Torniamo all'ottobre del 2019. Abbiamo aperto un bellissimo nuovo ufficio a Belfast, Irlanda del Nord, con vista sull'iconico cantiere navale Harland e Wolff. L'ufficio è stato un enorme investimento per il lavoro di squadra, 1,2 milioni di dollari in ristrutturazioni e allestimenti, solo per trovarlo vuoto nel marzo di quest'anno a causa di COVID-19. Ora ci troviamo a rivalutare i nostri spazi per uffici e le politiche per le persone in vista del 2021.

2020 è stata una serie di esperimenti e sfide per ogni azienda. La maggior parte di noi non aveva altra scelta che farlo adattarsi al lavoro a distanza. Le aziende stavano cercando di destreggiarsi tra priorità aziendali, morale, cultura e promozione della produttività, mentre i dipendenti a casa si destreggiavano tra vita domestica e responsabilità lavorative. Fortunatamente il 22% della forza lavoro di Teamwork era già remota e con i nostri prodotti realizzati per la collaborazione, la rapida transizione è stata resa un po 'più semplice. Ma non è arrivato senza sfide!

I pro e i contro del lavoro da remoto

Ci sono lati positivi e negativi in tutto, il lavoro a distanza non è diverso. Stiamo lavorando da casa o viviamo al lavoro?

Essendo state costrette a questo esperimento, le aziende non hanno avuto il tempo di valutare l'impatto che avrebbe avuto sulla loro forza lavoro. In Teamwork, la nostra forza lavoro era composta dal 22% di lavoratori remoti a tempo pieno BC (prima di COVID), quindi sebbene non fosse un concetto completamente nuovo per noi come azienda, era comunque un enorme cambiamento per i nostri dipendenti che lavoravano da i nostri uffici globali ogni giorno.

Alcuni degli aspetti positivi del lavoro a distanza, secondo i nostri dipendenti, sono:

  • Lavorando le tue ore – Che tu sia un mattiniero o un nottambulo, il lavoro a distanza ha permesso alle persone di lavorare secondo il proprio orario. Ad alcuni piace dividere le ore, alcuni fanno lunghe pause, altri lavorano semplicemente un normale 9-5 - qualunque cosa funzioni!

  • Nessun pendolarismo – Sono finiti i giorni in cui qualcuno si trovava seduto in 30 minuti di traffico, o alla ricerca di un parcheggio al mattino, il che li rendeva già in ritardo per la riunione delle 9:00. Possono iniziare prima e finire prima se lo desiderano!

  • Più tempo di qualità a casa con gli amici, la famiglia e te stesso! – A volte il lavoro può consumare la nostra vita, lasciando solo i fine settimana a ritrovare la famiglia e gli amici - o anche noi stessi, cosa che spesso può essere trascurata! La vita era una corsa costante, che ora è un ricordo del passato.

  • Livelli di stress inferiori – I nostri dipendenti hanno riferito che i loro livelli di stress si sono notevolmente ridotti da marzo. Avere la possibilità di rimuovere te stesso nel momento in cui hai chiuso il laptop per la giornata e passare alla presenza a casa ha svolto un ruolo fondamentale nel ridurre lo stress.

  • Maggiore concentrazione e livelli di produttività – Gli uffici open space spesso sono caratterizzati da rumore, chiacchiere e movimento, il che può essere una buona cosa socialmente, ma alcuni dei nostri dipendenti hanno notato che la loro concentrazione e i livelli di produttività sono aumentati a causa delle distrazioni minime intorno a loro.

D'altra parte, gli aspetti negativi del lavoro a distanza possono mettere un freno agli aspetti positivi:

  • Comunicazione e problemi di comunicazione – Comunicare con i colleghi tramite videochiamate o messaggi può essere difficile. Problemi di Internet, messaggi interpretati male e sfide di coordinamento sono alcuni esempi di ciò.

  • Un'altra videochiamata ?! – Ora che tutti lavorano da remoto, la necessità di riunioni e videochiamate è aumentata notevolmente. Molte persone hanno difficoltà a comunicare al telefono e può essere estenuante fare un'altra videochiamata!

  • Postazioni di lavoro tutt'altro che ideali – Molte case non sono state costruite con l'ideale postazioni di lavoro ergonomiche in mente. I dipendenti si sono trovati a doversi adattare ad ambienti di lavoro non convenzionali come lavorare dal divano, dal tavolo della cucina o da uno dei banchi di studio dei loro figli.

  • Mancanza di interazione e sentimenti di isolamento – Gli uffici hanno degli svantaggi, ma uno dei maggiori vantaggi di un ambiente d'ufficio è l'aspetto sociale. Avere persone intorno a te, una chiacchierata informale nella hall o pranzare con i colleghi può svolgere un ruolo enorme nella felicità sul lavoro. Sfortunatamente, il lavoro a distanza rimuove questo aspetto dell'esperienza lavorativa.

  • Sfide culturali – Mantenere viva la cultura aziendale mentre tutti si trovano in parti diverse del mondo può essere una sfida. È necessario mantenere la produttività, la collaborazione e il morale, ma è più facile a dirsi che a farsi quando si beve da soli davanti al proprio laptop.

