Oggi condividiamo un guest post di Andy Pearson, amministratore delegato di Fusibile bianco. Sta condividendo come lui e il suo team utilizzano i progetti di lavoro di squadra in un modo unico per soddisfare la loro miscela su misura di metodologie agili e sprint nel loro carico di lavoro. A Fusibile bianco, costruiamo siti web per enti di beneficenza. Abbiamo utilizzato un sacco di metodologie di gestione dei progetti nel corso degli anni e una delle più efficaci è stata la pianificazione degli sprint settimanali utilizzando i progetti di lavoro di squadra. Quando gestisci un piccolo team distribuito su più progetti che si estendono ciascuno per diversi mesi, con picchi e depressioni drammatici di attività, questo approccio è molto potente.

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Supplica, ruba e prendi in prestito

Abbiamo rubato a varie metodologie. Nel corso degli anni, l'approccio più utile che abbiamo trovato per fornire più progetti Web di medie dimensioni contemporaneamente è stato un'ampia struttura rigida di tappe fondamentali e quindi, all'interno di ciascuna pietra miliare, un approccio più flessibile. Usiamo tutta la terminologia in modo approssimativo, ma abbiamo trovato qualcosa che funziona hackerando insieme alcuni dei vecchi approcci a cascata con un pensiero agile. Amiamo anche la metodologia di avvio snello e questo influenza la nostra strategia aziendale complessiva, anche se non l'abbiamo trovata così utile per i progetti quotidiani perché non stiamo costruendo sistemi nuovi di zecca. Ciò con cui siamo emersi è una cronologia del progetto molto strutturata con pietre miliari datate dall'inizio alla fine. Ogni traguardo è allineato con una settimana e entro questa settimana ci concentriamo sulla fornitura del miglior materiale possibile per le scadenze programmate per quella settimana.

Il nocciolo della questione: come gestire il carico di lavoro

Siamo sempre stati venduti sul valore di avere un sistema centrale per la gestione delle attività. Se non lo fai, dovresti assolutamente dare un'occhiata a Progetti di lavoro di squadra e troverai un sacco di modi per aumentare l'efficienza nella tua organizzazione semplicemente trasferendo tutte le idee in un sistema condiviso e organizzandole bene. Tuttavia, la grande sfida per noi è sempre stata la gestione del carico di lavoro. Come prometti molte cose a molti clienti e poi mantieni la tua promessa senza esaurire il tuo team? Non abbiamo mai visto gli straordinari come un'opzione. Non era in linea con la nostra filosofia portare questo problema al nostro staff. Quindi, abbiamo dovuto trovare una soluzione diversa. Ci sono un sacco di strumenti là fuori per la gestione delle pianificazioni, ma abbiamo scoperto che nessuno di loro ha funzionato davvero per noi perché non distribuiamo il tempo del team in modo ordinato per mezze giornate. Stiamo lavorando su troppi progetti contemporaneamente perché funzioni e ci è sembrato eccessivamente prescrittivo. Quindi, abbiamo scelto di gestire il tempo nei progetti di lavoro di squadra, ma questo ha comportato alcune sfide con cui abbiamo dovuto lottare:

  1. Gli elenchi di attività possono essere travolgenti e i sistemi di priorità sono molto difficili da implementare in più progetti con diversi project manager che spingono la loro agenda.

  2. È difficile sapere quanto puoi ottenere in una settimana. Vero metodologia agile si occupa di questo rimuovendo le promesse rigide su ciò che verrà mantenuto, ma questo non si adattava bene al nostro approccio di specificare chiaramente le cose.

  3. Quando un progetto viene ritardato, può essere difficile valutare l'impatto a catena. Quando si rinegozia la sequenza temporale del progetto con il cliente, è importante sapere che le nuove pietre miliari non riducono troppo il team in una determinata settimana.

