In un certo senso, la gestione dei progetti IT è semplice da capire. Come le persone più intuitive potrebbero aver già dedotto, significa l'uso della gestione dei progetti per aiutare a raggiungere gli obiettivi IT.

Ma non mettere ancora giù la pipa, Sherlock. La gestione dei progetti IT richiede un approccio speciale, poiché il contesto IT porta con sé una serie unica di requisiti.

In questa guida ti illustreremo i dettagli che distinguono la gestione dei progetti IT come pratica specialistica. Ci assicureremo inoltre di fornire numerosi suggerimenti e consigli che dovrebbero aiutarti a implementare la gestione dei progetti IT nella tua organizzazione.

Cosa tratteremo:

  1. Cos'è la gestione dei progetti IT?

  2. Il ciclo di vita del progetto IT

  3. Attività di gestione dei progetti IT durante tutto il ciclo di vita del progetto

  4. Qual è il ruolo di un project manager IT?

  5. Considerazioni speciali nella gestione dei progetti IT

  6. Le migliori metodologie PM per progetti IT

  7. Software per la gestione dei progetti IT

Cos'è l'IT Project Management?

La gestione dei progetti IT aiuta i team a fornire i prodotti tecnologici e digitali che fanno girare il mondo, dallo smartphone in mano ai sistemi IT delle scuole e degli ospedali locali.

Il processo di gestione del progetto IT si basa sul completamento delle attività, che contribuiscono ai risultati del progetto come nuovi prodotti e servizi digitali. La maggior parte del lavoro di solito si svolge all'interno di una piattaforma di gestione dei progetti.

I tipi di progetti IT che vengono spesso forniti utilizzando un processo di gestione del progetto includono:

  • web design

  • Migrazione del sito web

  • Sviluppo di software o app

  • Manutenzione della rete

  • Progetti di trasformazione digitale

  • Sviluppo di prodotti hardware

Questi esempi sono solo la punta dell'iceberg. In effetti, quasi tutti i progetti IT più complicati dell'avvio del computer potrebbero trarre vantaggio dalla gestione dei progetti IT. È l'approccio migliore che qualcuno abbia mai escogitato per garantire che le cose giuste vengano fatte e che le cose critiche per il progetto non vengano trascurate.

Il ciclo di vita del progetto IT

Il lavoro di gestione del progetto IT procede attraverso le quattro fasi del ciclo di vita del progetto IT. Questi sono i seguenti:

  • Iniziazione – il progetto viene commissionato e ufficialmente avviato

  • Pianificazione – vengono pianificati i compiti e i risultati del progetto

  • Esecuzione – il progetto viene completato, utilizzando un processo gestito dal progetto

  • Valutazione – i risultati del progetto vengono valutati in base a criteri di successo

Nella sezione successiva, esamineremo le principali attività di gestione dei progetti IT che si svolgono durante ciascuna fase.

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Attività di gestione dei progetti IT durante tutto il ciclo di vita del progetto

Iniziazione e pianificazione

All'inizio di un progetto, il responsabile del progetto IT e altri stakeholder chiave guidano il processo di formulazione del piano di progetto.

Il primo passo è intervistare i decisori chiave per identificare i risultati del progetto. Questi sono i risultati del progetto: i suoi prodotti. I risultati comuni dei progetti IT includono firmware, prodotti software, servizi digitali e dati di progetto che possono essere utilizzati per ottimizzare progetti futuri. Ogni deliverable dovrebbe essere chiaramente definito, in quanto ciò contribuirà a garantire che il progetto produca effettivamente ciò che dovrebbe produrre.

