ipsoCreative è un'agenzia web boutique in Ohio (USA) che offre un'estetica web bella ed efficace, funzionalità all'avanguardia sulla tecnologia open source e una gestione disciplinata dei progetti. Servono aziende e organizzazioni attraverso un approccio a servizio completo di progetti di siti Web personalizzati e piattaforme di contenuti open source popolari come WordPress, Umbraco e Magento. ipsoCreative crea anche video educativi in motion graphic e scrive integrazioni personalizzate tra siti web e sistemi POS, gateway eCommerce, sistemi di inventario o sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). In questo caso di studio, abbiamo parlato con Vince Mancari, Project Manager per Web Design e Sviluppo. Scopri come hanno utilizzato i progetti di lavoro di squadra per creare elenchi di attività intelligenti e adattabili per ogni progetto e offrire ai loro clienti un'esperienza e un risultato eccellenti per l'agenzia.

“Il lavoro di squadra è fondamentale per la nostra capacità di soddisfare le nostre aspettative per la creazione di esperienze di alta qualità per i nostri clienti. In pratica, rende le nostre vite più facili ed efficienti in tanti modi, ed è per questo che amiamo il lavoro di squadra ".

Le sfide

Per il lato cliente della propria attività, ipsoCreative aveva bisogno di una soluzione software per la produttività che li aiutasse a comunicare in modo più efficace con i clienti più esigenti e fornire risultati di alto livello. Internamente, avevano bisogno di strumenti per gestire diversi aspetti pratici della loro attività, necessari per un'efficace funzionalità del team. Il loro precedente sistema di gestione delle attività, Basecamp, non disponeva delle funzionalità di monitoraggio e fatturazione del tempo per gestire il carico di lavoro e non era ideale come interfaccia client. Avevano anche bisogno di funzionalità di reporting e dipendenza dalle attività che eliminassero le congetture dai flussi di lavoro, migliorassero la collaborazione del loro team durante ogni progetto e consentissero a clienti e membri del team di comunicare in modo più efficace.

“Ad essere onesti, il settore del web design non ha tradizionalmente una grande reputazione nel soddisfare le aspettative dei clienti per quanto riguarda la comunicazione e la consegna dei progetti in tempo. Molti dei nostri clienti hanno storie dell'orrore dalle loro esperienze passate e vogliamo essere eccezionali stabilendo aspettative chiare con i clienti e comunicando con loro in modo efficace e trasparente. Avevamo bisogno di uno strumento migliore di Basecamp per renderlo possibile ".

Il team di ipsoCreative desiderava anche una soluzione software più intuitiva da usare, sia per se stessi che per i propri clienti. In Basecamp, non solo mancavano funzionalità importanti, ma era difficile determinare come aggiungere documenti e utenti in modo che tutti avessero accesso a informazioni accurate e sapessero esattamente come accedervi. Un altro problema era che i rapporti sullo stato del progetto dovevano essere accuratamente assemblati da diversi membri del team e quindi inoltrati ai clienti tramite e-mail. Il team di ipsoCreative sapeva che con strumenti di gestione dei progetti più user-friendly, i loro clienti avrebbero avuto più fiducia nel lavoro dell'azienda e sarebbero tornati con entusiasmo a lavorare con loro. I progetti potrebbero essere completati in meno tempo e con un livello di soddisfazione del cliente molto più elevato.

“Siamo al limite dell'ossessione per la visibilità e la comunicazione con i nostri clienti. Volevamo assicurarci che ogni utente interno e cliente potessero vedere come stava procedendo il loro progetto e rispondere come necessario ".

La soluzione

Da fare il passaggio a Teamwork Projects tre anni fa, complicate soluzioni alternative sono state sostituite con un'unica soluzione che offre chiarezza a ogni aspetto del progetto. I clienti possono ora seguire ogni scadenza, che viene impostata come pietra miliare all'interno di Teamwork Projects, per vedere come si sta sviluppando il loro progetto. All'interno di ipsoCreative, ognuno di questi pietre miliari è legato a un elenco di attività con elenchi di cose da fare e sottoattività completamente allegati. Ogni membro del team può trovare rapidamente il compito successivo per il giorno o la settimana e mantenere il progetto in pista sin dall'inizio.

