di un sistema in grado di raccogliere dati e produrre rapporti accurati e di facile utilizzo su come i membri del team trascorrevano il loro tempo. Molti dei programmi che hanno provato potevano gestire uno o due degli aspetti di cui avevano bisogno, come elenchi di attività assegnate a diversi membri del team, ma nessuno aveva la capacità di tenere traccia delle attività ricorrenti, rispettare le scadenze e tenere traccia del tempo. Altri erano troppo difficili da usare in un'agenzia frenetica.

“Abbiamo già provato alcuni strumenti di gestione del progetto e abbiamo avuto difficoltà con l'adozione. I team li hanno trovati difficili da implementare e in genere sono tornati a Excel come forma principale di monitoraggio del tempo e dei progetti ".

I fogli di calcolo fornivano un metodo accurato per tenere traccia del tempo, ma erano tutt'altro che ideali, soprattutto per gli aggiornamenti e la comunicazione con i clienti. Kim e l'intero team desideravano un modo migliore per fornire la massima trasparenza del progetto ai propri clienti, quindi hanno continuato a cercare software in grado di fornirlo. Hanno sentito più pressione per risolvere il problema quando hanno scoperto che troppo spesso, spesso i membri del team non riuscivano a raggiungere il tempo assegnato a ciascun progetto. Di tanto in tanto, i membri del team si assicuravano che i clienti ricevessero tutto il tempo il loro tempo assegnato, ma più spesso erano così coinvolti nelle attività da raddoppiare o triplicare il tempo che avevano preventivato.

“Sapevamo di aver bisogno di rapporti sul tempo per attività e per progetto quando abbiamo scoperto che uno dei membri del nostro team ha trascorso cinque giorni su un progetto che avrebbe dovuto richiedere quattro ore. Un software migliore aiuterebbe tutti noi a rimanere in pista ".

La soluzione

Il primo problema Kim no quando ha presentato i progetti di lavoro di squadra al suo team era in fase di onboarding. Lo staff di Traffic Jam Media era inizialmente scettico poiché aveva provato tanti altri strumenti, ma dopo averlo testato per alcuni giorni e controllato la libreria di tutorial online, presto hanno trovato nuove funzionalità che semplificavano i loro flussi di lavoro. I progetti personalizzati erano facili da creare con l'interfaccia utente intuitiva e ricorrente elenco delle attività la funzione consente di configurare immediatamente Traffic Jam Media attività ricorrenti, o anche segmenti di progetti identici ai progetti precedenti. Una volta che i progetti sono stati costruiti in Teamwork Projects, è stato facile condividerli con i clienti, che potevano seguire i progressi o generare un rapporto sullo stato senza molta formazione.

“Alcune persone inizialmente erano resistenti all'apprendimento dei progetti di lavoro di squadra, ma il fatto che persone chiave parlassero del loro entusiasmo per i progetti di lavoro di squadra ha fatto scomparire questi problemi. Poiché amiamo così tanto il software, è facile per noi formare nuovi assunti o insegnare ai clienti come usarlo. "

Il team ha adottato il monitoraggio del tempo funzionalità molto rapidamente e presto lo utilizzarono per monitorare le proprie ore fatturabili, confrontando attentamente il tempo registrato con le stime allegate a ciascuna attività. Anche prima che i responsabili del team potessero identificare potenziali sforamenti di fatturazione, i membri del team stavano individuando quali attività nei loro flussi di lavoro erano cronicamente inefficienti e quali avevano un ottimo ROI da sole. Progetti di lavoro di squadra ha diverse integrazioni con app per il monitoraggio del tempo ben rispettate e Kim ha considerato di utilizzarne una come Xero. Recentemente ha deciso di mantenere le cose semplici e di attenersi alle funzionalità di monitoraggio del tempo integrate in Projects, che gli danno tutte le funzionalità di cui ha bisogno per la fatturazione basata su trattenimento utilizzata dalla sua azienda.

I benefici

Con i progetti di lavoro di squadra, Traffic Jam Media ora ha una migliore gestione delle stime dei progetti e del processo di definizione del budget, tutto grazie agli strumenti di monitoraggio del tempo precisi. Nelle prime fasi con un cliente, hanno la certezza di sapere che le loro previsioni di costo sono accurate sulla base dell'analisi dei progetti passati. Per tutta la durata dei loro progetti, i membri del team possono identificare rapidamente quando stanno dedicando troppo tempo a un'attività o fase di un progetto e apportare le correzioni necessarie. Questo ciclo di feedback ha dato a Kim la possibilità di aggiungere altri membri del team o ridurre il carico di lavoro, a seconda della situazione. Traffic Jam Media è stato persino in grado di richiedere e ottenere aumenti ai propri conservatori in base ai dati forniti dagli strumenti di monitoraggio del tempo.

“Gli strumenti di monitoraggio del tempo hanno decisamente affinato la nostra comprensione degli impegni di tempo interni e di come possiamo rispondere efficacemente ad essi. Prima del lavoro di squadra, il lavoro importante cadeva tra le fessure e non riuscivamo a capire perché non veniva svolto.

I clienti sono impressionati dai risultati di Traffic Jam Media, che sono puntuali e nel budget concordato - e con meno problemi imprevisti. In ogni progetto, i membri del team e i clienti sono in grado di comunicare senza problemi durante tutto il progetto, dando a tutti maggiore fiducia nel raggiungimento dei propri obiettivi a tutti i livelli.

“Se non puoi misurare il tuo rendimento, non puoi migliorare. Teamwork Projects ci ha fornito gli strumenti per analizzare e innovare in modi che prima non eravamo in grado di vedere ".