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Presentazione degli "sprint"

I concetti chiave nella metodologia di gestione dei progetti agile includono la suddivisione di grandi attività in piccole attività e l'assegnazione a ciascuna piccola attività di una stima del tempo. Un numero ragionevole di piccoli compiti viene quindi assegnato a una persona o a un team per un periodo di tempo (uno "sprint"). Viene misurata la velocità con cui queste attività vengono spuntate (la "velocità di esaurimento") e ciò consente al team di comprendere quanto velocemente si sta realizzando il lavoro e quanto siano accurate le stime. Queste informazioni possono essere estrapolate per comprendere quanto siano realistici i traguardi e le scadenze dei progetti più ampi. Sebbene gran parte del processo non sembri uno sviluppo agile, abbiamo afferrato questo elemento per affrontare le sfide di gestione della pianificazione che abbiamo dovuto affrontare. Abbiamo scelto un periodo di una settimana come periodo di sprint. Invece di attaccare il nostro intero elenco di attività ogni giorno, abbiamo deciso di iniziare ogni settimana considerando le priorità per quella settimana e inserendo un numero raggiungibile di attività in un elenco di attività specifico per la settimana.

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Sfruttare il potere di "pietre miliari", "stime", "scadenze" e "carico di lavoro" nel lavoro di squadra

Pietre miliari: la nostra struttura rigida globale

Promettiamo date di consegna chiare ai nostri clienti. Il monitoraggio di questi traguardi ci offre una serie di ottimi rapporti e panoramiche per vedere questo quadro generale focalizzato sul cliente. Ma come gestiamo la difficile sfida quotidiana di rispettare quelle scadenze? Immettere stime, date di scadenza e carico di lavoro.

Stime

Il primo passo è stato iniziare ad assegnare le stime a tutte le nostre attività. Questo richiede un po 'di riflessione poiché, per adattarsi a sprint di una settimana, ogni attività deve essere definita con una granularità sufficiente per essere raggiunta entro una particolare settimana. Non erano consentiti compiti vaghi! All'altra estremità dello spettro, le attività non potevano essere troppo piccole, altrimenti l'amministratore si associava alla creazione di attività, all'assegnazione di una stima e quindi alla registrazione del tempo rispetto a esse diventava troppo arduo.

Scadenze

Il passo successivo è stato l'assegnazione dei compiti allo sprint successivo. Poiché eseguiamo molti progetti contemporaneamente per diversi clienti, era ancora molto importante monitorare l'avanzamento del progetto in base al progetto. Ciò significava che non potevamo effettivamente creare un elenco di attività separato per lo sprint. Invece, abbiamo deciso di utilizzare la funzionalità della data di scadenza di Teamwork Projects per questo. Ciò richiede un leggero cambiamento nella comprensione delle "date di scadenza". Le date di scadenza diventano l'ultimo giorno nel ciclo di sprint successivo, che spesso è leggermente diverso dallo scopo intuitivo delle date di scadenza su un'attività (siamo passati all'utilizzo di "pietre miliari" per tenere traccia delle scadenze dei clienti importanti che poi informano le nostre priorità di sprint). Dopo aver impostato una data di scadenza per le attività della settimana, utilizziamo la scheda "Tutto" in Progetti di lavoro di squadra per visualizzare tutte le attività attive in scadenza entro la fine della settimana successiva. Questa è la nostra agenda per la settimana. Un enorme vantaggio di questo approccio alla gestione delle attività è che offre alle persone un maggiore controllo sulle attività che scelgono di svolgere in un determinato momento. Non importa quali attività vengono svolte per prime, purché tutto venga svolto durante la settimana. Un avvertimento è che diamo la priorità alle attività che dipendono da altre attività (un'altra brillante caratteristica dei progetti di lavoro di squadra).

Monitoraggio del carico di lavoro

La ciliegina sulla torta di questo nuovo modo di lavorare è la funzione "carico di lavoro" di Teamwork Projects. Ciò fornisce un'istantanea del carico di lavoro dell'intero team per un determinato periodo di tempo. Impostando questa opzione per la prossima settimana, è possibile avere una rapida visione di quanto sia impegnato il team e di quanto bene stanno facendo tutti i compiti della settimana. Alla fine di una settimana di successo, questo sistema dà la profonda soddisfazione di guardare un elenco di attività vuoto. Abbiamo dovuto spingere al massimo i progetti di lavoro di squadra e ci sono voluti molta riflessione e sperimentazione. Si spera che alcune di queste idee ti aiuteranno a esplorare nuovi modi per ottenere di più dal tuo team con i progetti di lavoro di squadra!