Quando i principali imprenditori hanno bisogno di un posto per documentare digitalmente ogni processo che fa funzionare la loro azienda, si rivolgono a Trainual. Questa semplice piattaforma software online è stata creata in modo che i proprietari di piccole imprese possano sbloccare le conoscenze nel loro cervello e creare un manuale di formazione moderno completo per ogni aspetto della loro azienda. Trainual è stato creato dalla società di consulenza e investimento Organize Chaos dopo aver lavorato con centinaia di imprenditori per trovare un modo per creare sistemi e processi scalabili. La loro sede si trova a Scottsdale, Arizona (USA), con clienti in tutto il mondo. Chris Ronzio, fondatore di Trainual e Organize Chaos, ha scelto Teamwork Projects perché i suoi strumenti hanno creato flussi di lavoro efficienti che hanno aiutato a far crescere la propria attività e ha contribuito a trasformare anche le attività dei suoi clienti.

“Nel corso degli anni, abbiamo lavorato con centinaia di piccole imprese per raccogliere idee e feedback su come rendere le loro aziende più scalabili. Con Teamwork Projects, abbiamo un posto centrale in cui scaricare quelle idee non appena arrivano e abbiamo un modo organizzato per elaborarle in idee di funzionalità mentre costruiamo il nostro prodotto ".

Le sfide

Trainual non è solo un'azienda in crescita, è un'attività in crescita che cerca di aiutare altre aziende a scalare rapidamente. La chiave per la crescita è la creazione di processi ripetibili e il team di Chris ha scoperto che una volta creato un processo o un flusso di lavoro efficiente, non sono riusciti a trovare uno strumento di gestione del progetto che gli permettesse di catturarlo e condividerlo con l'intero team. Prima di Teamwork, ogni idea, bug che necessitava di correzione e problema da risolvere era in un'app o piattaforma diversa, a seconda delle preferenze di ogni persona. Le note erano in file di Google Doc, Evernote e persino taccuini fisici, tutti in diverse parti dell'ufficio. I principali software di gestione dei progetti hanno fornito supporto per alcuni aspetti dei loro progetti, ma non sono riusciti a offrire una soluzione completa in cui ogni attività, file, conversazione fosse accessibile. Dopo aver provato e scartato diverse piattaforme

“Abbiamo scoperto che le bacheche Trello non erano uno strumento efficace per gestire un progetto con molti dettagli, file e utenti con diversi livelli di autorizzazione. Basecamp e Asana mancano di funzionalità come ruoli e modelli su cui ci affidiamo per la nostra attività ".

Senza queste funzionalità aggiuntive, sono state spese troppe ore non fatturabili cercando di individuare le informazioni essenziali invece di lavorare con i clienti o portare avanti un progetto. Chris ha deciso che aveva bisogno di investire in uno strumento che rendesse il monitoraggio e l'accesso ai materiali più intuitivi. Trainual aveva anche bisogno di un software di gestione dei progetti che fosse facile da imparare per i suoi clienti, poiché molti di loro stavano lottando con gli stessi problemi di gestione del progetto. Chris e il suo team non volevano solo risolvere questo problema da soli, ma anche trovare una soluzione che migliorasse i flussi di lavoro dei loro clienti.

“Durante il processo di creazione del nostro software, abbiamo svolto attività di consulenza individuale con molte piccole imprese per acquisire esperienza in più settori. In generale, pochissime aziende disponevano di una soluzione adeguata per la gestione dei progetti e questo ne ha inibito la crescita ".

La soluzione

Dopo aver utilizzato diverse soluzioni, Chris sapeva che tutto il suo team aveva bisogno della capacità di creare modelli di progetti ed elenchi di attività e Asana non glielo forniva. Chris ha scoperto che Teamwork Projects offriva quella funzionalità essenziale e molte altre, quindi ha deciso di fare un giro di prova. In poche settimane, il suo team ha trovato nuovi modi per utilizzare il software per archiviare file, note e persino conversazioni.