Una volta identificati i risultati del progetto, la leadership può pianificare il modo in cui il team porterà a termine il progetto. Ciò comporta la creazione di una pianificazione del progetto, che definirà le attività e le sottoattività del progetto, ciascuna con la propria scadenza. Un consiglio di stakeholder adeguatamente rappresentativo dovrebbe essere consultato durante questo processo, poiché ciò contribuirà a garantire che nessuna parte del team riceva una quantità di lavoro che viola i diritti umani scaricata sulla loro scrivania. Il programma dovrebbe includere anche le tappe fondamentali, che denotano le date in cui il team prevede di completare le parti principali del progetto. Rendere gli obiettivi limitati nel tempo in questo modo tende ad aiutare i membri del team a concentrarsi e portare a termine le cose.

Altre importanti attività di gestione del progetto IT durante la pianificazione del progetto includono la creazione della documentazione del progetto, come il documento dell'ambito del progetto e la baseline del progetto e l'impostazione di risorse come la cronologia del progetto. Il team dovrà anche identificare la giusta piattaforma di gestione del progetto per accogliere il progetto, se non ne ha già una impostata.

Esecuzione

Mentre un progetto è in corso, la responsabilità di guidare le attività di gestione del progetto IT spetta al responsabile del progetto IT. Tutto ciò che fa questa persona dovrebbe mirare a garantire che il piano del progetto venga eseguito con successo. Le principali attività di gestione del progetto IT durante l'esecuzione del progetto includono:

  • Mantenimento della documentazione del progetto – documenti come versioni del codice, note di riunione e risorse multimediali devono essere archiviati nella piattaforma di gestione dei progetti, dove saranno facili da trovare quando saranno necessari.

  • Risolvere i problemi dei membri del team – quando un membro del team incontra un ostacolo che gli impedisce di completare un'attività, il project manager IT rimuove l'ostacolo o aiuta il membro del team a aggirarlo.

  • Rispondere al cambiamento – ogni progetto è suscettibile al cambiamento della situazione. Quando sembra probabile che un cambiamento influenzi un progetto, gli stakeholder senior devono decidere come il progetto può adattarsi alle nuove circostanze.

  • Assegnazione di compiti ai membri del team – man mano che emergono nuovi requisiti per tutta la durata di un progetto, sarà necessario assegnare nuove attività ai membri del team che hanno la capacità di assumerli.

  • Mantenere il processo di gestione del progetto – la gestione del progetto funziona solo quando il team rimane a bordo con esso. Il project manager e altri membri del team esperti devono garantire il consenso di tutti fornendo formazione su come utilizzare la piattaforma e la metodologia di gestione del progetto scelte. Le persone con la maggiore esperienza nella gestione dei progetti dovrebbero essere a disposizione per rispondere alle domande degli altri membri del team sul processo.

  • Monitoraggio e reporting sui progressi – l'avanzamento del progetto dovrebbe essere monitorato da vicino tramite la piattaforma di gestione del progetto del team. Puoi scegliere di fornire rapporti sui progressi personalizzati ai membri del team che potrebbero trarre vantaggio dalla loro visione.

Valutazione

Dopo che un progetto è stato consegnato, il team passa alla fase finale del ciclo di vita del progetto: la valutazione.

I progetti IT possono essere valutati su più livelli. L'esecuzione del progetto è stata all'altezza del piano del progetto? Ci sono stati momenti in cui la squadra ha avuto prestazioni inferiori rispetto al piano? Gli stakeholder senior e il project manager hanno fissato obiettivi non realistici all'inizio del progetto? Un cliente fastidioso ti ha fatto desiderare che un grande asteroide colpisse la Terra, spazzando via il pianeta e tutti i suoi abitanti?

In tutta serietà, qualsiasi apprendimento dalla fase di valutazione è valido e dovrebbe essere inserito nella pianificazione del progetto successivo.

Se sei in grado di dedicare molto tempo alla valutazione, puoi scegliere di fare un'analisi più approfondita dei risultati del progetto, che dovrebbe essere misurata rispetto ai criteri di successo stabiliti durante la pianificazione del progetto.

Qual è il ruolo di un project manager IT?

I project manager IT sono generalmente responsabili della pianificazione e della gestione dei progetti IT, nonché della supervisione della consegna e della valutazione dei progetti.

