Shrein Media ha aperto i battenti nel 2014 come agenzia di marketing digitale tuttofare, ma da allora ha specializzato i propri servizi, aiutando le aziende a creare un pubblico utilizzando contenuti di siti Web, e-mail, social media e video in live streaming. La loro esperienza in queste aree consente agli imprenditori di dedicarsi alla gestione della propria attività mentre Shrein Media crea contenuti di marketing influenti e iniziative di marketing ad alto impatto. Dave Shrein, fondatore di Shrein Media, è passato a Teamwork Projects per trovare software che potesse dare al suo team maggiore flessibilità mentre stabilivano le loro specialità e sviluppavano più efficienze nei loro flussi di lavoro.

“Vediamo il lavoro di squadra come un leader e un pensatore in avanti nello spazio di gestione delle attività e dei progetti. Altre società di software sono più determinate nei loro modi e si sono evolute tenendo conto delle proprie esigenze, ma vediamo che il lavoro di squadra si evolve con le proprie esigenze e le esigenze dei clienti allo stesso modo ".

Le sfide

Quando Dave ha lanciato Shrein Media, ha scelto un software di gestione del progetto che supportasse adeguatamente l'approccio tuttofare dell'agenzia e ha permesso al suo team di collaborare abbastanza bene. Dopo alcuni anni di attività, ha visto che quando la sua azienda ha scoperto la sua specialità e ne ha ristretto l'ambito, il software è diventato meno vantaggioso. Più perfezionavano i loro processi, più dovevano aggirare i limiti del software.

“Il software di gestione dei progetti con cui abbiamo iniziato era come la maggior parte degli strumenti di gestione dei progetti che abbiamo provato. O sono così specifici che non possono essere flessibili per soddisfare le nostre esigenze, oppure sono così ampi che diventa difficile organizzarli specificamente per i nostri clienti o progetti ".

Uno dei principali limiti era l'incapacità di organizzare i progetti a livello di cliente. La loro scelta di software originale ha funzionato bene per i progetti interni, ma una volta che il team ha voluto apportare modifiche per soddisfare le esigenze del cliente, le soluzioni alternative sono diventate difficili e la produttività è diminuita. Il prezzo era un altro fattore che era sempre più problematico con il loro precedente software di gestione dei progetti. Sebbene non cercassero la soluzione a basso costo sul mercato, hanno lottato con i costi aggiuntivi quando hanno intrapreso un nuovo progetto.

“L'aggiunta di un utente in più avrebbe aumentato la nostra spesa di quasi il 200% per l'anno e ciò non era sostenibile. Abbiamo deciso di cercare uno strumento di gestione dei progetti che fosse conveniente e portasse valore ai nostri sistemi, processi e al modo in cui svolgiamo il lavoro ".

La soluzione

Mentre il team cercava una soluzione, Dave ha rivisto le applicazioni e le opzioni software che aveva utilizzato in passato, sia per i suoi progetti che quando lavorava con un'altra organizzazione. Teamwork.com era una di quelle opzioni che conosceva ma che non utilizzava da anni. La riscoperta di Teamwork.com è iniziata iscrivendosi a Teamwork Projects e utilizzandolo per gestire un progetto con un altro membro del suo team. Quando lui e il suo compagno di squadra hanno acquisito familiarità con il software, entrambi hanno convenuto che sarebbe stato un passo nella giusta direzione. Un mese dopo, tutti i loro progetti sono stati importati e tutto il personale utilizzava esclusivamente Teamwork Projects. Dave ha subito notato una riduzione dei costi perché Teamwork Projects lo consente ai clienti aggiungi tanti utenti secondo necessità senza costi aggiuntivi. Ciò significava che i subappaltatori e i progetti una tantum avevano il loro posto all'interno di Teamwork Projects e il loro budget rimaneva intatto.

