Da più di 20 anni, novusweb® ha aiutato i commercianti di e-commerce di piccole e medie dimensioni a creare e aumentare le loro vendite online. La loro esperienza include marketing digitale, sviluppo di contenuti, gestione dei prodotti e distribuzione omnicanale. Bret Williams, Co-Founder e Managing Partner di novusweb in Texas (USA), utilizza Teamwork Projects per supportare lo stile di gestione Agile dell'azienda e aiutare a creare flussi di lavoro che tengono traccia di ogni attività e dettagli di sottoattività in progetti complessi.

“Usiamo il lavoro di squadra per quasi tutte le attività della nostra organizzazione, sia per i clienti che internamente. Dai lunghi progetti di sviluppo del sito, ai post sui social media, tutto viene inserito nei progetti di lavoro di squadra ".

Le sfide

In qualità di agenzia con una reputazione di lunga data nella fornitura di risultati per i clienti di eCommerce, novusweb ha utilizzato tutti i software di gestione dei progetti disponibili ed è finalmente approdata a Basecamp. Sebbene il programma sembrasse avere l'interfaccia utente più accessibile per i clienti, mancava di strumenti ben sviluppati di cui il team di Bret aveva bisogno per semplificare i flussi di lavoro e ridurre le ore non fatturabili.

In cima all'elenco dei requisiti di novusweb non c'era una singola funzionalità specializzata, ma un software intuitivo e ricco di funzionalità in grado di adattarsi al proprio team Agile. Dopo aver testato diverse app, hanno scoperto che i sistemi a cascata erano troppo dispendiosi in termini di tempo e costosi in termini di ore fatturabili, mentre i sistemi basati su attività erano troppo limitati nelle funzionalità per consentire responsabilità e dipendenze.

Basecamp copriva alcune delle loro esigenze, ma si sentivano ancora limitati e desideravano trovare software che li aiutasse a tenere traccia del tempo e anche a gestire attività, dipendenze, assegnazioni, file e comunicazioni. Bret ha detto che sapeva che il suo team chiedeva molto da un sistema di gestione dei progetti, ma sentiva che doveva esistere una soluzione migliore. Il loro sistema ideale sarebbe anche semplice per i nuovi clienti da apprendere e aggiornare regolarmente. Basecamp è stato un buon inizio, ma non poteva fungere da hub per tutti i diversi aspetti che dovevano essere organizzati e amministrati.

“Avevamo bisogno di un sistema di gestione del progetto che fosse abbastanza robusto per i nostri scopi interni, ma "amichevole" per i nostri clienti da utilizzare in modo collaborativo. Volevamo opzioni, quelle che non richiedessero ai nostri clienti di avere una designazione di certificazione professionale di Project Management ".

La soluzione

La transizione ai progetti di lavoro di squadra è avvenuta senza intoppi, grazie al Importatore di Basecamp e la libreria di video di onboarding e documenti di aiuto che Teamwork.com ha creato per i clienti. Bret ha anche scoperto che novusweb's Principi agili si adattava facilmente al formato dei progetti di lavoro di squadra, con pochissimo tempo di formazione necessario affinché il suo team diventasse competente.

Oggi la squadra fa affidamento elenchi di attività per impostare ogni iniziativa di marketing, con attività e sottoattività per le singole attività necessarie. Modelli di elenchi di attività semplifica questo processo consentendo ai membri del team di avviare nuovi progetti con pochi clic. È possibile apportare facilmente modifiche e aggiunte per soddisfare le diverse esigenze che ogni progetto comporta.

I clienti utilizzano e apprezzano effettivamente i progetti di lavoro di squadra per la sua capacità di vedere e organizzare tutte le parti mobili del progetto in un'unica piattaforma. Non solo possono ottenere un aggiornamento istantaneo, ma tutto il necessario file e messaggi che prima vivevano (o si perdevano) in cartelle e app diverse ora sono tutte insieme.

“Crediamo nella piena trasparenza con i nostri clienti e Teamwork Projects offre ai nostri clienti una visione completa di tutte le attività che abbiamo completato. Possono vedere facilmente i progressi compiuti in tempo reale, fornire approvazioni, caricare risorse e rispondere alle domande del nostro team ".

Avere un hub centrale per ogni progetto ha anche migliorato le relazioni con gli sviluppatori remoti. La collaborazione ora avviene in tempo reale sui documenti, con la messaggistica e all'interno Vista tabellone per le attività, che consente a tutti di regolare le attività rapidamente in tempo reale.

“Board View ci consente di gestire in modo interattivo le attività del progetto con il nostro team senza gli aggiustamenti costanti richiesti dalle metodologie a cascata. Tutti si sentono più informati e sulla buona strada senza dover fare molti check-in da persona a persona ".

I benefici

Più di due anni dopo aver firmato con Teamwork Projects, Bret afferma che i loro flussi di lavoro sono notevolmente più facili e più resistenti agli errori. Questo non solo rende le interazioni del team più efficaci, ma riduce anche la quantità di lavoro che deve essere rifatta.

“Sappiamo che Teamwork Projects ha cambiato il modo in cui facciamo affari. Ci sta aiutando a migliorare l'allocazione delle risorse, acquisire più attività (e attività) dai nostri clienti ed eliminare gli errori che erano inevitabili con altri sistemi ".

I vantaggi sono stati particolarmente evidenti per novusweb durante le festività natalizie 2017, quando il team stava cercando di gestire le campagne di marketing per le festività per molti dei clienti dell'azienda. Avere elenchi di controllo dettagliati e modelli di elenchi assicurava di non perdere nessuna azione importante quando le loro prestazioni dovevano essere perfette. Ogni membro del team novusweb ha le proprie funzionalità preferite che li aiutano a migliorare la produttività, ma in stile Kanban Vista tabellone ha probabilmente avuto il maggiore impatto per novusweb in generale. Man mano che il team ha acquisito maggiore familiarità con i progetti di lavoro di squadra, fa sempre più affidamento su di essi per stabilire le priorità giornaliere e settimanali man mano che i progetti progrediscono.

“Board View funziona davvero bene con il nostro approccio Agile e con i processi interni. Non eseguiamo Sprint effettivi di durata prestabilita, ma lavoriamo sui progetti in modo Kanban. "

Il risultato finale è che novusweb è in grado di fornire progetti di qualità superiore con meno modifiche e correzioni, risparmiando tempo e riducendo significativamente attriti e colli di bottiglia.

“Nella nostra ricerca di software di gestione dei progetti in grado di gestire elenchi di attività complesse e l'approccio Agile del nostro team, abbiamo continuato a imbatterci in vicoli ciechi. Poi abbiamo trovato Teamwork Projects e abbiamo trovato il perfetto equilibrio ".