“Diamo ai clienti l'accesso ai progetti di lavoro di squadra il primo giorno del progetto, a quel punto il progetto è già precaricato con tutte le attività e le tappe necessarie per portarci dal calcio d'inizio al completamento del progetto. Naturalmente, le cose cambiano e le attività vengono aggiunte e Teamwork Projects gestisce anche questo per noi!

Quando si tratta di comunicare con i clienti e con il team interno, ipsoCreative si affida a Teamwork Projects notifiche e opzioni del dashboard per mantenere tutti sulla stessa pagina e sulla scadenza. Tutti gli stakeholder del progetto hanno accesso a tutte le comunicazioni relative al progetto in ogni momento, indipendentemente dal fatto che siano stati specificatamente menzionati in un thread o meno. Usano anche l'estensione caratteristica dei rischi per aiutarli a collaborare in modo proattivo come team di progetto per evitare o mitigare i problemi che possono sorgere.

“Queste funzionalità consentono ai progetti di andare avanti senza un elevato grado di intervento quotidiano da parte dei responsabili del team. Ci piace avere il collegamento tra elenchi di attività e traguardi in modo da poter mantenere i nostri standard per flussi di lavoro migliori nel nostro team e maggiore trasparenza con i clienti ".

I benefici

Soprattutto, Teamwork Projects ha fatto risparmiare ai clienti ipsoCreative e ai membri del team ore di tempo ogni settimana grazie a flussi di lavoro semplificati. Il software ha reso così tanti elementi di comunicazione e archiviazione dei documenti intuitivi, che il software quasi scompare. Le notifiche vengono inviate immediatamente alle caselle di posta in arrivo dei clienti, quindi nessuno perde un aggiornamento. Nessuno passa il tempo a chiedersi dove posizionare un nuovo file e quindi perde più tempo a inviare un'e-mail di massa dicendo a tutti dove trovarlo: ogni file è immediatamente accessibile.

“Non dobbiamo più cercare materiali di supporto. Con i progetti Teamwork, i file sono sempre comodamente posizionati nella scheda File indipendentemente da dove sono stati originariamente caricati e i collegamenti sono facili da trovare anche nella loro scheda. "

Ora che monitoraggio del tempo e fatturazione sono completamente gestiti all'interno dell'app Teamwork, il tempo investito nella produzione di preventivi e fatture è stato notevolmente ridotto. I fogli di calcolo e le schede attività complicati sono stati sostituiti con pochi clic e rapporti di facile lettura. Una delle funzionalità preferite dal team per la gestione delle modifiche e la regolazione dei flussi di lavoro sono le scadenze collegate tra attività e traguardi. Quando una pietra miliare viene regolata, tutte le scadenze per ciascuna delle attività subordinate vengono adattate automaticamente, fornendo un po 'di assicurazione in più che nessun dettaglio viene perso.

“Quando sposto la data di una pietra miliare, posso scegliere che abbia un effetto a cascata non solo sulle date di scadenza delle altre pietre miliari, ma anche su tutte le attività connesse. Funzionalità fantastica! "

Sia i membri del team ipsoCreative che i clienti ritengono che Teamwork Projects abbia dato loro una migliore padronanza di tutti gli aspetti dei loro progetti, inclusa la comunicazione quotidiana, gli obiettivi a breve e lungo termine ei piccoli dettagli che possono rubare ore di tempo ogni settimana.

“Siamo molto soddisfatti dei progetti di lavoro di squadra e l'abbiamo consigliato a molti amici, personali e professionali. Abbiamo persino ospitato tutorial sul lavoro di squadra per persone interessate a saperne di più sul lavoro di squadra e su come lo usiamo. Siamo fan deliranti! "