“Avevamo bisogno di un modo per espandere gli utenti senza aumentare i costi di gestione del progetto e il lavoro di squadra collaboratori è esattamente ciò di cui avevamo bisogno. "

Sapendo che i costi erano contenuti, il team di Shrein Media ha iniziato a esplorare le funzionalità di Teamwork Projects per trovare modi per organizzare i progetti a livello aziendale. Sono stati in grado di lasciare andare il loro assortimento di note e le app per la produttività hanno inserito tutto in Teamwork Projects, da file per monitoraggio del tempo alla gestione delle attività. Mentre il team di Shrein Media è distribuito negli Stati Uniti, la maggior parte del team ha sede in Arizona. Nonostante una posizione centrale come base fisica delle operazioni, Shrein Media attribuisce un alto valore alla flessibilità e all'autogestione, quindi i membri del team lavorano da remoto quando e dove vogliono. Questo è un valore che Dave lavora duramente per preservare per il suo team e prende decisioni che proteggono questo valore. Dopo aver scoperto quali strumenti erano più utili nella loro attività, hanno iniziato a cercare modi per eliminare il lavoro ripetitivo e standardizzare i loro processi. Utilizzando modelli di attività, erano in grado di creare flussi di lavoro che potevano essere ricreati con un clic, ma erano anche modificabili e flessibili in modo da potersi adattare alle esigenze specifiche di qualsiasi progetto.

“I modelli di attività sono funzionalità dalle quali il nostro team dipende maggiormente. Ci consente di sviluppare il nostro ambito di lavoro utilizzando i flussi di lavoro salvati e di assegnare immediatamente ogni articolo alla persona perfetta."

I benefici

Dopo cinque mesi di utilizzo di Teamwork Projects, Dave ha notato un aumento della produttività grazie al modo in cui le funzionalità si incastrano e si collegano, aggiornando automaticamente i progetti e rapporti in modo trasparente. Il suo team risparmia ore ogni settimana utilizzando il modelli di elenchi di attività, che replicano istantaneamente i processi. I membri del team ora hanno accesso immediato a tutte le informazioni di cui hanno bisogno su ogni progetto: file, lavoro completato, commenti e domande e aggiornamenti. Tutto è in un formato di facile comprensione, che elimina il tempo sprecato nella ricerca di materiali o aggiornamenti sullo stato di avanzamento.

“Senza Teamwork Projects, il nostro flusso di lavoro continuerebbe a coinvolgere una nomenclatura goffa per aiutare a organizzare i nostri progetti per cliente e continueremmo a gestire più versioni di file tramite download e caricamenti. Sono sicuro che dovremmo ancora duplicare le attività su sticky o lavagne bianche per ottenere una visualizzazione lavagna o una visualizzazione diagramma di Gantt.

La collaborazione e la produttività del team sono migliorate man mano che i membri del team hanno imparato a conoscere le funzionalità all'interno Tavole ed Elenchi per dare a ogni membro del team la visione delle attività che preferisce, anche quando lavorano insieme su progetti. Non si limitano a una rappresentazione visiva per aggiornamenti, cose da fare e aggiornamenti sui progressi.

“I progetti di lavoro di squadra si adattano a ogni persona del nostro team. Consente loro di lavorare in un modo che sia favorevole a loro come individui invece di costringerli a confermare uno stile di gestione delle attività e lavoro di progetto ".

Shrein Media utilizza anche Progetti di lavoro di squadra per semplificare il completamento del progetto tramite monitoraggio sviluppo del sito web pietre miliari e crea settimanalmente ripetere le attività. Avere promemoria automatici e rapporti istantanei sui progressi aiuta l'intero team a identificare le priorità, il che significa che il tempo viene speso per portare avanti il progetto, senza chiedersi quale argomento debba essere affrontato dopo.

“Avevamo bisogno di un modo per mettere insieme tutti i nostri progetti e Teamwork Projects ha gestito tutto questo brillantemente. Abbiamo provato diverse app e strategie, ma avere un software che si adatta alle nostre esigenze è stato un punto di svolta. Si evolve con noi. "