Questa persona lavora con tutti gli stakeholder rilevanti del progetto per garantire il successo della consegna del progetto. Pensa a loro come al Charlie per i tuoi angeli, che si occupa del quadro generale.

Le competenze e le qualità elencate nelle descrizioni del ruolo di project manager IT includono comunemente:

  • Capacità di leadership

  • Risoluzione dei problemi

  • Comprensione tecnica

  • Gestione dei dati

  • Sviluppo di budget

  • Capacità organizzative

Il project manager IT dovrebbe anche essere un promotore della piattaforma e della metodologia di project management scelte dal team, poiché il coinvolgimento dei membri del team è essenziale per la consegna ordinata e di successo dei progetti IT.

I migliori project manager IT spesso utilizzano una combinazione di capacità di leadership e competenza tecnica per garantire che il loro team sia attrezzato per svolgere un ottimo lavoro per tutta la durata del progetto. Ma oltre a questa comunanza, i project manager IT variano in molti modi da team a team.

Uno dei principali punti di differenza tra i project manager IT è la natura della loro relazione con il progetto. Alcuni team hanno bisogno di un project manager che lavori con loro durante l'intero progetto, dalla pianificazione alla valutazione. Altri possono ingaggiare un project manager IT in modo più occasionale, ad esempio per consulenze sulla pianificazione del progetto per un progetto IT complicato.

Considerazioni speciali nella gestione dei progetti IT

Dipendenze complesse

Nella gestione dei progetti, una dipendenza è quando un'attività deve essere completata prima che ne inizi un'altra. . Ad esempio, "Attività B: Pubblica app nell'app store" potrebbe dipendere da "Attività A: Crea grafica app in base alle specifiche dell'app store".

Quando vengono identificate le dipendenze, durante la pianificazione del progetto o nel mezzo di un progetto, il project manager IT dovrebbe utilizzare la piattaforma di gestione dei progetti del team per inserire la dipendenza nel piano del progetto. La piattaforma dovrebbe quindi incorporare una rappresentazione visiva della dipendenza nei grafici e nelle pianificazioni del progetto pertinenti, rendendo impossibile contrassegnare l'attività dipendente come completata finché l'attività da cui dipende non viene completata.

Ritardi imprevisti nelle attività con dipendenze possono causare il raggiungimento di un collo di bottiglia in un progetto, in cui le attività chiave non possono essere completate perché le attività da cui dipendono sono ancora in sospeso. I project manager dovrebbero difendersi da questa possibilità implementando una soluzione o un processo per allocare il lavoro ai membri del team che hanno capacità inutilizzate. Ciò semplifica l'assegnazione a un membro del team di tempo e capacità sufficienti per completare l'attività dipendente, il che aiuta a mantenere in movimento l'intero progetto.

I project manager IT devono spesso affrontare dipendenze complesse nei loro progetti. Ciò potrebbe significare che un'attività dipende dal completamento non di una, ma di più altre attività. Anche le dipendenze esistenti tra le attività di due progetti diversi possono essere considerate complesse, o almeno complicate.

Se un progetto IT sembra implicare dipendenze complesse, il project manager dovrebbe essere pronto ad accogliere le dipendenze utilizzando una soluzione appropriata all'interno della propria piattaforma di gestione del progetto. In progetti con dipendenze molto complesse, come un progetto di migrazione di un sito Web, il team può anche trarre vantaggio dalla creazione di un diagramma di flusso che mostra le dipendenze. Questo può rendere più facile digerire visivamente una complessa rete di relazioni.

Misure di sicurezza

Alcuni progetti IT richiedono misure di sicurezza rigorose, a causa della natura sensibile della proprietà intellettuale, dei dati dei clienti o delle informazioni riservate che coinvolgono. E tu fai non desidera diventare il team IT responsabile della fuga di dati di tal dei tali.

