Cal Poly Racing è il più grande capitolo studentesco con sede in California di SAE International, un'organizzazione per professionisti dell'ingegneria in diversi settori che si occupano di trasporti, come quello automobilistico, aerospaziale e dei veicoli commerciali. Oltre ottanta membri attivi contribuiscono alla progettazione, produzione e test di tre veicoli da corsa innovativi. Il team Formula SAE del Chapter è uno dei pochi team a produrre due veicoli da competizione, un veicolo elettrico e un tradizionale veicolo a benzina. I membri del team ottengono un'esposizione diretta ai problemi del mondo reale utilizzando gli stessi strumenti dei professionisti del settore, dagli strumenti avanzati per i compositi al software di gestione dei progetti, gli studenti imparano tutti gli aspetti della gestione di un team di successo. In questo caso di studio, abbiamo parlato con Dalton Lasell e Adam Menashe, Team Manager e Team Lead per Cal Poly Racing, Formula SAE per scoprire come il suo team ha utilizzato i progetti di lavoro di squadra per sviluppare auto innovative in un ambiente di apprendimento frenetico che insegna loro abilità utili nel campo tecnico e nella gestione dei progetti.

“I progetti di lavoro di squadra hanno davvero aiutato il nostro team a concentrarsi sulla costruzione di auto vincenti e all'avanguardia invece di preoccuparsi di quali compiti dovevano essere svolti in seguito e chi li avrebbe svolti ".

Le sfide

Costruire qualsiasi auto da zero è una sfida, ma a Cal Poly ci sono alcune variabili aggiuntive che il loro team corse deve affrontare. Innanzitutto, il programma Cal Poly Racing opera su diversi edifici che si trovano in tutto il campus, che è uno dei più grandi al mondo. La progettazione si svolge in alcuni edifici nel cuore del campus, mentre le officine meccaniche sono a una distanza significativa. In secondo luogo, gli studenti stanno lavorando ai progetti in momenti completamente diversi, in base ai loro orari di lezione e al tempo libero.

“Durante le nostre stagioni di progettazione e produzione, il nostro team ha centinaia di componenti e attività da supervisionare, ma non si trovano nello stesso luogo nello stesso momento. Le riunioni faccia a faccia erano difficili da pianificare e quando abbiamo cercato di utilizzare Slack per richiedere informazioni gli uni agli altri, i messaggi venivano sepolti, lasciando le attività non completate.

All'inizio del 2017, Cal Poly Racing ha aggiunto un'altra variabile: costruire non una, ma due auto da zero. Questa era la prima volta che si erano impegnati a costruire sia auto elettriche che a gas sotto la stessa gestione e non avevano strumenti di gestione del progetto che li aiutassero a tenere traccia delle attività e della comunicazione del team.

“Quando abbiamo esaminato la complessità della creazione di due auto uniche, sapevamo di aver bisogno di un modo migliore per organizzare le operazioni e aiutare i membri del team a lavorare insieme. Volevamo fornire loro strumenti migliori per esaminare i progressi dell'intero progetto, mantenere aggiornati designer e professori, assegnare compiti secondo necessità e assicurarci che tutti fossero responsabili del proprio lavoro ".

La soluzione

La ricerca di software che avesse funzionalità approfondite ma un'interfaccia utente intuitiva è iniziata immediatamente e, dopo aver esaminato diverse opzioni, Cal Poly Racing è andato con Teamwork Projects.

“Gli studenti sembravano capire l'interfaccia utente molto rapidamente e gli elenchi di cose da fare utilizzavano attività e sottoattività in un modo che era chiaro a tutti. Sapevamo che i progetti di lavoro di squadra ci avrebbero aiutato a portare avanti le cose ".

Immediatamente, i team sono stati in grado di iniziare a collegare gli incarichi di lavoro attraverso compiti specifici, organizzando non solo compiti specifici, ma l'intero programma. Eventuali domande o discussioni successive sulla progettazione o sulla logistica sono collegate direttamente all'attività o all'attività secondaria individuale, eliminando i messaggi persi o la confusione su quale attività necessita di ulteriori chiarimenti. I team trovano anche più facile delegare le attività usando tag. Quando viene mappato un intero progetto, i responsabili del team creano modelli con attività specifiche per ogni parte della costruzione dell'auto in modo che tutti possano vedere come ogni responsabilità si collega alle altre. Quando creano questi modelli all'inizio del progetto, si affidano a tag per aiutarli ad assegnare compiti a persone con determinate competenze e dividere il lavoro in modo uniforme. Man mano che il progetto procede, i tag forniscono loro un rapido riferimento visivo per le cose da fare e i singoli compiti. I progetti di lavoro di squadra sono particolarmente utili durante le fasi specifiche, come la costruzione e la progettazione dei sistemi elettronici, che sono essenziali per il funzionamento regolare e preciso di ogni vettura. Quando le pianificazioni non si allineano per i membri chiave del team, strumenti di comunicazione chiari e elenchi di attività consentire alle persone di partecipare e coordinare i loro sforzi senza problemi.

“Teamwork Projects è di grande aiuto per il nostro team di gestione, permettendoci di controllare facilmente su cosa stanno lavorando le persone, dove sono le loro priorità per la settimana corrente e se hanno dimenticato qualche compito. Possiamo utilizzare i progetti di lavoro di squadra per assicurarci che siano sulla strada giusta ".

I benefici

Quando i team Cal Poly Racing funzionano senza intoppi, le persone hanno più tempo da dedicare alle innovazioni che daranno loro un vantaggio nella competizione. Quando gli orari devono cambiare o qualcuno ha bisogno di feedback su una nuova idea, l'intero team ha un posto dove andare per condividere documenti o possibilità di discussione. Prima di Teamwork Projects, i team gestivano le attività con tutti gli strumenti a loro disposizione, il che poteva significare qualsiasi cosa, come note di smartphone, fogli di calcolo, bacheche o persino carta di scarto. Niente era coerente o facilmente condivisibile, il che ha portato a molti errori e alla perdita di informazioni. A seconda del team e di chi lo gestiva, il processo poteva essere davvero complicato o confuso. Ora tutti sanno dove trovare piani, fogli di calcolo che confrontano i risultati dei test, qualunque cosa abbiano bisogno. Non perdono tempo a capire come gestire le informazioni, stanno lavorando. Il miglioramento dei tempi di sviluppo è stato così drammatico che Cal Poly Racing lo rende obbligatorio per i dirigenti e i team leader - ed è altamente raccomandato a tutti i membri generali che stanno lavorando costantemente sui due progetti di auto.

“Le nostre risorse più preziose sono le persone e il tempo e Teamwork Projects ci consente di utilizzare le nostre persone in modo più efficace. Stiamo risparmiando così tanto tempo perché non dobbiamo ricordare alle persone di svolgere compiti che si erano dimenticati di essere loro assegnati ".