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Come lo facciamo funzionare in Teamwork

Avendo avuto dipendenti remoti prima del "The Great Remote Experiment", i nostri processi non sono cambiati ma si sono espansi. Siamo diventati molto dipendenti dal nostro software per garantire la gestione quotidiana dell'azienda. È completamente ospitato nel cloud e può essere utilizzato dai team su scala ridotta o da quelli in impresa spazio - permettendo ai tuoi dipendenti di lavorare quando e dove vogliono!

Noi usiamo Lavoro di squadra coordinare il lavoro quotidiano di tutti, il lavoro di progetto e gestire completamente il nostro team remoto. Solo perché non siamo nella stessa stanza dei nostri colleghi, non significa che non puoi essere sulla stessa pagina. Il lavoro di squadra ci dà tutto per continuare a lavorare insieme, come se fossimo ancora in ufficio insieme, rimanendo connessi, mantenendo la comunicazione fluida e ottenendo quella visibilità fondamentale nei tuoi progetti.

Spazi di lavoro di squadra è stato uno degli strumenti più importanti nel nostro stack durante questi ultimi mesi. Passati al lavoro a distanza nell'arco di pochi giorni, ci siamo proposti di tenere tutti aggiornati sui processi aziendali. I responsabili del nostro team hanno scritto delle SOP (procedure operative standard) per i loro team per mantenerli in carreggiata, oltre a documentare il diverso lavoro svolto tra i team. È diventata la nostra unica fonte di verità per l'intera azienda.

Chat di lavoro di squadra è uno dei preferiti dai dipendenti in Teamwork, consentendo ai nostri team di rimanere in contatto, migliorare la loro comunicazione e rimanere concentrati sul lavoro che conta. Lo strumento viene utilizzato sia per le conversazioni di squadra che per quelle individuali e la sua disponibilità su tutti i dispositivi garantisce che tutti possano rimanere in contatto costante indipendentemente da dove si trovano. Inoltre, dal momento che il team del prodotto ha introdotto le videochiamate alla piattaforma, è solo cresciuto in popolarità. I team possono ora avviare una videochiamata da Teamwork Chat, eliminando la necessità di ulteriori app di terze parti.

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Mantenere viva la cultura del lavoro di squadra

Un'altra sfida che abbiamo riscontrato in Teamwork è stata l'onboarding remoto di nuovi dipendenti. Come possiamo offrire ai nuovi dipendenti un'esperienza indimenticabile e qualcosa che sia in linea con la cultura del lavoro di squadra?

Abbiamo sviluppato un nuovo progetto di onboarding, utilizzando il lavoro di squadra che ha aiutato i dipendenti in diversi modi. È stato progettato per aiutare "i principianti" ad apprendere il prodotto utilizzandolo, mentre apprende anche la cultura aziendale: ascoltare i fondatori, leggere il manuale dell'azienda e incontrare nuove persone sia all'interno che all'esterno del proprio team.

Oltre all'elenco delle attività, assegniamo a ogni principiante un "amico". Di solito, si tratta di qualcuno al di fuori del proprio team quotidiano, che aiuta ad acclimatarsi all'azienda. Il loro amico sarà a disposizione per rispondere a qualsiasi di queste domande scottanti, saltare alle chiamate per una chat e avere un caffè virtuale.

Il nostro team culturale di Teamwork ha lavorato a una serie di iniziative per aiutare a mantenere l'intera azienda connessa, sia per i dipendenti nuovi che per quelli attuali. Abbiamo una chiamata settimanale All-Hands con aggiornamenti aziendali, quiz e shoutout. Ci sono un certo numero di incontri con il caffè, incontri di donne nel lavoro di squadra e lezioni di fitness (inclusi HITT e yoga!) In cui i colleghi possono partecipare.

Su una scala più grande, abbiamo avuto il nostro Quasi Gran Consiglio a luglio, stiamo organizzando un hackathon a novembre e anche la nostra festa di Natale si sta spostando online. Il lavoro di squadra ha lavorato duramente per garantire che la nostra cultura funzioni anche quando non possiamo stare insieme in ufficio. La nostra cultura è fondamentale per il successo dell'azienda e la felicità dei nostri dipendenti.

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Il lavoro a distanza è qui per restare

Il mondo che sta andando in blocco ha aperto i nostri occhi: il lavoro a distanza è qui per restare! La nuova realtà ci ha fatto ripensare completamente alle nostre persone e alla strategia dell'ufficio.

L'inserimento di nuovi dipendenti è cambiato, la cultura è cambiata e il modo in cui lavoriamo è cambiato. Dare ai dipendenti un senso di appartenenza attraverso entrambe le visioni e lo scopo dell'azienda è qualcosa che abbiamo trovato per avere successo, applicando anche quell'approccio umano al lavoro su misura e alle aspettative.

Il lavoro a distanza, indipendentemente da pro e contro, è diventato la nuova norma e in un recente sondaggio con i nostri dipendenti, la conclusione è stata che le persone preferivano lavorare da casa ma vorrebbero l'opzione e l'opportunità di tornare in ufficio due giorni a settimana - che siamo felici di fornire!

Disponiamo di sistemi e processi appropriati per far sì che il lavoro a distanza abbia successo per i nostri dipendenti e ci siamo affidati molto ai nostri dati per prendere le decisioni appropriate. Ci sono 3 cose necessarie per il successo del lavoro a distanza: Trasparenza, fiducia e gestione del tempo. Il nostro obiettivo è aumentare il coinvolgimento dei dipendenti, evitando il burn-out e aiutandoli a trovare quell'equilibrio tra lavoro e vita.

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