La supervisione della fornitura delle misure di sicurezza a volte è responsabilità del project manager IT. Le misure, che possono variare dalla configurazione del firewall al pentesting, in genere devono essere eseguite prima di raggiungere traguardi chiave come lo staging e il rilascio generale. Le misure di sicurezza e le attività che dipendono da esse sono quindi spesso incluse come dipendenze nel piano del progetto.

Gestione degli stakeholder esterni

I progetti IT richiedono spesso il coinvolgimento di numerosi stakeholder esterni. A seconda del progetto specifico, questi potrebbero includere provider di hosting, fornitori SaaS, piattaforme di e-commerce, venditori di hardware e agenzie o liberi professionisti che forniscono capacità specialistiche. Sono un sacco di cuochi per evitare di rovinare il brodo.

Il responsabile del progetto IT è solitamente responsabile della gestione del rapporto con ogni fornitore coinvolto in un progetto. Di cosa ha bisogno il venditore dal team per svolgere il suo ruolo in modo efficace? I sistemi e le applicazioni del fornitore possono essere integrati senza problemi con i sistemi dell'organizzazione? Questo è il tipo di domande a cui il project manager IT deve trovare le risposte, attraverso una discussione regolare con il proprio punto di contatto per ciascun fornitore.

Un'altra cosa che il project manager IT deve capire è come ogni stakeholder esterno parteciperà al processo di gestione del progetto. Collaboratori fidati che giocheranno un ruolo chiave nel progetto vengono spesso inseriti nella piattaforma di gestione del progetto del team. Nel frattempo, il coinvolgimento di collaboratori più distanti viene tipicamente registrato da un membro del team di progetto, all'interno della piattaforma di gestione del progetto.

Gestione dei dati

La gestione dei dati è un'altra considerazione speciale che spesso i responsabili di progetto IT devono tenere in considerazione. Si riferisce all'intero processo di raccolta, convalida, archiviazione, protezione ed elaborazione dei dati: tutti i passaggi necessari per rendere i dati adatti all'uso.

Ciò consente di ottimizzare i progetti per tutta la loro durata. Ad esempio, in un progetto per creare una suite di prodotti software, alcuni prodotti potrebbero essere testati o rilasciati prima degli altri. I dati raccolti sull'esperienza utente e sulle prestazioni di questi prodotti possono essere analizzati, al fine di fornire informazioni che aiuteranno il team a ottimizzare il proprio approccio alla fornitura dei prodotti rimanenti.

Durante la pianificazione del progetto, il responsabile del progetto IT dovrebbe identificare i dati che verranno utilizzati per l'ottimizzazione all'interno del progetto. I dati identificati possono quindi essere definiti e gestiti come deliverable di progetto.

Le migliori metodologie PM per la gestione dei progetti IT

In pratica, la gestione del progetto IT richiede l'uso di una metodologia di gestione del progetto specifica. Una metodologia è un insieme di pratiche e principi utilizzati per fornire la gestione del progetto.

Le metodologie PM più diffuse per la gestione dei progetti IT includono:

  • Agile

  • Mischia

  • Kanban

  • Scrumban

  • XP

  • Cascata

  • PRINCE2

È una buona idea dedicare molto tempo alla ricerca di queste metodologie prima di sceglierne una, poiché la formazione dei membri del team su come utilizzare una metodologia può richiedere un notevole investimento di tempo e la buona volontà del team.

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Software per la gestione dei progetti IT

Quasi tutti i project manager IT utilizzano una piattaforma di gestione dei progetti. Ciò offre al team di progetto uno spazio digitale condiviso in cui possono comunicare e collaborare insieme, visualizzare e lavorare sulle proprie attività personali e archiviare la documentazione del progetto. Nel frattempo, il project manager utilizza la piattaforma per assegnare il lavoro ai membri del team, monitorare lo stato di avanzamento del progetto e produrre report per gli stakeholder senior.

Per maggiori dettagli sul ruolo del software di gestione dei progetti, leggi Lavoro di squadra.