Il tempo è la nostra risorsa più preziosa e limitata, ma spesso viene sprecato in compiti a bassa priorità o attività che fanno perdere tempo senza tenere adeguatamente sotto controllo la nostra gestione del tempo. Uno dei nostri approcci preferiti per recuperare il potere sul tuo tempo è con la Matrice di gestione del tempo. Lo implementiamo anche internamente, utilizzando la funzione Tag all'interno Progetti di lavoro di squadra e lo ha caratterizzato qui sul nostro blog il mese scorso. Nota anche come Eisenhower Box, per il suo creatore, il defunto generale dell'esercito americano, il presidente Dwight D. Eisenhower, la Time Management Matrix è un metodo per classificare le attività e gestire il tempo per un'efficacia ed efficienza ottimali. Stephen R. Covey ha contribuito a diffondere la reputazione dello strumento attraverso i suoi libri e il suo lavoro. I quattro quadranti stessi sono sorprendentemente semplici. La matrice ha quattro elementi di un'attività (Importante, non importante, urgente, non urgente) e dove due elementi si intersecano è la priorità designata.

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Le attività che devono essere eseguite lo stesso giorno o immediatamente lo sono Importante e urgente, bisogno di essere fatto senza indugio. Ciò sarebbe se un cliente ha un problema importante che deve essere risolto o se c'è una scadenza che non può essere modificata. Il compito è importante ed è necessaria una rapida risoluzione. Questi sono probabilmente i compiti che portano valore, anche se non sono sempre divertenti, quindi entra e portali a termine. Per quanto allettante possa essere, non iniziare prima con i compiti piccoli o facili, ma con quelli più impegnativi o complessi in modo che, una volta completato, provi un senso di realizzazione e slancio. Compiti che sono Importante e non urgente sarebbe stato pianificato per un tempo programmato per completare il lavoro. Questo sarebbe se i materiali stampati dovessero essere riletti e stampati per una fiera in sei mesi. Il compito è importante, ma c'è tutto il tempo per completarlo. Resisti all'impulso di procrastinare queste attività solo perché la scadenza non è imminente. Impostare una data di scadenza per l'esca nel prossimo futuro ti dà qualcosa su cui lavorare. Se l'attività richiede la collaborazione o la richiesta di qualcosa a qualcuno, invia queste richieste in anticipo e segui spesso per assicurarti che questo elemento non diventi urgente a causa della negligenza. Nel corso del tempo, alcune di queste attività diventeranno sia urgenti che importanti, ma con una pianificazione e concentrazione adeguate, dedicherai la maggior parte delle tue energie alle attività pianificate e organizzate in questa sezione della matrice. Compiti che sono Urgente e non importante sono meglio delegati a un membro fidato del tuo team. Questo sarebbe se un altro dipartimento avesse bisogno di aiuto quel giorno o il giorno successivo per avere un'altra persona nel pool aziendale che distribuisce opuscoli in una fiera. L'attività ha un tempo limitato per essere affrontata, ma non è abbastanza importante per i tuoi obiettivi da spostare il tuo programma e il tuo lavoro urgente. Molto spesso, le attività in questo quadrante riguardano richieste di altre persone. Con tutta la delega, la chiave è informare la persona che riceve il compito dei particolari e consegnare completamente il compito, rendendo questa persona responsabile del risultato senza alcun microgestione. Di norma, non delegare un lavoro che non saresti disposto a svolgere da solo. Compiti che sono Non importante e non urgente non dovrebbe nemmeno essere affrontato. Questo sarebbe se un amico ti mandasse un video di gatti da guardare. Il compito in sé non è utile e non ti avvicina affatto al raggiungimento dei tuoi obiettivi o dei tuoi sogni. Omettere tali attività dalla pianificazione non solo consente di risparmiare tempo, ma è anche una buona pratica nell'assegnazione delle priorità. Sebbene l'elemento sia stato scaricato dai tuoi piani, ciò non significa che debba essere cancellato dalla tua e-mail o dai tuoi file, la conservazione di tali file racconta la tua vita e non affrontare quegli elementi mostra chi sei in quella fase. L'integrazione della matrice di gestione del tempo nelle tue abitudini quotidiane è vitale per il suo successo, quindi prenditi il tempo per organizzare le tue attività in modo accurato. La funzione Tag di Teamwork Projects semplifica l'implementazione. In quattro semplici passaggi, puoi affrontare il tuo lavoro ed essere comunque a casa per cena. 1. Contrassegna le attività con l'etichetta appropriata: Importante e urgente, importante e non urgente, urgente e non importante, o Non importante e non urgente. 2. Vai al tuo Tutte le attività visualizza e filtra per Etichetta per lavorare su quelli che sono Importante e urgente.

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3. Torna al filtro e visualizza il tuo file Importante e non urgente, prestando attenzione alle eventuali scadenze assegnate. Lavora su questi compiti.

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4. Rivaluta le attività ogni due settimane ed etichetta accuratamente le attività appena create e assegnate. Una volta un nuovo Non importante e non urgente il compito è ricevuto, valutarlo e delegarlo alla persona appropriata. Suggerimento di potenza: Se un'attività cambia da Non urgente per Urgente, è facile sostituire il tag tenendo premuto il tasto Maiusc mentre si fa clic sul tag stesso. Ci sarà sempre più lavoro da fare che tempo per farlo, ma non c'è bisogno di stressarsi. La gestione strategica delle attività sulla base di questi quattro elementi di base ti restituisce il potere. Durante tutto il processo, monitora il tuo tempo attraverso il monitoraggio del tempo in modo da poter vedere come stai spendendo la tua risorsa più preziosa. Ogni mese, rivedi la tua produttività attraverso dove hai investito il tuo tempo e acquisisci maggiore consapevolezza in futuro in quali attività valeva la pena e quali no. Quando possibile, elimina la tecnologia che non ti aiuta.