Ashleyidesign è un'agenzia di web design e inbound marketing nel Massachusetts (USA) che fornisce servizi ai clienti HubSpot in tutto il mondo. Ashley Hill, fondatrice di ashleyidesign, identifica strategie e miglioramenti del sito web che portano più clienti e entrate per i suoi clienti su base giornaliera. Come consulente solista, Ashley ha scoperto Teamwork Projects quando era alla ricerca di un software di gestione dei progetti che potesse aiutarla a rimanere in cima a diversi progetti contemporaneamente senza bisogno di una raccolta di app aggiuntive. Ecco come Teamwork Projects le ha dato la capacità di gestire un carico di lavoro complesso e comunicare in modo più efficace con i clienti.

“I progetti di lavoro di squadra mi consentono di avviare facilmente i progetti e di avere il controllo di tutti i dettagli. Si adatta perfettamente al modo in cui la maggior parte delle aziende lavora oggi! "

Le sfide

Le agenzie personali come ashleyidesign affrontano molteplici pressioni mentre rispettano le scadenze, interagiscono con i clienti, creano liste di controllo accurate e si prendono cura di tutti i dettagli che mantengono flussi di progetti e entrate. Negli ultimi dieci anni di attività, Ashley si è affidata a diverse app per supportare ogni aspetto di ogni fase dei suoi progetti. Trello e ToDoist hanno fornito assistenza con elenchi di controllo e flussi di lavoro del progetto, ma le funzionalità erano limitate. Ogni volta che Ashley voleva iniziare un nuovo progetto, doveva inserire manualmente ogni passaggio, anche se si trattava di un flusso di lavoro standard che utilizzava da mesi. Inoltre, gli adattamenti che ha apportato per utilizzare questi strumenti nella sua attività hanno fornito solo soluzioni parziali. Doveva ancora creare elenchi aggiuntivi o strategie di backup per far sì che tutto si coordinasse senza problemi, ed era stanca di spendere più tempo per inserire tutti i dettagli del progetto.

“Lavoro su molti progetti diversi in qualsiasi momento ed è importante per me essere in grado di gestire facilmente quei progetti senza combattere contemporaneamente l'interfaccia utente. Volevo una piattaforma che mi permettesse di gestire più progetti e di restare comunque nel mio flusso di lavoro quasi-scrum ".

Dopo aver inserito tutte le informazioni, Trello e altre app non le hanno ancora fornito una buona panoramica delle attività e delle priorità che richiedevano attenzione ogni settimana. Mantenere tutto in ordine richiedeva ancora ore di attenzione mentre saltava da una pagina o piattaforma all'altra per raccogliere tutte le informazioni di cui aveva bisogno. Anche quando tutti questi strumenti funzionavano perfettamente insieme, Ashley ha perso tempo prezioso utilizzando la posta elettronica per la comunicazione con i clienti. Cercare di organizzare o individuare conversazioni importanti in un mare di centinaia di e-mail è stato dispendioso in termini di tempo e snervante. Ashley voleva un software che permettesse di archiviare e gestire ogni parte di ogni progetto, dai messaggi alle pietre miliari alle scadenze. La sua ricerca è iniziata con piattaforme che avevano integrazioni con Harvest, la sua app di monitoraggio del tempo preferita e Hubspot da cui dipendeva per il CRM e gli sforzi di marketing.

La soluzione

Ashley ha paragonato i progetti di lavoro di squadra a molti altri strumenti di gestione dei progetti, scegliendolo alla fine per la sua interfaccia utente intuitiva e strumenti che riducono la quantità di lavoro ripetitivo necessario per aggiornare lo stato di avanzamento di ogni progetto. Una delle prime funzionalità che Ashley ha utilizzato è stata modelli di elenchi di attività, che le consentono di realizzare un nuovo progetto con pochi clic. Tutti i flussi di lavoro efficienti che ha creato per la valutazione dei siti web sono già in atto.

“I progetti di lavoro di squadra sono un salvavita per i nuovi progetti con una serie di attività che ho svolto prima. Ho l'intero processo per una riprogettazione del Web strutturato in attività come modello e posso aggiungerlo ai progetti, completando con le date di inizio e fine previste ".

Anche le singole attività sono facilmente gestibili, dai post sui social media alle attività una tantum che potrebbero facilmente passare attraverso le fessure. Alcune voci rapide e le attività vengono registrate nel progetto, complete di scadenza promemoria. Le conversazioni ora si svolgono anche all'interno dei progetti di lavoro di squadra. Le informazioni tipicamente comunicate tramite e-mail vengono ora aggiunte come commenti alle singole attività all'interno di ogni progetto. Gli scambi importanti vengono organizzati automaticamente e localizzati lì o con il potente strumento di ricerca, risparmiando tempo e riducendo la confusione. Perché Teamwork Projects offre granulare permessi, le informazioni vengono condivise solo con i clienti e gli appaltatori che ne hanno bisogno.

“La messaggistica è molto più semplice, ma Teamwork Projects consente anche a me e ai clienti di caricare file e collaborare interamente all'interno di quella piattaforma. È stato così facile convincere i clienti a utilizzare i progetti ".

Il passaggio ai progetti di lavoro di squadra è stato semplice con Importatore di Trello, e integrazioni con alcune delle app preferite di Ashley significava meno tempi di inattività dovuti all'apprendimento di nuovi software. Potrebbe continuare a usare Raccolto e HubSpot senza perdita di continuità o di dati.

I benefici

Ashley non ha calcolato un ROI esatto dopo il passaggio a Teamwork Projects, ma il software le ha fatto risparmiare così tanto tempo che non riesce a immaginare di rinunciarvi. Invece di destreggiarsi tra diverse app e piattaforme per gestire il suo carico di lavoro, si reca in un'unica posizione per tutti i suoi file e attività e anche i clienti si divertono a usare il software.

“Vorrei avere numeri esatti, ma posso dire che Teamwork Projects ha decisamente migliorato la mia produttività. Trascorro meno tempo a gestire progetti, il che mi dà più tempo per i clienti o per lavorare sulla mia attività invece che in essa.

La semplicità dell'interfaccia rende il lavoro rapido degli input e degli aggiornamenti del progetto e la generazione di rapporti sullo stato le consente di vedere il quadro generale in pochi secondi. Così tanti processi diversi che supportano la sua attività ora richiedono poche sequenze di tasti per essere completate invece di ore, il che dà ad Ashley la sicurezza di assumere più clienti e progetti più impegnativi.

“Ho già consigliato i progetti di lavoro di squadra a diversi clienti e amici. È uno strumento versatile che può adattarsi a qualsiasi tipo di flusso di lavoro di gestione dei progetti per rendere la tua attività più automatizzata ".