“Utilizzando i progetti Teamwork, ora siamo in grado di tenere traccia di collegamenti importanti alla revisione, note di riunioni, azioni per ogni reparto dell'azienda, feedback dei clienti e l'intera roadmap di sviluppo del software. Tutto è in un unico posto e tutti sanno dove trovarlo. "

Anche tenere sotto controllo ogni fase di un progetto è stato drasticamente semplificato con i report disponibili all'interno Vista tabellone. Gli amministratori possono visualizzare e impostare le attività con pochi clic, quindi utilizzare il trascinamento della selezione per apportare le modifiche.

“Con la nuova visualizzazione della bacheca, siamo in grado di monitorare lo stato di ogni funzionalità su cui stiamo lavorando e utilizzare i trigger per assegnare automaticamente un'attività al dipendente corretto in ogni fase del processo. "

Tuttavia, i modelli di attività sono di gran lunga il fulcro dei progetti Teamwork per Trainual. Non solo hanno il modelli convertito elenchi di attività in processi ripetibili per la propria azienda, utilizzano il sistema di modelli di Projects come uno strumento pratico e pratico che insegna a ogni cliente come trovare e costruire questi processi nelle proprie aziende.

“Per essere scalabili, le piccole imprese devono creare sistemi ripetibili. Il software Trainual insegna il contesto alla base della costruzione di questi processi e Teamwork Projects è il complemento perfetto per creare elenchi di controllo di modelli e progetti che aderiscono a tali linee guida ".

I benefici

I modelli sono stati la chiave per la crescita e la stabilità di Trainual, sia dando loro più controllo sul loro tempo sia consentendo loro di reinvestire quel tempo in attività che producono entrate. La condivisione di questi strumenti con altre aziende pronte a crescere è stato un vantaggio.

“In tutto il nostro team, so che risparmiamo circa 10-20 ore a settimana utilizzando Teamwork Projects invece di saltare attraverso cinque diversi sistemi per monitorare attività, note, collegamenti, file e ore fatturabili. Eliminare queste inefficienze ed essere in grado di mostrare ad altre aziende come farlo ha ampliato la nostra produzione e la nostra reputazione ".

Un vantaggio inaspettato dell'utilizzo di Teamwork Projects sono state riunioni più brevi perché tutti entrano conoscendo l'agenda. Ora che il team è esperto nell'uso di tag e filtri, è possibile contrassegnare gli argomenti che necessitano di ulteriori discussioni e quindi l'elenco viene filtrato prima della riunione. Gli aggiornamenti sono facilmente accessibili esportando elenchi di attività da progetti chiave e rivedendo lo stato di avanzamento e le note allegate.

“L'uso dello strumento in questo modo ci offre un'agenda immediata, che ci aiuta a rimanere in tema. Mentre discutiamo le diverse attività e progetti, possiamo assegnare immediatamente i livelli di priorità alle funzionalità o ai bug più critici in modo che si distinguano a colpo d'occhio. Tutti lasciano la riunione sapendo esattamente cosa deve accadere dopo ".

Il integrazioni disponibili con Teamwork Projects semplificano anche le giornate lavorative per il team di Trainual. Utilizzando Zapier, hanno collegato un modulo Google al proprio account Teamwork Projects in modo che gli utenti possano inviare idee e problemi e tali invii vanno direttamente in un elenco in Teamwork Projects che il team di prodotto esamina. Altre integrazioni includono l'estensione Chrome per salvare collegamenti e attività, l'integrazione HubSpot per il team di vendita, l'integrazione di Harvest per il monitoraggio del tempo e l'integrazione di Dropbox per l'archiviazione di file.

“Teamwork Projects ha reso la nostra vita quotidiana molto più semplice, quindi lo consigliamo sempre per organizzare progetti, tenere tutti sulla stessa pagina e persino annotare potenziali idee per il futuro. Stiamo aiutando così tante aziende a scalare utilizzando questi strumenti pratici ".