GIOVINEZZA è una business unit del Gruppo Wirz che è sinonimo di soluzioni di comunicazione e informazione basate sul sistema ben consolidate sul mercato. Il loro team è altamente qualificato nella gestione dei progetti e certificato per l'integrazione di successo di soluzioni di sistema complesse. Mario Kotschner, Chief Project Manager di YOUNITY, descrive come i suoi team hanno selezionato l'intera suite del software Teamwork.com per fornire alla loro azienda gli strumenti per aiutarli a gestire i progetti, semplificare il loro help desk e migliorare la comunicazione.

Le sfide

YOUNITY era alla ricerca di uno strumento che aiutasse a gestire i progetti con PRINCE2, un metodo di gestione dei progetti basato sui processi sviluppato come standard governativo nel Regno Unito per i progetti di sistemi informativi. Affinché il software fosse adatto al proprio team, hanno ricercato prodotti per trovarne uno con un'interfaccia utente intuitiva che consentisse un rapido inserimento dei nuovi dipendenti.

“Abbiamo esaminato e persino provato altri sistemi, ma molti di questi sistemi di gestione dei progetti erano troppo complicati. Abbiamo perso molte ore fatturabili cercando di capire come il nostro processo potesse funzionare con quelle piattaforme ".

Anche dipendenti e manager di YOUNITY hanno lottato con la continuità e la coesione collaborazione tra i membri del team in tutti i progetti. Sebbene PRINCE2 fornisse loro una struttura eccellente per portare avanti un progetto, non avevano una posizione centrale per tenere traccia del tempo, monitorare i progressi, identificare potenziali punti problematici o archiviare documenti in modo che tutti avessero accesso alle stesse informazioni.

“La trasparenza è stata essenziale per il successo del nostro team. Volevamo che tutti facessero riferimento agli stessi dati e discussioni in modo da poter eliminare gli sprechi di tempo e aumentare l'efficienza ".

La soluzione

Quando Teamwork.com ha esaminato le esigenze di YOUNITY, ha consigliato l'intera suite di strumenti di gestione dei progetti come soluzione completa a diversi problemi che stavano rallentando la crescita all'interno dell'azienda. Teamwork Projects gestisce le attività e il flusso del progetto, Teamwork Chat converte le conversazioni rapide in decisioni e azioni e Teamwork Desk coordina il loro help desk e l'assistenza clienti. Questo supporto avvolgente elimina la necessità di più app o strumenti per gestire i progetti e offre all'intera azienda un unico luogo per accedere a tutte le informazioni di cui ha bisogno per condividere o rivedere. Ora YOUNITY ha la capacità di impostare un'attività per ogni prodotto di gestione, organizzare date di inizio e fine, assegnare manager e personale e anche gestire documenti, discussioni, elenchi di cose da fare all'interno di ciascuno compito o attività secondaria.

“Non solo possiamo definire attentamente le attività per ogni fase, dal pre-progetto, alla fase di avvio e alla fase di consegna, ma con Teamwork Projects possiamo tenere insieme tutti i materiali in modo che le persone che ne hanno bisogno possano individuarli immediatamente. "

Teamwork Project's monitoraggio del tempo la funzione non solo ha semplificato il processo di registrazione del tempo per i dipendenti, ma ha dato a ciascun agente la possibilità di valutare la propria gestione del tempo. Questo strumento consente loro di vedere quali attività richiedono maggiore attenzione, il che offre all'intero team un coordinamento più efficace senza riunioni che richiedono tempo o aggiornamenti in continua evoluzione. Anche il coinvolgimento dell'intero team è stato semplice con l'interfaccia user-friendly su tutti i prodotti della suite software. La maggior parte del team ha impiegato solo pochi giorni per prendere confidenza con i progetti Teamwork e gli altri reparti che lavorano con YOUNITY solo su progetti specifici vengono rapidamente integrati.

“Ora abbiamo un sistema che è facile da navigare per i nostri dipendenti, il che significa che stanno aiutando l'azienda a crescere assumendosi la responsabilità della propria produttività e prestazioni ".

I benefici

Ora che l'intero team di YOUNITY dispone di un software che allinea il processo di gestione del progetto con gli strumenti giusti, stanno vedendo miglioramenti significativi nell'efficienza del progetto. Le idee e le informazioni vengono scambiate senza problemi, le scadenze vengono rispettate senza la solita fretta dell'ultimo minuto ei membri del team si sentono più sicuri riguardo all'intero progetto perché possono vedere esattamente cosa sta succedendo in qualsiasi momento.

“Stiamo tutti godendo della possibilità di esaminare qualsiasi progetto e avere un'idea di dove siamo e di cosa deve accadere in pochi rapidi rapporti. Gli strumenti della suite Teamwork.com ci tengono uniti, ma consentono anche a ogni individuo di vedere quali saranno i suoi prossimi passi ".

Nel servizio clienti, il cambiamento è stato significativo. Cliente biglietti ora hanno un percorso chiaro per la risoluzione e Teamwork Desk consente una migliore condivisione delle informazioni tra i lavoratori dell'assistenza. Questo aiuta i membri del team a sviluppare la loro esperienza e offre a ogni cliente un'esperienza migliore. Nel complesso, i membri del team stanno trovando una migliore collaborazione, dalla condivisione delle idee alla risoluzione dei problemi. Ad ogni passo, Progetti Teamwork, Scrivania Teamwork, e Chat Teamwork sono lì per portare avanti i progetti e riunire i team.

“Disporre di un'unica soluzione software per aiutarci con così tanti aspetti della nostra attività ci ha dato molto più tempo per portare a termine il lavoro e concentrarci sui clienti e sulle nuove possibilità ".