Guest Post di Kevin Toney Sei schiavo del tuo programma o ti senti sopraffatto dalla tua lista infinita di "cose da fare"? Ecco alcuni suggerimenti che ti aiuteranno a controllare la tua giornata con la matrice di gestione del tempo in modo da poter riprendere il tuo programma e concentrarti su ciò che è più importante: controllare la tua giornata, piuttosto che la tua giornata che ti controlla.

La riunione quotidiana per la definizione delle priorità

Prendi in carico la tua giornata iniziando con una riunione di prioritizzazione. Racconta la tua giornata esattamente come vuoi che vada. Non autorizzarlo a dettare le tue azioni. In SurgeFront, assumiamo il controllo ogni mattina organizzando questi incontri di 30 minuti per l'assegnazione delle priorità e questo ha fatto la differenza. Per portare la tua pianificazione quotidiana al livello successivo, ecco un forte, comprovato metodo di gestione del tempo che trasformerà ogni giorno in un successo.

Metodo 1: matrice di gestione del tempo

Il primo metodo da utilizzare in questa riunione quotidiana di prioritizzazione è creare una matrice di gestione del tempo, come dimostrato dal libro di Stephen R. Covey 7 Abitudini di persone di grande successo.¹ Questo esercizio richiederà di:

  1. Identifica gli obiettivi chiave per la tua organizzazione

  2. Dare priorità a questi obiettivi inserendoli nel quadrante appropriato

  3. Dai la priorità al tuo piano giornaliero in modo che corrisponda ai tuoi obiettivi prioritari

La matrice che utilizzerai per eseguire questo esercizio ha quattro quadranti che si distinguono per livelli di importanza e urgenza. La prima casella conterrà obiettivi e attività importanti e urgenti. Il secondo, obiettivi e attività che sono molto importanti per il futuro della tua azienda ma non sono urgenti. Il terzo, obiettivi e compiti urgenti ma non importanti. Il quarto, obiettivi e compiti che fanno perdere tempo. Durante la creazione della matrice, annota l'obiettivo principale a breve e a lungo termine della tua azienda (questi si troveranno rispettivamente nel 1 ° e 2 ° quadrante). Esempi dei due obiettivi potrebbero includere la comprensione / potenziamento del mercato di riferimento o l'espansione in una nuova posizione. Una volta annotati quei grandi obiettivi, distingui quale delle attività odierne si allinea con ogni quadrante in modo da poter determinare la priorità di ciascuna attività. Quindi il tuo lungo elenco di attività è completamente prioritario!

undefined

*È importante notare che potrebbero essere necessari più di trenta minuti per creare la matrice, ma lo strumento può essere utilizzato per risparmiare tempo nelle future riunioni di prioritizzazione. Uno degli aspetti più fraintesi, ma importanti, della Matrice di Gestione del Tempo è l'importanza del secondo quadrante. Sebbene questi obiettivi e attività non siano urgenti, questi sono i più importanti per la tua azienda. Devi concentrarti sul lungo termine qui. Sì, sembra controintuitivo, ma è perché la tua giornata vuole controllarti dicendoti che solo le attività più urgenti sono le più importanti. Tuttavia, questo non è il caso. Steven Pressfield una volta disse: "Il principio di priorità afferma (a) che devi conoscere la differenza tra ciò che è urgente e ciò che è importante e (b) devi prima fare ciò che è importante". Pertanto, il quadrante due ha la massima priorità per la tua azienda, ma il quadrante uno non deve essere ignorato. L'ultimo passaggio in questo processo di pianificazione è assicurarsi di bloccare gli orari del calendario per completarli. Questo passaggio viene spesso saltato, ma farlo ti consentirà di mantenere il controllo per tutta la giornata. Allora il tuo incontro è finito. È ora di mettersi al lavoro!

Sommario

Puoi diventare il padrone della tua giornata utilizzando la Matrice di gestione del tempo di Stephen R. Covey. Per utilizzare in modo più efficace questi metodi, organizza una riunione giornaliera per l'assegnazione delle priorità all'inizio della giornata. Durante la riunione, utilizzare la matrice di gestione del tempo per separare le attività in diversi livelli di priorità. Le attività più importanti e urgenti dovrebbero essere collocate nel primo quadrante. Quindi le attività che non sono urgenti ma sono ancora molto importanti dovrebbero essere collocate nel secondo quadrante. Concentra il tuo tempo sul completamento di queste attività prima di fare qualsiasi altra cosa. Cosa pensi? Quali strategie usi per dare priorità alla tua giornata? Pensi che sia necessario un incontro quotidiano per la definizione delle priorità? Perché o perché no? Biografia dell'autore SurgeFront Surgefront è una società di consulenza e formazione manageriale specializzata nella crescita dei ricavi e nelle strategie di gestione della crescita. In qualità di trainer certificato Teamwork.com negli Stati Uniti, le best practice intersettoriali di SurgeFront promuovono l'adozione, l'utilizzo e la personalizzazione di Teamwork.com. Per una consulenza gratuita, vi preghiamo di visitarci di seguito: http://basic.surgefront.com/teamworkpm/ http://surgefront.com/

undefined

Citazioni: ¹ Covey, Stephen R. "Le prime cose prima". Le sette abitudini di persone altamente efficaci: ripristinare l'etica del carattere. New York: Simon and Schuster, 1989. Stampa.