Reach è un'azienda di strategie di marketing con sede a Kissimmee, Florida (USA) che utilizza il software di automazione del marketing di HubSpot per creare marchi che le persone amano trasformando il modo in cui le organizzazioni attraggono, coinvolgono e soddisfano i clienti. Dall'apertura nel gennaio 2014, Reach è noto per un ambiente di lavoro eccezionale e un'esperienza professionale che i membri del team amano.

Il capo stratega di Reach, Kelly Trace, aveva bisogno di un software di gestione dei progetti che potesse aiutare a guidare flussi di lavoro efficienti e individuare esattamente come il suo team trascorreva il suo tempo ogni giorno. Ha scelto Teamwork Projects per la sua vasta gamma di funzioni accessibili, ma non si aspettava che trasformasse la sua agenzia.

“L'utilizzo di Teamwork Projects come sistema di gestione dei progetti ci ha permesso di concentrare il nostro tempo in modo creativo invece che clericale. Siamo grati, i nostri clienti sono grati e non vediamo l'ora di aumentare l'efficienza in futuro ".

Le sfide

Raggiungi lanciato utilizzando software di gestione delle attività era simile ad altri software dell'epoca: aiutava a organizzare molti aspetti dei progetti, ma il team necessitava di funzionalità aggiuntive per la comunicazione, report semplici, aggiornamenti facili e altro ancora. Hanno messo insieme un sistema accettabile, ma non è mai sembrato esattamente giusto. Col passare del tempo, hanno compilato un elenco di strumenti che volevano davvero nel loro software ideale e in cima all'elenco c'era una funzione di monitoraggio del tempo incorporata. Non potevano avere una valutazione accurata delle ore registrate su ogni progetto o anche su determinate fasi di ogni progetto, il che riduceva notevolmente la loro capacità di rendere i loro processi più efficienti.

“Il nostro software precedente ci permetteva di comunicare tra loro e in generale di mantenere le attività organizzate all'interno del sistema, ma senza la possibilità di tenere traccia del tempo, tutti gli aspetti di reporting erano più complicati, il che significava perdita di tempo ".

Man mano che il loro elenco di clienti cresceva e assumevano più progetti, si resero conto che controllare una o due app esterne non era davvero un grosso problema, ma la loro raccolta di app stava crescendo. Il check-in su quelle altre app non solo era impossibile da coordinare, ma era fonte di distrazione per i membri del team. Sia la perdita di concentrazione che l'incapacità di raccogliere rapidamente i dati stavano rallentando le date di completamento del progetto.

La soluzione

Kelly ha iniziato a cercare una soluzione migliore con una ricerca approfondita sui migliori software di gestione dei progetti disponibili. C'erano molte scelte ed erano intenzionati a selezionare le opzioni per trovare quella giusta.

“Dato che siamo drogati di marketing in entrata, abbiamo setacciato i blog alla ricerca di opinioni e punti di vista su diverse offerte, fatto i nostri confronti di software e siamo arrivati a Teamwork Projects. Sembrava offrire la soluzione migliore per le nostre esigenze e al giusto prezzo. "

Reach ha iniziato il processo di onboarding con il team di leadership e, dopo un mese, ha iniziato a distribuirlo al resto del team. Un membro del team di leadership ha creato una guida rapida di video introduttivi, quindi ha dedicato una riunione settimanale del team per familiarizzare con i progetti Teamwork. Ciò includeva alcuni suggerimenti personali, un tutorial dal Canale Teamwork.com su YouTube, e una sessione di domande e risposte. La gestione del tempo è stata la ragione principale per cui Reach ha iniziato a cercare nuovo software e, subito, il team ha messo il timer attività incorporati lavorare. All'improvviso tutti sono ora in grado di avere un'idea migliore di come stavano trascorrendo le loro giornate o di come le risorse potrebbero essere allocate in modo diverso.

“Teamwork Projects ha davvero aiutato il team Reach con il nostro tempo dedicato all'analisi delle attività. Ci ha fornito l'opportunità di vedere quali attività richiedono più tempo, quali aree potrebbero essere più efficienti e quando ci trasformiamo in maniaci del lavoro, come registrare le ore di tempo nei fine settimana ".

Una volta che il team di Kelly ha iniziato a familiarizzare con i progetti Teamwork, ha scoperto modelli di attività, che ha permesso loro di costruire un intero progetto - o sezioni di progetti - utilizzando efficienti flussi di lavoro delle attività che hanno creato per altri progetti. Hanno anche beneficiato della capacità di aggiungere collegamenti per i file di Google Docs o Dropbox a singole attività, il che ha ridotto drasticamente il tempo speso a cercare materiale collaterale. Integrazioni con altre app come Gmail hanno fatto una grande differenza nell'efficienza del team. Ora possono creare attività direttamente dai progetti Teamwork senza dover copiare e incollare o reinserire manualmente le informazioni.

I benefici

Kelly ha iniziato la ricerca di un nuovo software di gestione dei progetti per avere una migliore analisi del tempo del suo team, ma non si aspettava di attaccarsi anche ad altre funzionalità. Le funzionalità di monitoraggio del tempo forniscono al team le informazioni di cui aveva bisogno e lo aiutano a risparmiare tempo ogni settimana. I membri del team esaminano il tempo registrato rispetto al tempo stimato per l'attività e si adattano se vedono che stanno dedicando troppo tempo a un elemento. Anche i colli di bottiglia sono notevolmente ridotti perché l'intero team può vedere dove è bloccato un progetto e tutti possono partecipare per aiutare a spostare le cose.

I modelli di attività hanno ridotto il tempo necessario per creare progetti e ora i membri del team possono investire quel tempo sul progetto invece che sull'immissione dei dati. Dai nuovi assunti ai manager di lunga data, ogni persona del team sta trovando modi in cui Teamwork Projects sta semplificando i propri carichi di lavoro.

“Questo sistema di gestione dei progetti è diventato la nostra linfa vitale. Scherziamo sul fatto che viviamo nei progetti, ma è vero. Abbiamo utilizzato le nostre schede Teamwork in modo tale attraverso modelli e attività che ci guidano attraverso la nostra giornata, settimana, mese e oltre.
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